電話代行サービス(株)の電話代行:秘書代行のよくあるご質問

業界トップクラス 契約実績6000社

電話代行サービス株式会社

秘書代行。使いやすさ・応対品質で選ばれています。

よくあるご質問(秘書代行)

秘書代行について、お客様からよく頂くご質問の代表的なものをまとめました。以下に掲載されていないご質問などがございましたら、お気軽にフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さいませ。尚、メールフォームからも受け付けております。
また、電話代行Q&A集にも日頃、お客様から頂いたご質問、及び回答内容を記載していますので、ぜひ、ご参照下さいませ。

秘書代行の契約に関して

最短でいつから利用開始できますか?
最短でお申し込み翌日からのご利用が可能です。但し、貴社の事務員として万全の体制で受付対応ができる様に業務の準備やオペレーター教育を行いますので、内容によっては、ご意向に沿い兼ねる場合もございます。詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さい。
契約からサービス開始までの一連の流れについては、こちらで詳しくご確認頂けます。>>導入までの流れ
契約期間はどの様に決められていますか?
1日~末締めの月極め契約となっています。特に年間契約などの制約はございませんが、充実したサービスをご提供する為に、サービス開始より3ヶ月はご利用をお願いしています。その後は、1ヶ月毎の自動更新となっています。
もし、解約する際はどの様な手続きをしたらいいのでしょうか?
『お申出の翌月末日』でのご解約となりますので、ご解約をされたい月の前月25日迄にお申し出下さいませ。ご面倒な書面の提出などはございません。
当社代表電話:06-6390-3939へ、営業担当者宛にご連絡下さい。
また利用すると思うので、解約ではなく、来月だけサービスを停止したいのですが?
はい、サービスを一時休止することは可能です。但し、翌々月からの休止となりますので、ご注意下さいませ。尚、最大3ヶ月間、休止期間(業務預かり)を設けることができます。それ以上になりますと、一旦、ご解約の運びとなりますのでご了承下さいませ。
契約後に、契約の内容や電話応対方法の変更などできますか?
はい、可能です。時間延長や連絡方法、報告方法などの変更は、貴社のご都合に合わせて随時対応しています。また、電話応対方法も随時変更可能となっておりますので、業務責任者、または営業担当者までご連絡下さい。
月の途中からサービスを利用した場合、費用はどの様になるのでしょうか?
月の途中からサービスを開始された場合、弊社の料率表に基づき、月額業務料金を料率計算致します。(仮に当月16日業務開始の場合、月額業務料金の50%のご請求となります。)

秘書代行の応対内容に関して

現在使用している会社の電話番号をそのまま使えるのでしょうか?
はい。ご使用中の電話番号はそのままで秘書代行をご利用頂けます。現在ご使用中の電話番号にかかってくるお電話を、通信キャリアさんの電話転送機能を使用して電話代行サービス(株)へ転送し受付対応しますので、現在ご使用中の電話番号が変わるなどということはございません。あくまで、貴社にかかる貴社宛のお電話を、貴社の事務員として対応致します。
電話転送機能や操作方法などは、こちらでご確認頂けます。>>詳しくはこちらで解説
連絡のメールや最終報告のメールを、複数のアドレスに送ってもらうことはできますか?
はい、複数のアドレスに同報でお送りすることも可能ですし、ご担当者様ごとや用件内容に応じ振り分けてお送りすることも可能です。3ヵ所までは基本料金に含まれていますが、いくつでも登録は可能です。(別途費用がかかります。)
電話連絡の際、担当者に繋がらない場合は、どの様な対応になりますか?
連絡・報告に関するルールも、お打ち合わせ時に取り決めをさせて頂きます。貴社にとって効率的で且つ、円滑なルールを取り決めていきます。電話連絡をしたにもかかわらず繋がらなかった場合には、例えば、「別のご担当者様に電話連絡する」であったり、「繋がらなかった場合は携帯電話へメール送信する」、「ご担当者様からのコールバックを待つ」などといったルールを、お打合せの上、取り決めていきます。
商品やサービスの説明もしてもらえますか?
はい、貴社の受付窓口を行なう上で、当然ながら貴社取り扱い商品・サービスの知識が必要となります。ですので、電話応対に必要な内容に関しましては、事前にお打ち合わせで取り決めさせて頂きます。但し、「秘書代行サービス」につきましては一次対応がメインになってまいりますので、「通販受付代行」や「コールセンター代行」で行うほどの対応はでき兼ねますので、詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さい。
在社している時には、自身で電話対応したいのですが大丈夫ですか?
貴社側で電話の転送を解除(停止)して頂ければ可能です。ご契約頂いている曜日、時間内でしたら、お好きな時に転送の開始・停止を行って頂いて大丈夫です。その際に、当社への連絡なども特に必要ございません。
電話転送機能や操作方法などは、こちらでご確認頂けます。>>詳しくはこちらで解説

その他

外出時に電話と同じ様に、FAXを転送して受けてもらうこともできますか?
電話同様に、貴社のFAX番号を転送して頂ければ、外出時に貴社に届くFAXを電話代行サービス(株)にて受信することが可能です。電話代行サービス(株)にて受信したFAXに関しましては、外出先のご担当者様に電話で内容をお伝えしたり、データ(PDFファイル)にてメール送信することも可能です。もちろん、転送を解除頂いた後に貴社へFAX送信することもできます。
電話番号とFAX番号が同じ番号で営業していますが、両方を対応してもらうことはできますか?
はい、可能です。電話が転送されてきた際には電話対応を行い、FAXが転送されてきた際にはFAX受信対応を行います。
何名ぐらいのオペレーターが担当になるのですか?
当社は担当チーム制となっております。1担当課に6~10名のオペレーションスタッフが在籍し、対応してまいります。当社のオペレーションスタッフの名前で電話対応することも可能ですし、複数の名前で電話対応する事が貴社に良くない様でしたら、統一した名前で対応することも可能です。
契約時間外に音声ガイダンスや、留守番電話にすることは可能ですか?
可能です。別途費用が必要になりますが、
当社規定の時間外ガイダンス(貴社名は入りません。)
オリジナル時間外ガイダンス(貴社名が入り、文言もご指定できます。)
留守番電話機能付きオリジナル時間外ガイダンス
に切替えることができます。尚、留守番電話に伝言が入った際には、ご担当者様の携帯電話にメールにてお知らせ致します。

秘書代行について

  • サービス詳細
  • 導入事例
  • よくあるご質問

全国どちらの企業様もご利用いただけます。受付曜日・受付時間・応対方法・FAX送受信など、様々なご要望にお答えする
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当社のサービス内容や料金について、担当スタッフが丁寧にご案内いたします。どんな些細なことでもお気軽にお問い合わせ下さいませ。

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