応対方法や案内説明内容をオーダーメイドできます
電話応答時の名乗り方をはじめ、＜外出中・出張中・打ち合わせ中・席外し＞などの第一声、「16時頃の帰社予定となっております。」「こちらから連絡をとり、折り返しご連絡いたします。」「納期は一週間前後を予定しております。」などの案内文言もオーダーメイドでご指定いただけます。また、サービスや商材についてのお問い合わせにも、的確な返答内容で対応いたします。
事務員を雇いたいけれど
経費がかかる
現場での仕事が多いので
電話に出にくい
営業電話の対応は避けて
仕事に集中したい
いまの電話代行業者に
不満がある
電話応答時の名乗り方をはじめ、＜外出中・出張中・打ち合わせ中・席外し＞などの第一声、「16時頃の帰社予定となっております。」「こちらから連絡をとり、折り返しご連絡いたします。」「納期は一週間前後を予定しております。」などの案内文言もオーダーメイドでご指定いただけます。また、サービスや商材についてのお問い合わせにも、的確な返答内容で対応いたします。
例えば、〇〇関係の営業電話はお断り対応をして、貴社にも報告しないという応対が可能です。逆に、□□関係の営業電話については、「担当から折り返しさせます」、という対応もできます。
貴社の営業時間やご都合に合わせて、受付曜日や時間帯はオーダーメイドで設定が可能です。また、○○時までは外出対応、○○時以降は退社対応など、時間帯や曜日によって電話応対方法を切り替えることも可能です。
Eメールでの受電報告だけでなく、各種チャットツールへご報告することも可能です。チャット形式を活かしたシンプルなやりとりが、より快適な連携を実現します。対応可能なチャットツールは、【Chatwork】【Slack】【Google Chat】【Microsoft Teams】【LINE】【LINE WORKS】となります。
「電話受付システムの継続的な改良による対応時間短縮」「データに基づく無駄のないシフト制による人件費削減」、これらが低価格でサービスを提供できる理由です。電話対応時の情報の視認性や操作性、報告時の手順簡略化で時間短縮を実現し、電話着信データ分析による無駄のないオペレーター配置、チーム構成で人件費を削減しています。
秘書代行サービスは30年の実績があります。これまで様々な業種・業態のお客様をサポートしてきました。経験豊富なサポートスタッフが、対応します。
初期費用はかかりません。基本料金内には、受けた入電内容を貴社担当者に報告するサービスも含まれています。報告不要なセールス電話、間違い電話、悪戯電話は、コール数には計上致しません。
当社ではオペレーターのチーム制を導入しています。6～10人が１チームとなって、貴社の秘書代行を行います。チームの責任者が、通話内容を随時チェックし、オペレーターの研修や査定を行い、品質向上に努めています。
当社の担当営業がしっかり貴社ご担当者様をサポートさせていただきます。オペレーターが営業担当を兼任するという形ではないので、対応が迅速です。なんでもご相談下さい。
一般的に、秘書代行・電話秘書サービスは、サービス内容やオペレーターの体制によって料金がかわってきます。貴社の業態・規模に合った秘書代行を選ぶことで、料金とサービス内容のバランスを取ることができます。
| 格安・小規模の秘書代行会社 | オーダーメイド秘書代行 | 本格的なコールセンター会社 | |
|---|---|---|---|
| 貴社対応のオペレーター人数 | 2～3人 （在籍スタッフ10人以下） |
6～10人 （在籍スタッフ50人） |
受電数によって 臨機応変に対応 |
| 応対内容 | 用件を聞かず、折り返し対応 | 用件を聞いて折り返し・各種案内 オーダーメイド対応 |
用件を聞いて折り返し |
| 電話のとりこぼし | 2～3人で対応しているので、通話中であることも多い | 応答率は98％以上と高い | 応答率は80％前後 |
| 土日祝・24時間対応 | × | 〇 | 〇 |
| 月々の料金 | 3,000円～／月 | 8,000円／月～ | 30,000円／月～ |
| 月間 30コールまで |
月間 50コールまで |
月間 100コールまで |
||
|---|---|---|---|---|
| 平日のみ | 9：00 ～18：00 |
8,000円 | 10,000円 | 15,000円 |
| 9：00 ～19：00 |
12,500円 | 14,000円 | 20,000円 | |
| 9：00 ～20：00 |
15,000円 | 18,000円 | 25,000円 | |
| 9：00 ～21：00 |
17,500円 | 22,000円 | 30,000円 | |
| 平日＋土日祝 | 9：00 ～18：00 |
12,500円 | 15,000円 | 22,000円 |
| 9：00 ～19：00 |
16,500円 | 18,500円 | 26,000円 | |
| 9：00 ～20：00 |
19,000円 | 22,000円 | 30,000円 | |
| 9：00 ～21：00 |
22,000円 | 25,500円 | 34,000円 |
※ 初期費用は、必要ございません。
※ メールでの連絡費用は、月額基本料金に含まれます。
※ 報告不要なセールス電話、間違い電話、悪戯電話は、コール数には、計上いたしません。
※ 年末年始・ゴールデンウィーク・夏期休暇に受付する場合は、別途料金が必要となります。
| 電話番号貸出し FAX番号貸出し |
名刺、広告などに掲載可能です。 (東京03、大阪06番号など貸出可能) |
2,000円 |
|---|---|---|
| 時間外ガイダンス | 時間外は弊社規定のガイダンスを使用いたします。 | 2,000円 |
| 時間外は貴社指定のガイダンスを使用いたします。 | 3,000円 | |
| 時間外は貴社指定の留守ガイダンスと録音をいたします。 | 4,000円 | |
| フリーダイヤル貸出 | 媒体へ記載するフリーダイヤル番号を貸出いたします。 | 3,000円 付加機能は別途 |
| 受信報告レポート | 1日の受信記録をFAXやメールにて報告します。 | 3,000円 |
| 郵便受付サービス | 住所使用、郵便物の受け取り、保留、転送いたします。 | 5,000円 |
| FAX受信サービス | 受信したFAXを、ご指定のメールアドレスにPDFファイルにて送信します。 | 3,000円～ |
（上記はすべて月額費用、税別価格となります）
[ご依頼した理由]
業種柄、社員のほとんどが現場に足を運んでスタッフ指導・管理を行なったり、クライアントとの打ち合わせに出向く事が多いので、事務所には誰もいないケースが多かったです。それで、電話に関しては私の携帯電話に転送していたのですが、どうしても「出られない時」や「受けられない時」があり、大クレームになったからです。
[当社サービスをご利用後は？]
第一に安心感が全然違いますね。現場スタッフの欠勤連絡の電話があった際なども、すぐに報告してくれるので、事後対応がスムーズにいきますし、クライアント企業からの評判も上々です。また、新たにスタッフ募集をする際に、求人広告を出した時なども必要情報をきっちり聞いてくれて、スケジューリングまでしてくれるので、大変助かっています。
[ご依頼した理由]
当社は、主にウェブサイト上で旅行商品を販売しています。なので、新規のお客様からの問い合わせをはじめ、ツアー参加後のお客様、宿泊施設、保険会社、業務提携先など、とにかく電話が多いのです。会社の信用度を考えて、全ての電話にきちんと対応しようと電話受付専用のスタッフを採用したのですが、長く続かなかったり、何より人件費が高いので秘書代行を利用することを考えました。
[当社サービスをご利用後は？]
電話受付の体制が安定したことはもちろんですが、大幅に経費節減につながったことが大きいと思います。スタッフの人件費だけでなく、実際は求人広告費もかかっていたので。あと、面接を行ったり、スタッフへ指導する時間も必要なくなったので、その分、時間も生まれました。現在、社内スタッフはツアー企画や各種手配連絡、法人営業などに集中して業務を行っています。
[ご依頼した理由]
もともと、電話の受付に関しては平日の9時から18時ごろまで対応していたのですが、夜21時まで、土曜や日曜も受付しようと思い、秘書代行を検討することにしました。というのも、夜間や休日にも新規のお客様からの依頼や問い合わせが多いということを耳にしたからです。最初は携帯電話に転送していましたが、作業中などは電話に出られない時があったりして対応に困っていました。
[当社サービスをご利用後は？]
思っていたより夜間や休日の問い合わせが多く、お客様からの依頼対応件数は増えました。やはり、お休みの日や仕事が終わってから色々と探されるお客様は多いみたいですね。お客様の希望される代行内容をしっかりと聞いてくれて、料金案内などもしてくれているので非常に助かっています。当初は夜間や休日のみでしたが、今は平日昼間の電話対応もお願いしています。
