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選ばれ続ける理由

電話代行サービス株式会社
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選ばれ続ける3つの理由

1:電話代行業界初のオーダーメイド型

当社の一番の特長である、業界初の【オーダーメイド型】のサービス。「できるかぎりお客様のご要望にお応えしたい」という想いからスタートし、多数のお客様から支持をいただいております。電話代行を利用されるお客様の理由や目的はさまざまです。

「オフィスで電話対応をゼロにしたい」「営業電話による業務中断を避けたい」「取引先や対外的な印象を良くしたい」「主に求人応募の電話に対応して欲しい」「注文や依頼の電話を取り逃したくない」「営業時間外や休日の受付をして欲しい」「あくまで保険として利用を考えている」

なども異なります。それに加えて、いざ、サービスを利用するにあたっては、「至急の際は電話連絡をして欲しい」「都度、ファックスでの報告が欲しい」「指定する案内文言で対応して欲しい」「業界独自の表現を把握して欲しい」など対応フローにもそれぞれのご要望があります。要は、電話代行というサービスにおいて、画一的なサービスの提供では、お客様のご要望には応えれないのです。これが私どもが【オーダーメイド型】のサービスにこだわる理由なのです。

24時間365日対応

では、具体的にオーダーメイド可能な内容を、一部ではございますがご説明します。まず、電話対応を行う曜日設定や時間帯です。弊社のサービスは全て24時間365日対応となっております。そのため、「18時以降の営業時間外の対応をして欲しい」「休日の土日祝のみ対応して欲しい」「朝の7時からの対応をして欲しい」など、電話受付の曜日や時間帯はどのような設定でも可能となっております。

コストの無駄を徹底的に省きます

次に、料金面(ご契約料金)においても、オーダーメイドとなっております。弊社では、「お手軽プラン」や「標準コース」というような決まった料金プランの形はございません。さまざまなオプションメニューやサービスの組み合わせが可能であり、パック料金形態でしばし問題になりやすい「コストの無駄」を省きます。この自由度の高さによって、サービスの可能性を最大限に引き出すことが可能なのです。

徹底したヒアリングから最善の業務フローをつくりあげます

業務面については、電話応対方法、案内文言、連絡・報告方法、各種システムの使用有無など、業務フローは全てお客様ごとにカスタマイズを行い運用しています。ひとつひとつのご要望や課題にしっかりと耳を傾け、最善の業務フローをお客様と共につくりあげます。お客様のご要望に合わせた、ご意向に沿った、オーダーメイド型のサービスを提供することを重視しています。

そして、オーダーメイドでさまざまな事柄を決める際に、重要となってくるのが打ち合わせです。弊社では、十分なヒアリングをもとに電話応対マニュアルの作成や電話受付体制はもちろん、お客様が思い描くビジョンに合わせてサービスを構築していきます。これらはご利用企業様の業務内容や企業理念、ポリシーなどを深く理解しなければ務まりません。また、ご契約後もコミュニケーションを積み重ね、意見を出し合うことで、信頼関係を強くしていきたいと考えます。代行させていただく私どもが、常にご利用企業様の取り組みや理念を深く理解する姿勢でいることにより、「力強い連携」を構築し、オーダーメイド型のサービスは効果を発揮すると考えています。

サービス内容の満足度でNo.1を獲得

2020年1月にゼネラルリサーチによって実施いたしました、主要電話代行会社10社を対象にした比較イメージ調査では、「電話代行 サービス内容満足度No.1」を獲得いたしました。これを糧に、今後もお客様にとっての唯一無二のビジネスパートナーとして、こんなところまで・・・と実感いただけるように精進いたします。弊社サービスのご利用を、ぜひ、お待ちしております。

電話代行サービス内容満足度No.1

2:電話受信専門のオペレーター対応力

独自の研修教育カリキュラム、オペレーター評価システム、顧客満足度管理システムには、30年以上、電話代行業を専業で行ってきたノウハウが蓄積されています。
また、オペレーションに必要な「技術」「心構え」「知識」を高いレベルで維持できるように独自の品質維持・改善・向上プログラム(DSQCプログラム)を構築し運用しています。それらに加え、スーパーバイザーやトレーナーは指導する立場としてコーチングの教育も受け、スキルアップのための社外研修などにも積極的に参加しています。

これらに裏付けされた一人一人のオペレーターの対応力、及び品質重視の当社ポリシーが、顧客継続率96.8%という数字に結びついています。当社の顧客評価の高い電話対応力、電話応対品質をぜひ、お確かめください。もし、機会がございましたら他社様と比較・検討をしてみてください。
研修教育カリキュラム、オペレーション品質について>>詳しくはこちらで解説

オペレーターの質を計る基準

「電話対応」という言葉だけを聞くと、単純に連絡のやり取りだと思われる方も多いかと思いますが、いざそのやり取りの中身をひもといていくとどうでしょうか。
「なんだかこの人、は口調が横柄だな」「回りくどい説明で要点がわかりにくかったな」等、その時々でマイナスに感じることもあると思います。電話代行の業務において、この様なやり取りを露呈してしまうのは、対応したオペレーターの「品質」が十分ではないことを示します。これは、お客様の期待を裏切る行為になります。

電話代行サービス株式会社では、オペレーターの質を計る基準に、先にも書かせていただきました「技術」「知識」「心構え」があります。つまり、この3つの基準を高い水準で維持することが重要になります。個々のオペレーターが社内での評価を高めるという目的よりも、応対している方の満足度を高くするといった意識を常に優先し、オペレーション品質の向上に努めています。

時代が流れれば、担当させていただいている企業様の事業発展も変わり、ご要望される内容に関しても多様化していきます。その多様性への対応に関してもオペレーターは日々の品質向上に努めています。

電話対応は、話し方や声色、情報量などで判断されやすいですが、本当に求められているのは、「相手の気持ちに寄り添うこと」です。相手が持っている不満や悩みを、オペレーター側が引き出すことが大切です。

高品質の電話応対は、安心感と共にクライアント様との間に信頼関係を生み出します。安定感を増した関係性は何ものにも代えがたい御社の財産となり、さらなる新規顧客を獲得するきっかけに大きく貢献します。

品質につながるサービス形態

当社は24時間365日稼働しておりますが、ご利用していただくにあたり、決められたコースなどは設けておりません。それは事業者様によって、電話対応のアプローチや弊社へのご要望がそれぞれ異なるためです。こうした事業者様ごとに寄り添ったオーダーメイド型のサービス形態も「品質」すなわちオペレーターの対応力を引き上げます。

電話代行サービス株式会社では品質の高いオペレーターの活きる、多彩なメニューをご提案させていただきます。高品質なオペレーター対応と順応性の高いオーダーメイド型のサービス。これらが自信をもって宣言させていただける「顧客継続率99%」の実績を導き出しています。

今までに培ってきた『オペレーター対応力』と『電話応対品質・サービス品質』にこだわり続ける当社の方針は、今後も変わりません。売上高でも顧客数でも低価格でもなく、品質NO.1を目指し日々、スタッフ一同取り組んでまいります。

3:無駄の無い料金システム

電話代行サービス(株)では、料金面において、分かりやすく、無駄のない、お客様にご満足いただけるご提案をさせていただいております。また、電話受付を行う曜日や時間帯、ご利用の頻度だけでなく、お客様の社内状況やご要望なども踏まえ、料金の最適化をさせていただきます。

電話代行をあつかう業者には「激安」「格安」など、極端に低価格帯のサービスを打ち出しているケースがあるようですが、そういった業者では「通話中が多い」「電話に出ない」「用件も聞いてくれない」といった、お客様にとってマイナスになる事象が発生する危険性がございます。電話代行は、料金、サービス内容、品質など十分に考慮し、慎重に業者選択をされることをお勧めします。

弊社、電話代行サービス(株)では、ご依頼内容を無理に細分化して低額である様にみせる料金提案は行なっておりません。


格安プランであっても、月額が安いままとは限りません

格安料金であっても、その料金システムには注意が必要です。格安プランを申し込んだとしても、月々の請求金額が安いままとは限らないからです。契約した際、低額なプラン料金とは別途に初期費用などが発生し、トータルの請求額は予想より高く場合がございます。

コストパフォーマンスを重視するあまりに格安プランを頼み、後々高額請求に驚かされる事態は避けたいものです。契約前には、料金設定を細かくチェックする姿勢でいましょう。

電話代行には質にこだわったサービスや価格にこだわったものなど、様々な種類がありますが、実は、質の良し悪しと価格は直結していることが多いのです。例えば、月額料金が数百円程度の秘書代行では、電話経験のあまりないアルバイト従業員に任せていることが多いようです。

それとは反対に、質の高さに自信をもっているサービスの場合、コストはそれなりにかかったとしても、オペレーターとしてのスキルが高いスタッフが対応してくれるので安心です。そのため、どうしても人件費などが上がり価格に反映される、ということなのです。電話代行には、大切なお客様や取引先からの電話もかかってきます。未経験で言葉遣いもままならないオペレーターが対応し、評判を落とすよりも、質の高いオペレーターに任せて評判が上がるような業者を選びたいものです。

しっかりとした体制でありながら無駄の無い人員配置

格安を売りにしているサービスでは、業務レベルが問題になるケースがよく見られます。料金を不必要に安くした場合、採算を取るため人件費が抑えられることがあります。大幅な人件費削減は、業務に必要な一定数のオペレーター配置の妨げになり、業務の品質低下を起こします。

オペレーターの少ない体制では、着信の取りこぼしが増えます。オペレーターそれぞれの着信にゆっくり耳を傾ける余裕も生まれません。いずれにしても親切丁寧な電話対応は望めず、お客様に与える印象は悪くなってしまいます。

このようなことでは電話代行にかかる出費を減らせても会社の信頼度を低下させてしまい、これまでに積み重ねてきた御社のプラスなイメージは崩れてしまうでしょう。多少コスト面で厳しくなったとしても、料金システムや業務実態をないがしろにして、格安プランを申し込むということは得策とはいえません。

電話代行サービス(株)では、お客様からの多岐にわたるニーズに最大限のご提案をさせていただき、応答率と品質レベルを高く維持しています。長年積み重ねたデータをもとに、適切なオペレーターの人数を算出するシステムによって無駄な人件費を削減し、サービス品質に見合う料金設定をさせていただいております。