士業専門電話代行で対応可能な業務

士業専門電話代行で
対応可能な業務

電話代行サービス株式会社の士業専門電話代行では、弁護士・税理士・司法書士・行政書士など、士業事務所に寄せられるさまざまな電話を、事務所ごとに設定した内容に沿って受付します。
士業事務所には、新規相談や依頼者からの連絡、顧問先・関与先からの問い合わせ、裁判所・法務局・税務署・役所などからの電話が入ります。
面談や外出などで担当者が電話に出られない場合にも、必要な情報を確認し、その後の対応につなげられる受付体制を整えます。
ここでは、士業専門電話代行で対応可能な主な業務と、対応できない業務についてご紹介します。

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  新規相談・問い合わせ受付

  初めて事務所へ相談する方からの電話を受付し、事務所ごとに設定した内容に沿って必要な情報を確認します。
  相談者のお名前や連絡先だけでなく、相談内容に応じてあらかじめ設定した項目をお伺いし、担当者が確認しやすい形で受電内容を報告します。
  士業によって異なる相談内容や受付項目を踏まえ、それぞれの事務所に合わせて対応します。
  担当者が面談中や外出中でも新規相談を受け付け、その後の対応につなげやすい体制を整えられます。

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  既存顧客・顧問先からの
  問い合わせ受付

  依頼者や顧問先、関与先など、既存のお客様から寄せられる電話を受付します。
  担当者への連絡や手続きに関する問い合わせなど、用件を確認し、事務所ごとに設定した受付内容に沿って対応します。
  担当者が不在の場合にも、お名前や連絡先、用件など必要な情報を確認して報告することで、その後の対応につなげます。

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  営業電話の一次対応

  セールスや勧誘などの営業電話は一次受付し、基本的に受電報告は行いません。
  報告不要の営業電話はコール数に計上されないため、不要な通知やコール数の消費を抑えられます。
  営業電話への対応を任せることで、相談対応や顧問業務など本来の業務に集中しやすくなります。
  ※入電件数や全体に占める割合によっては、別途費用が発生する場合があります。

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  受電内容の報告

  受付した電話の内容は、担当者へ報告し、その後の対応につなげます。
  電話をかけてきた方の情報や用件など、事務所ごとに必要な内容を整理して共有します。現行サービスでは、メールやチャットツールでの連絡費用が月額基本料金に含まれる運用が確認されています。
  面談や外出で事務所を離れている場合にも受電内容を確認しやすく、必要な対応を判断しやすくなります。

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  24時間・365日の
  電話対応

  士業専門電話代行では、24時間・365日の電話受付にも対応しています。
  土日・祝日や営業時間外など、通常の受付時間だけでは対応しにくい時間帯にも電話窓口を設けることができます。
  新規相談や依頼者からの連絡などを営業時間外にも受け付けられるため、事務所の受付時間を補うことができます。
  事務所の営業時間や必要な受付時間に合わせて、電話対応を任せられる体制を整えられます。