不動産専門電話代行で対応可能な業務

不動産専門電話代行で対応可能な業務

電話代行サービス株式会社の不動産専門電話代行では、お預かりした物件情報やお客様ごとの対応内容に沿って、不動産会社に寄せられるさまざまな電話に対応します。
不動産会社には、仲介業者からの空室確認や条件確認、物件を探しているお客様からの問い合わせ、内見に関する連絡、入居者からの問い合わせなど、さまざまな電話が入ります。
担当者が物件案内や外出などで電話に出られない場合にも、必要な案内や受付を行い、不動産業務をサポートします。
ここでは、不動産専門電話代行で対応可能な主な業務をご紹介します。

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  空室確認受付

  不動産専門電話代行では、仲介業者などから寄せられる空室確認に対して、お預かりした物件情報をもとに空室状況や空き予定をご案内します。
  あわせて、賃料や共益費、敷金・礼金など、事前に共有された条件に沿った案内も可能です。担当者が接客中や外出中でも、オペレーターが案内できる内容については電話口で対応します。
  空室確認のたびに担当者が電話に出る負担を減らし、物件案内や営業活動に取り組みやすくします。

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  物件問い合わせ受付

  物件を探しているお客様や仲介業者から寄せられる、物件に関する問い合わせに対応します。
  お預かりした物件情報をもとに、設備や入居条件、広告料など、事前に設定した範囲で案内します。
  担当者による確認が必要な問い合わせについては、用件を受付して内容を共有します。
  物件に関する問い合わせ窓口を維持しながら、担当者の電話対応の負担を抑えられます。

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  内見に関する問い合わせ受付

  内見を希望するお客様や仲介業者からの電話を受付し、事前に共有された情報をもとに内見方法などをご案内します。
  仲介業者からの問い合わせでは、業者名や担当者名など必要な情報も確認します。
  物件ごとに内見方法が異なる場合も、お預かりした内容に沿って対応します。
  担当者が外出している場合にも内見に関する問い合わせを受け付け、営業機会の取りこぼしを抑えます。

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  物件資料・入居申込書などの送付

  物件資料の請求を受け付けた場合は、お預かりした資料を相手方へ送付することも可能です。
  物件の詳細図面や入居申込書など、事前にお預かりした資料を問い合わせ内容に応じて送付します。
  電話受付だけでなく、その後に必要となる資料送付まで任せられるため、担当者が個別に対応する業務を減らせます。
  物件問い合わせから資料提供までをスムーズにつなぎ、不動産会社の受付業務をサポートします。

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  24時間・365日の
  電話対応

  24時間・365日の電話受付に対応しており、不動産会社の営業時間外や休日にも電話窓口を設けることができます。
  土日・祝日や店舗の定休日など、通常のスタッフだけでは対応しにくい時間帯の受付を任せることも可能です。
  内見に関する問い合わせのほか、深夜・早朝に寄せられる入居者からの緊急トラブルにも対応し、事前に設定した内容に沿って修理業者を手配します。
  必要な曜日や時間帯の電話対応を補い、営業時間外の問い合わせにも対応できる受付体制を整えられます。

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  受電内容の報告

  受付した電話の内容は、メールやチャットを利用して担当者へ報告します。
  電話をかけてきた方の情報や用件など、受付した内容を整理して共有します。
  報告にはメールのほか、Chatwork、Slack、LINE、LINE WORKS、Microsoft Teams、Google Chatを利用できます。
  物件案内や外出中でも受電内容を確認しやすく、担当者によるその後の対応につなげられます。