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電話代行サービス(株)の電話代行をご検討されている皆様へ「電話代行とは」

電話代行サービス株式会社
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電話代行とは

電話代行の基本的な業務内容について

電話代行とは、電話応対をアウトソーシングできるサービスです。アウトソーシングといっても電話応対をするオペレーターが企業の事務所に出向くのではなく、その企業にかかる電話を弊社のような電話代行業者のコールセンターで対応するサービスです。 要は電話の対応に何かしらのお悩みや課題がある企業様の代わりに、弊社コールセンターにてオペレーターが電話応対を行うサービスとなります。

貴社に代わり電話応対業務をサポートします。高い技術、おもてなしの心をもとに対応します。貴社のさまざまな問題や課題を解決に導きます。

規模の大小関係なく、企業様にはさまざまな問題や課題があります。「会社にかかる電話を携帯電話に転送しているが、不便を感じている」「セールスや勧誘の電話が多く、業務が中断されて集中できず困っている」「事務員さんを募集しても、なかなか集まらないし、いい人が来ない」「新しく入社した事務員さんが長く続かない、教育にも時間がかかる」「電話の件数が多くて、今いるスタッフだけでは取りもれてしまう」「営業時間外や休日の電話対応も行いたいが、対応できるスタッフがいない」など、企業様によって内容はさまざまですが、これらの問題をほぼ解決に導けるのが電話代行なのです。
※サービス提供会社によっては、秘書代行や電話秘書、電話受付代行などともいわれますが、基本は同類のサービスとなります。

なお、利用にあたっては、現在使用している電話番号はそのままで、電話転送の設定を行うだけで開始できます。電話番号を変更する必要もなければ、おおがかりな工事や機器購入の必要もありません。僅かなコストと簡単な手続きだけで電話応対をアウトソーシングすることができるのです。
具体的には、企業様の代表電話にかかる電話を、転送機能(ボイワープ・多機能転送サービス・着信転送サービスなどといわれる、各通信キャリアが提供するサービス)を利用して弊社コールセンターへ転送します。弊社コールセンター内では、どの企業様の電話が転送されてきたのかが瞬時に分かり、その企業様の電話応対に必要な情報やマニュアルが表示されます。
そして、その情報やマニュアルをもとに、弊社オペレーターがその企業様の一員(主に事務員)として懇切丁寧な電話応対を実践します。もちろん、弊社オペレーターは基本的なビジネスマナーや電話応対スキルを身に付けており、定期的な品質チェックなども行われますので、企業様は安心して電話応対をお任せいただけます。
また、新たに独立される方や新規事業を立ち上げられる企業様に対しては、弊社所有の電話番号(全国主要都市の電話番号を取り揃えております)をお貸し出しすることもできますので、新たに通信キャリアへ電話番号取得を申し込まれる必要もございません。

電話代行を利用すると電話対応に関する心配や不安がなくなり、安心して外出ができたり、コア業務に集中することができます。また、貴社のイメージアップにつながるような電話応対が実践されますので、いつでも電話がつながるという安心感だけでなく、取引先などからの信頼獲得にもつながります。そこに電話代行を利用する意味があるのです。

弊社では対応する内容によって、さまざまな種類の電話代行をご用意しております。
「秘書代行」をはじめ、「夜間休日電話代行」、「コールセンター代行」、「不動産専門 電話代行」、「士業専門 電話代行」、「ネットショップ専門 電話代行」など、業種や用途に応じたさまざまな電話代行がございます。
電話対応でお困りの企業様には、きっとご満足いただけるサービスかと思いますので、ご興味をお持ちでしたらお気軽にお問い合わせ下さい。

はじめての方へ

電話代行をはじめてご利用されるお客様へ

電話代行をご利用頂く事で、様々なメリットや業務効率向上などの成果をご実感頂けると思います。ここでは、はじめて電話代行のご利用をご検討されている方々へ、サービスの概要(仕組み)や具体的なメリット、当社のサービス案内を説明しています。貴社に最良のビジネスパートナーとして評価頂ける様、サポートしてまいりますので、電話代行(秘書代行・電話秘書)、通販受付代行、コールセンター代行、夜間休日電話代行、テレマーケティングなどに関しては、ぜひ、電話代行サービス(株)までお任せ下さい。

お客様の満足度が向上し、信頼を得ることができます。貴社のイメージ向上、企業価値向上に貢献します。経費節減が可能なうえ、業務効率が向上します。

・電話代行の概要(仕組み)

電話代行が「どのような仕組みで成り立っているのか」という点を、概要図をもとに説明します。主には、「電話転送機能を利用する」パターンと、「当社所有の電話番号を利用する」パターンがあります。どのような目的でサービスを利用されるのか、によってお選びいただいています。

電話代行のご利用パターン① 【電話転送機能を利用する】

貴社が現在使用されている電話番号を、「そのまま」何も変えずにサービスを利用する最も多いパターンです。現在使用されている電話番号を、「電話転送機能(ボイワープ・多機能転送サービス・着信転送サービスなど)」を使って弊社に「転送」し、オペレーターが電話応対を行います。
これにより、「ご使用の電話番号はそのまま」で、「貴社の一員(主に事務員)として」の電話応対業務が可能になります。

電話代行のご利用パターン① 【電話転送機能を利用する】

電話代行のご利用パターン②【当社所有の電話番号を利用する】

パターン①とは異なり、「電話転送機能」は使用しません。まず、貴社専用の電話番号を弊社から発行し、お貸し出しします。お貸し出しした電話番号は貴社専用の電話番号となりますので、名刺や案内書などの印刷物はもちろん、ウェブサイトなどに記載・告知いただいても問題ありません。そして、その電話番号にかかる電話応対をオペレーターが行います。 別事業の立ち上げや業務の切り分けが必要な場合、個人の方で起業や独立開業をお考えの場合などに多くご利用いただいているパターンとなります。

電話代行のご利用パターン②【電話代行サービス(株)所有の電話番号を利用する】

・電話代行サービス(株)の電話代行について

法人企業様はもとより個人事業主のお客様からも、さまざまな案件依頼を受けており、非常に高い評価をいただいております。

電話代行サービス(株)のサービス案内

まずは、こちらのメニューでご依頼の内容がどのサービスに該当するか、ご確認下さいませ。電話の受信業務(インバウンド業務)であれば、ほとんどの業務をサポートさせていただいております。電話代行(秘書代行・電話秘書)、夜間休日電話代行、コールセンター代行、テレマーケティングなど、さまざまなサービスがございますが、お客様の業種業態やご要望・ニーズに合わせて、柔軟に対応できるように努めております。
また、『こういった内容は対応できるのだろうか?』『こういう細かなところまでやってくれるのだろうか?』など、ご不明な点などございましたら、ぜひ、ご相談下さいませ。

電話代行サービス(株)のオペレーション品質

はじめて電話代行をご利用になるお客様が一番ご不安に思われるのが、『電話応対の品質』かと思います。1本の電話受付で企業イメージが左右されることを考えれば、当然のことといえます。『電話応対』は、『事務処理』でもなければ『単純作業』でもございません。 弊社では、何より品質にこだわりをもっており、独自の品質維持・改善・向上プログラム(DS/QCプログラム)を実践しています。電話応対品質へのこだわりについては、こちらのメニューをご確認下さい。

弊社独自の研修・教育・トレーニングカリキュラムを修了した、プロのオペレーターが1本1本のお電話に丁寧、かつ的確な対応を行い、「心の通じたコミュニケーションで感動を与えたい」をモットーに、電話応対を実践してまいります。

電話代行の導入について

もし、電話代行の導入を前向きにご検討されているのなら、ぜひ、フリーダイヤル0120-888-882までご連絡下さい。詳しいご説明や最適なご提案はもちろん、サービス導入まで専任の『担当者』がしっかりとサポートさせていただきます。具体的な導入までの流れについては、こちらのメニューをご確認下さい。

弊社では、お客様に営業担当者、業務責任者がそれぞれ就かせていただいております。それにより、綿密なお打ち合わせや業務調整が可能となり、その結果、貴社の一員と何ら変わりない電話応対が高いレベルで実現できるのです。もちろん、導入後のアフターフォローも万全です。

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