情報セキュリティポリシー

制定日 令和8年10月28日
電話代行サービス（株） 代表取締役 玉川正義

電話代行サービス株式会社（以下「当社」といいます。）は、お客様の企業活動を支える電話代行サービスを提供する企業として、情報セキュリティの確保を重要な経営課題の一つと位置づけています。 当社の業務では、お客様の企業情報、顧客情報、電話受付内容、取引先との連絡事項など、業務上重要な情報を取り扱っています。これらの情報を適切に保護し、安全かつ安定したサービスを提供することが、お客様との信頼関係を維持するうえで重要な責務であると認識しています。 当社では、社内ネットワークを中心とした情報管理、情報システムの安全対策、従業員の情報セキュリティ意識の向上、災害やシステム障害に備えた事業継続体制の整備など、組織的・人的・物理的・技術的な観点から情報資産の保護に取り組んでいます。 情報の機密性・完全性・可用性を確保に努め、お客様に安心してサービスをご利用いただくため、以下の情報セキュリティ基本方針を定めます。

当社では、電話代行業務で取り扱う顧客管理データについて、社内サーバーおよびローカルネットワークを中心とした情報管理体制を採用しています。 顧客管理データの保存には、外部のSaaS型顧客管理システムやクラウドストレージを使用せず、社内の管理環境で情報を取り扱っています。 これにより、顧客管理データの保管場所を社内の管理環境に限定し、外部クラウドサービスへの常時保存に依存しない運用を行っています。 なお、電話受付内容の報告など、サービス提供に必要な外部通信については、お客様との契約内容および所定の業務手順に従い、適切に取り扱います。

当社は、電話代行サービスを支える社内サーバー、ネットワーク機器、業務用端末などを重要な情報資産として位置づけています。 これらの情報機器について、機器の故障、不正アクセス、システム障害、情報の漏えい・改ざん・消失などのリスクを考慮し、安全性と安定性の確保に努めています。 また、社内サーバーや関連システムの運用環境を適切に管理し、必要に応じて保守・点検および管理方法の見直しを行います。 システム障害などの緊急事態に備えては、システムベンダーと連携した有事対応プログラムを策定し、障害発生時の対応と復旧に向けた体制を整えています。

当社は、不正アクセス、コンピューターウイルス、マルウェア、ランサムウェアなどのサイバー攻撃を、情報資産の安全性や業務の継続性に影響を及ぼす重要なリスクとして認識しています。 社内ネットワーク、サーバー、業務用端末などについて、利用環境に応じた安全対策を講じ、不正なアクセス、情報の漏えい、システムの不正利用などの防止に努めています。 また、当社Webサイトでは、個人情報を入力する通信に暗号化技術を利用するとともに、保護対策を講じています。 新たなセキュリティ上の脅威やシステムの脆弱性などにも留意し、必要に応じて対策の見直しと改善に取り組みます。

当社では、顧客情報や電話受付情報などの業務データについて、業務上必要な範囲での利用を基本としています。 情報システムや業務データへのアクセスにあたっては、権限のない第三者による閲覧、不正利用、改ざんなどのリスクを考慮し、適切な管理に努めています。 また、顧客情報や業務上の機密情報について、業務目的以外での利用、無断での複製、不適切な第三者への提供、社外への持ち出しなどを防止するため、情報の取り扱いに関する管理を重視しています。

当社は、お客様に代わって電話応対を行うサービスの特性上、電話受付時に取得する情報の適切な管理が重要であると考えています。 電話受付内容、連絡先、伝言事項などの情報については、業務上必要な範囲で取り扱い、お客様との契約内容および業務上の取り決めに従って管理しています。 また、受付情報の記録や報告にあたっては、情報の取り違え、誤送信、誤報告などのリスクに配慮し、正確かつ適切な情報伝達に努めています。 お客様からお預かりした情報を安全に取り扱うことを、電話代行サービスの品質を支える重要な要素の一つと位置づけています。

当社では、停電や電源障害によるシステム停止、業務データの消失などのリスクに備え、主要システムに無停電電源装置（UPS）を導入しています。 さらに、コールセンター機能の継続性を高めるため、蓄電システムを導入し、電源供給が停止した場合のリスク軽減に取り組んでいます。 これらの設備により、突然の停電に伴うシステムへの影響やデータ消失のリスクを低減し、電話受付業務の安定性確保に努めています。 また、機器の故障やシステム障害などが発生した場合には、状況を速やかに把握し、システムベンダーと連携して必要な復旧対応を進めます。

当社は、電話代行サービスがお客様の事業活動を支える重要な役割を担っていることから、災害やシステム障害などの緊急事態に備えた事業継続体制の整備に取り組んでいます。 地震、台風、人為的災害、停電、通信障害、システム障害など、コールセンターの運営に影響を及ぼすさまざまなリスクを想定し、被害の軽減と業務の継続・早期復旧を重視しています。 具体的には、以下の対策に取り組んでいます。

これらの対策を通じて、設備面と運用面の両面から緊急事態に備え、お客様への影響を可能な限り抑えることを目指しています。 また、通常の業務運営が困難となった場合にも、重要な電話受付業務の継続または早期再開に向けて対応します。 当社の災害対策に関する詳しい取り組みについては、「災害時における危機管理」をご覧ください。 https://denwadaikou.jp/info/risk/

当社は、情報セキュリティの確保には、情報システムによる技術的な対策だけでなく、従業員一人ひとりの適切な行動と情報管理意識が重要であると考えています。 電話応対業務における守秘義務、顧客情報の取り扱い、情報の持ち出し防止、不審なメールや不正アクセスへの注意などについて、従業員への周知・教育に取り組んでいます。 また、情報の誤送信や取り扱いミスなど、人的要因による情報セキュリティ事故の防止にも努め、組織全体で情報保護に対する意識の向上を図ります。

当社は、情報漏えい、不正アクセス、システム障害などの情報セキュリティ事故の発生防止に努めています。 万が一、事故またはその疑いが発生した場合には、速やかに状況を確認し、被害の拡大防止、影響範囲の調査、原因究明および再発防止に向けて適切に対応します。 また、お客様の情報や業務に影響が生じた場合には、関係法令や契約内容に基づき、必要な報告・連絡を行います。

当社は、情報セキュリティに関連する法令、国が定める指針、その他の規範およびお客様との契約上の義務を遵守します。 個人情報の取得、利用、提供、開示などの取り扱いについては、別途定める「個人情報保護方針」に基づき、適切に対応します。 個人情報保護方針：https://denwadaikou.jp/info/privacy/

当社は、情報セキュリティを一時的な取り組みではなく、継続して維持・改善すべき重要な経営課題と考えています。 情報技術の進歩、サイバー攻撃の高度化、社会環境の変化などを踏まえ、情報管理のあり方やセキュリティ対策を適宜見直し、安全性と信頼性の向上に努めてまいります。 今後も、お客様の大切な情報を適切に保護するとともに、安心してご利用いただける電話代行サービスの提供に取り組んでまいります。