電話代行サービス(株)の電話代行:士業専門電話代行

業界トップクラス 契約実績6000社

電話代行サービス株式会社

士業専門電話受付代行サービス

こんなことにお悩みではありませんか?

士業専門電話代行を頼んでみたいけれど…

  • 専門的な内容であっても、正確に電話対応をしてくれるだろうか?
  • 依頼者、顧問先、関与先と適切な電話対応をしてくれるだろうか?
  • かかってきた電話を取りこぼすことはないのかな?
  • 営業電話も数にカウントされるのかな?
  • 料金に見合うサービスかな?

士業専門電話代行の対応例

公認会計士事務所のケース

はい、ABC公認会計士事務所でございます。

関東財務局で統括証券監査官しております、鈴木と申します。佐藤先生が共同監査をされている、山田商事の件で少しお伺いしたいのですが。

お世話になっております。あいにく佐藤は外出しておりまして、どのようなご用件でしょうか。

はい。ご提出いただいた山田商事の四半期レビュー概要書ですが、会計期間という項目がございまして、こちらが第2四半期連結会計期間ということで、29年4月1日から29年6月30日に修正いただき差し替えをお願いしたいのですが。

かしこまりました。四半期レビュー概要書の会計期間の修正ですね。会計期間を29年4月1日から29年6月30日、で宜しいでしょうか。

はい、大丈夫です。

では、その旨を佐藤に申し伝え、何かございましたら、改めて佐藤よりご連絡いたします。

司法書士事務所のケース

はい、ABC司法書士事務所でございます。

こちらは東京都世田谷区総合窓口課と申しますが、山田太郎様の戸籍の請求をいただいている件で確認したいのですが、宜しいでしょうか。

申し訳ございませんが、ただ今、担当者が席を外しておりまして、宜しければお伺いしましょうか。

はい、請求いただいているのが戸籍謄本、除籍謄本、改製原戸籍、戸籍の附票なのですが、ご用意できるのが除籍謄本と改製原戸籍となり、除籍の戸籍の保証が必要かどうかを連絡いただきたいです。

かしこまりました。では、その旨を担当者に申し伝え、本日中にご連絡をいたします。ご連絡先をお伺いしても宜しいでしょうか。

03-※※※※-※※※※、総合窓口課、郵送担当の鈴木といいます。

復唱いたします。03-※※※※-※※※※、総合窓口課、郵送担当の鈴木様でございますね。では、・・・

士業専門電話代行の特長

法律事務所・弁護士法人の場合

法律事務所・弁護士法人

ご依頼者様からはもちろん、裁判所や法務局、相手方本人や代理人、市役所など、法律事務所や弁護士法人には日々、さまざまな種類の電話が入ります。その際、法曹界で使用される特有の言葉や表現をある程度理解しておかないと、スムーズな電話対応ができないばかりか、電話相手に不信感を与えてしまいます。
当社では豊富な業務実績に加え用語研修などを行うことで、貴所の事務員と遜色ない電話対応を実践しています。
また、先生方のスケジュールを把握した上での電話対応や、ご相談者様との面談日時調整、法律相談料の案内など、貴所に合わせた柔軟な対応も可能となっています。
当社では弁護士法人向けに、24時間体制のコールセンターサービスも提供しています。
ご依頼者様やご相談者様から寄せられる、「過払い金や自己破産などの債務整理」「交通事故」「相続問題や離婚問題」「B型肝炎訴訟や騒音訴訟」などのさまざまな問い合わせに対し、適切に対応・聴取いたします。
受任件数増加につながる、24時間体制のコールセンターサービスも、ぜひ、ご活用下さい。

公認会計士事務所・税理士事務所の場合

公認会計士事務所・税理士事務所
公認会計士事務所や税理士事務所にかかる電話の種類としては、顧問先をはじめ、新規の問い合わせ、税務署や役所関係からの問い合わせなどさまざまです。その中で重要なことは、「新規顧客を増やし顧問先離れを減らす」ことではないでしょうか。「電話対応が悪くイメージが良くない」「対応が遅い」、などの理由で新規顧客を逃したり、顧問先離れを招くケースも多いようです。当社では、顧問先の会社名・担当者名・電話番号などの情報をお預かりすることをはじめ、税務・会計用語研修などを行うことで、貴所の事務員と遜色ない電話対応を実践しています。

司法書士事務所・行政書士事務所の場合

司法書士事務所・行政書士事務所
債務整理・遺産相続・商業登記・不動産登記に関することなど、司法書士事務所・行政書士事務所にかかる電話も多岐にわたります。やはり、重要となってくるのは、「正確な聴取」「不信感を与えないスムーズな電話対応」ではないでしょうか。特に債務整理や遺産相続などでは、「債務整理を行うにあたり不安だ」「遺産相続は初めてなので心配だ」という様に、お客様は不安な気持ちを持たれています。
そのお客様に対し、おぼつかない対応をしてしまうと、「ちゃんと話が伝わっているか心配だ」「何度も聞き返されるけど大丈夫かな?」と、より一層の不安を与えてしまいます。
当社では、法律用語に精通したオペレーターが、お客様からの相談内容に応じた聴取や、必要に応じ無料相談会や費用面の案内を行うなど、お客様に安心していただけるスムーズな電話対応を実践しています。

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0120888882

24時間受付可能

選ばれる理由

月額8,000円の低価格から

月額8,000円の低価格から

「電話受付システムの継続的な改良による対応時間短縮」「データに基づく無駄のないシフト制による人件費削減」、これらが低価格でサービスを提供できる理由です。電話対応時の情報の視認性や操作性、報告時の手順簡略化で時間短縮を実現し、電話着信データ分析による無駄のないオペレーター配置、チーム構成で人件費を削減しています。

初期費用0円・連絡費用は基本料金に含みます

初期費用0円・連絡費用は基本料金に含みます

初期費用はかかりません。基本料金内には、受けた入電内容を貴社担当者に報告するサービスも含まれています。報告不要なセールス電話、間違い電話、悪戯電話は、コール数には計上致しません。

チーム制でのフォロー体制

チーム制でのフォロー体制

当社ではオペレーターのチーム制を導入しています。6~10人が1チームとなって、貴社の秘書代行を行います。チームの責任者が、通話内容を随時チェックし、オペレーターの研修や査定を行い、品質向上に努めています。

当社の担当営業がしっかりサポート

当社の担当営業がしっかりサポート

当社の担当営業がしっかり貴社ご担当者様をサポートさせていただきます。オペレーターが営業担当を兼任するという形ではないので、対応が迅速です。なんでもご相談下さい。

26年の実績 実績数6,219社

26年の実績 実績数6,219社

秘書代行サービスは26年の実績があります。これまで様々な業種・業態のお客様をサポートしてきました。経験豊富なサポートスタッフが、対応します。

他社との比較

一般的に、秘書代行・電話秘書サービスは、サービス内容やオペレーターの体制によって料金がかわってきます。貴社の業態・規模に合った電話代行会社を選ぶことで、料金とサービス内容のバランスを取ることができます。

  格安・小規模の電話代行会社 当社の士業専門 電話代行 大手のコールセンター会社
貴社対応のオペレーター人数 2~3人
(在籍スタッフ10人以下)
6~10人
(在籍スタッフ約60人)
受電数によって臨機応変に編成(在籍スタッフ100人以上)
各種士業に対応したサービス 用件を聞かず、折り返し対応中心なので不可 士業の業務内容に合わせた対応が可能 用件は聞くが、詳細の聴取までは不可
電話のとりこぼし 2~3人で対応しているので、通話中であることが多い 応答率は98%以上と高い 応答率は80%前後
土日祝・24時間対応 ×
月々の料金 3,000円~/月 8,000円~/月 30,000円~/月

士業専門電話代行の流れ

01. 貴社にかかる電話を電話代行サービス(株)に転送

電話転送サービス(ボイスワープなど)を使用し、貴社にかかるお電話を当社に転送します。簡単な事前設定を行えば当社へ自動転送され、転送することをお知らせするアナウンスなどは流れません。そのため、貴社へ電話された方は、直接、貴社の事務員さんとお話しているように思われます。必要な時にお気軽にご利用いただけます。

電話を転送

02. オペレーターが親切・丁寧に対応

オーダーメイド秘書代行本部のオペレーターが貴社の事務員として、お取引先様の会社名、お名前、電話番号、ご用件などを丁寧に、正確にお伺いします。応対方法につきましては、貴社との綿密なお打ち合わせに基づき、的確、かつ柔軟な対応にて貴社のイメージアップに努めてまいります。

オペレーターの対応

03. 対応結果を貴社へ報告

お受けした内容は、迅速に携帯電話などへE-mailで連絡しますので、記録も残り安心です。また、内線電話の様に直接、貴社ご担当者様の携帯電話などにお繋ぎすることも可能です。連絡方法・報告方法につきましては、貴社のご都合の良い方法をとらせて頂きますので、何なりとご相談下さいませ。

担当者へ報告

04. 貴社よりお取引先様へご連絡下さい

必要に応じてお取引先様へご連絡をお願いします。貴社とお取引先様との連絡が円滑に運ぶことにより、お取引先様にも好印象を与えることができ、ビジネスチャンスを逃すこともございません。これにより、安心して営業活動、業務拡張に専念できます。秘書代行の一番のメリットです。

ビジネスパーソン

士業専門電話代行の料金体系

全国対応しています

受付時間 平日 平日+土日祝
9~18 時 月間30コールまで 8,000 円 月間30コールまで 12,500 円
月間50コールまで 10,000 円 月間50コールまで 15,000 円
月間100コールまで 15,000 円 月間100コールまで 22,000 円
9~19 時 月間30コールまで 12,500 円 月間30コールまで 16,500 円
月間50コールまで 14,000 円 月間50コールまで 18,500 円
月間100コールまで 20,000 円 月間100コールまで 26,000 円
9~20 時 月間30コールまで 15,000 円 月間30コールまで 19,000 円
月間50コールまで 18,000 円 月間50コールまで 22,000 円
月間100コールまで 25,000 円 月間100コールまで 30,000 円
9~21 時 月間30コールまで 17,500 円 月間30コールまで 22,000 円
月間50コールまで 22,000 円 月間50コールまで 25,500 円
月間100コールまで 30,000 円 月間100コールまで 34,000 円

※ 月間コール数を超えた場合、1コールにつき200円~の料金が必要となります。
※ 土曜・日曜・祝日のみや上記時間帯以外の対応も可能です。詳しくはお問い合わせ下さい。

オプションサービス

電話番号貸出し
FAX番号貸出し
貴社専用の電話番号を貸出いたします。名刺やウェブサイトなどに記載も可能です。(東京03、大阪06、札幌011、横浜045、名古屋052、神戸078、福岡092番号など、全国主要都市の電話番号がレンタル可能) 2,000円
フリーダイヤル貸し出し 各種媒体に記載する、フリーダイヤル番号を貸出いたします。 3,000円
時間外ガイダンス 時間外は弊社規定のガイダンスを使用いたします。 2,000円
時間外は貴社指定のガイダンスを使用いたします。 3,000円
時間外は貴社指定の留守ガイダンスと録音をいたします。 4,000円
受信報告レポート 1日の受信記録をFAXやメールにて報告します。 3,000円
FAX受信サービス 受信FAXをPDFメール送信、出先のホテルへ転送いたします。 別途見積もり

※ 上記に別途消費税が必要となります

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士業専門電話代行のお客様の声

税理士事務所 A様

ご依頼した理由

電話はそんなに多くかかってこないですし、事務作業も多くないので、事務員さんには週2日~3日で来てもらっていました。その事務員さんの退職に伴い、電話代行を検討したのがきっかけです。新たに募集しようとも思ったのですが、求人広告を出して、面接をして、指導をして・・・という経費や時間を考えると、事務作業や電話受付はアウトソーシングした方が効率的だと判断しました。

当社サービスをご利用後は?

まず、事務員さんに来てもらっていた時の人件費と比べると、10分の1以下のサービス料金なので、大きな経費節減につながりました。サービス面については、関与先企業もしっかりと把握してくれていますし、電話対応の結果をすぐにメールで知らせてくれるので助かっています。税務・会計用語にも慣れているようですし、何より、電話対応に関して関与先企業からの評判が良い点に満足しています。

行政書士事務所 B様

ご依頼した理由

普段、外出が多いので、事務所にかかる電話は自身の携帯電話に転送していました。ただ、電車での移動中や打ち合わせ中など電話に出れないことも多かったので、困っていたのと同時に相手方に与える印象は気になっていました。それに加えて、いざ、転送された電話に出るとセールス電話や間違い電話だったり・・・。そこで「士業専門」とあったので、電話代行サービス(株)さんに問い合わせました。

当社サービスをご利用後は?

転送される電話を気にすることなく、商談や打ち合わせに集中できるので助かっています。セールス電話も結構な数でかかってきていましたので、だいぶ楽になりましたね。また、電話対応時に特殊な用語が出てくる時もあるのですが、正確に聴取してくれているので、その後のこちら側の対応もスムーズに運んでいます。取引先などに対する伝言を預かってくれる点も有り難いですね。

社会保険労務士 C様

ご依頼した理由

以前は、他の電話代行会社さんを利用していたのですが、顧問先の方から「電話をかけても話中の時が多い」「“しばらくお待ち下さい”といった機械音声が流れる時もある」という不満の声を聞いていたので、業者さんを切り替えることにしました。「士業専門」のサービスがあるのと、営業担当者さんから「電話のとりもれは、ほぼゼロなのでご安心下さい。」と説明を受け、お願いすることにしました。

当社サービスをご利用後は?

実際にサービスを利用してみると、受電内容の報告される件数が、明らかに多くなりました。前の電話代行会社さんは、かかってくる電話の5割程度しか、電話に出れていなかったんだと思います。もし、あのまま利用していれば、顧問先離れにもつながっていたと思います。電話代行サービス(株)さんは、応答率が100%に近いというだけでなく、新規の問い合わせにも的確に対応してくれているので安心しています。

よくあるご質問

最短でいつから利用開始できるのでしょうか?
最短でお申し込みの翌日からご利用が可能です。ただし、貴社の事務員として万全の体制で受付対応ができるように、資料作成やオペレーター教育を行いますので、内容によっては、ご意向に沿い兼ねる場合もございます。また、お申し込み状況にもよりますので、正式には、フリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせ下さい。
事務所にいる時はこちらで電話を対応したいのですが、問題ないでしょうか?
電話の転送を解除(停止)していただければ問題ございません。ご契約いただいている曜日、時間内でしたら、お好きな時に転送の開始・停止をしていただいても大丈夫です。その際に、当社への連絡なども特に必要ございません。
月の途中からサービスを利用した場合、費用はどの様になるのでしょうか?
月の途中からサービスを開始された場合、弊社の料率表に基づき、月額業務料金を料率計算致します。(仮に当月16日業務開始の場合、月額業務料金の50%のご請求となります。)
在宅のオペレーターが電話対応を行うことはあるのでしょうか?
いいえ、ございません。弊社では電話応対品質、電話対応力を重視しています。監督下におくことのできない在宅オペレーター制度は採用しておりません。
営業(セールス)電話などもコール数にカウントされるのですか?
明らかに営業(セールス)電話と判断できるものは、弊社側でお断りいたします。ご報告の必要もなければ、コール数にはカウントされません。
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