経理がコア業務に集中するためには電話代行がオススメ！

Q: 経理担当者が電話対応を外注する意味とは

電話対応の外注は、着信時に経理などが取り次ぐ手間を減らし、業務を効率化するのに効果のある方法だからです。

Q: 電話代行で経理担当者の負担を減らす

１. コア業務に集中できる ２. ストレスが軽減される ３. ミスやトラブルのリスクが減る

更新日：2024.01.31電話代行

経理は、企業運営に関わる資金管理を幅広く担当しています。ただし、デスクワークが中心となるため、電話対応を引き受けるケースも見られます。その場合、着信対応や取次ぎが手間になり、本来の業務が滞るとの声は少なくありません。この問題に対処するには、電話対応を外注するとよいでしょう。電話代行は、経理担当者の業務負担を軽減する方法としておすすめです。そこで今回は、経理の仕事内容などをふまえ、経理担当者が電話対応する負担や電話代行の活用がもたらすメリットをご紹介します。

1 経理の仕事内容や会計・財務との違い
- 1.1 経理の役割・主な業務内容
- 1.2 会計・財務との違い
2 電話対応も経理の仕事の一部？
- 2.1 経理が電話対応する負担
- 2.2 電話対応を外注する意味
3 電話代行で経理担当者の負担を減らす
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経理の仕事内容や会計・財務との違い

企業における経理は、お金や取引の流れを管理する役割を果たします。お金に関わる点では会計・財務と共通していますが、具体的な役割や業務内容には違いがあります。

経理の役割・主な業務内容

経理は、お金や取引の管理を通して、企業の経営判断に必要な情報を提供することが重要な役割です。同部署は、もともと「経営管理」の略ともいわれ、企業経営に深く関わる資金の管理を担当しています。主な業務内容は、具体的に挙げると次の通りです。

日々の仕入・売上の管理
給与・保険料・税金などの計算
伝票や決算書の作成　など

経理の仕事は、基本的な業務に限っても、毎日の取引の記録から月々の給与・保険料の算出や年次の決算書作成、年末調整・税金の申告まで広範囲に及びます。また、細かい作業内容は、業種や企業規模に応じて変わってきます。たとえば、製造業は生産コストの計算が欠かせず、小売業は仕入費の管理が必要です。

さらに、大企業と中小企業では経理で処理する量が変わるため、業務の進め方は異なる場合があります。このように、経理の仕事は基本業務の範囲が広いうえ、業種や企業規模によっては具体的な作業が多岐にわたり、業務量が増えるケースも見られます。

会計・財務との違い

経理と会計・財務は、業務目的や実際の作業内容に多少の差異が見られます。会計は、経営資金や損益の動きを把握することが主な業務目的です。この目的にもとづき、お金や物品の出入りを記録し、企業の財政状況を経営者や関係者に報告する役割を担っています。一般的に会計業務は、大きく分けると管理会計と財務会計の2つです。

そのうち管理会計は、経営者をはじめ企業内部に会計情報を提供する役目があります。一方、財務会計の場合、株主・債権者など外部関係者への情報提供が重要な担当業務です。財務は、会計に比べて経理との違いが明確であり、主に将来的な資金運用を検討する役割があります。

実際の業務内容は、金融機関との融資交渉・資金調達や投資・M＆Aといった資産運用が中心的です。このように、会計は損益の記録・財政状況の把握や報告、財務は将来に向けた資金の管理が主要業務になります。それに対して経理は、日々の企業運営で費やされる資金を幅広く管理する点で、会計・財務とは異なると理解されています。

電話対応も経理の仕事の一部？

経理はデスクワークが中心であり、比較的に席を離れる機会は少ない業務です。そのため、職場によっては、電話対応を任されるケースも見られます。

経理が電話対応する負担

企業に電話がかかってきた際、経理がコア業務を進めるなかで着信対応していると、業務負担が重くなりがちです。企業には、お客様や取引先から、商品・サービスに関する問合せやクレームの電話が寄せられることがあります。いずれの用件も適切かつ迅速な受答えが求められるため、電話対応は時間と労力を要するケースが少なくありません。

とくに、経理は業務範囲が広いため、コア業務とともに電話対応も担当するのは簡単ではないと考えられます。実際、電話があると本来の業務を止める必要があり、着信対応や他部署への取次ぎは手間に感じるとの声が多く聞かれます。

コア業務が忙しい経理にとって、電話対応は大きな業務負担になる可能性があります。そのため、業務負担を軽くする方法として、電話対応を外部委託するといった対策が望まれると考えられます。

電話対応を外注する意味

お客様や取引先からの電話を社内で受けている場合、電話対応の外注は、従業員の業務負担を軽減するうえで有意義です。企業に電話がかかってきた時、社内で着信を受けずに済むと、従業員が電話の用件を確認して取り次ぐ必要はなくなります。

経理も、勤務中の電話対応や取次ぎが不要になれば、業務負担は軽減できるでしょう。また、電話対応を外注した場合、着信時に作業の手が止まり、仕事が滞る状況は起きにくくなります。経理も電話でコア業務を中断させられずに済むため、集中力を維持しやすくなると期待できます。

電話対応の外注は、着信時に経理などが取り次ぐ手間を減らし、業務を効率化するのに効果のある方法です。

電話代行で経理担当者の負担を減らす

電話代行は、経理部門の業務負担を減らすのに有効なサービスです。具体的には、担当者がコア業務に集中しやすくなるなどの効果を期待できます。

コア業務に集中できる

経理担当者がコア業務に集中しやすい点は、電話代行の活用が企業にもたらす大きなメリットです。企業が電話対応を外部委託した場合、社内に電話がかかってきた時の初期対応は、電話代行に一任できます。最初にオペレーターが着信を受けて用件を確認し、通話を終えると、電話の用件を企業側に報告します。

経理担当者は、お客様や取引先から連絡が入った際、そのたびに仕事を中断して応対する必要はありません。着信対応や電話の取次ぎに費やす時間や手間を省けるため、コア業務に専念しやすくなります。経理関係の作業に多くの時間・労力をかけられれば、業務効率はよくなり生産性は向上するでしょう。

ストレスが軽減される

経理担当者のストレスが軽減されるところも、企業が電話代行を活用した時に見込まれる主要な効果です。企業には、お客様や取引先からだけでなく、いたずら電話や間違い電話もかかってくることがあります。最近は迷惑電話の着信数が増える傾向にあり、電話を受ける担当者にとってのストレスが大きいといわれています。

電話代行に着信時の初期対応を任せた場合、各種の迷惑電話は、一通りオペレーターが対処します。仕事と無関係な電話は企業側に取り次がれないため、着信対応は不要です。経理担当者は、余計な電話対応でコア業務が止まる事態を避けられるため、迷惑電話によるストレスは軽減すると期待できます。

ミスやトラブルのリスクが減る

企業による電話代行の導入は、電話対応に伴う各種のミスやトラブルを防ぐうえでも有効です。昨今、ビジネスの場では、人員の確保が難しくなったといわれています。経理担当者も、人手不足で大量の業務を抱えているかもしれません。

その場合、コア業務が忙しく電話対応が粗雑になると、取次ぎ時のミスやトラブルを招くリスクがあります。電話代行は、オペレーターが丁寧に話を聞き、親身に受け答えるサービスです。

多くのオペレーターは、入社時の研修でビジネスの基本マナーや正しい言葉遣いを身につけてから、実際の業務に臨みます。電話対応では、常に思いやりのある姿勢を心がけ、お客様や取引先の話に耳を傾けるところが特徴的です。そのため、通話内容の聞き間違い・取次ぎミスや粗雑な受答えによるトラブルは防ぎやすくなります。

以上のように、企業で電話代行を活用すれば、経理担当者は電話対応に多くの時間を取られずに済みます。また、他の部署に取り次ぐ手間も省かれるため、業務負担を軽減するのに効果的です。経理担当者が電話対応のたびに業務が止まり悩まされているなら、この問題を解決するとともに、着信対応を円滑化する対策として電話代行はおすすめできます。