ミスをしたときのお詫びメール、始末書の書き方

2020.01.08 更新日:2022.03.08ビジネス豆知識

ミスをしたときのお詫びメール、始末書の書き方

仕事でミスをしたり問題を起こしたりした場合、直接会って謝罪することが望ましいものの、すぐに会うことができないケースもあります。その場合は、取り急ぎお詫びメールを送信して謝罪の気持ちを伝えましょう。本記事では、お詫びメールの書き方や社内に提出する始末書の書き方を解説します。ポイントを押さえてお詫びメールも始末書も、誠意が伝わる内容にしましょう。

お詫びメール書き方のポイント

ミスをして悩む会社員

お詫びメールは自分の非を認め、相手に誠意が伝わる内容にしなければなりません。言い訳や人のせいにしているような内容は含めないように注意しましょう。お詫びメールを送った相手が最初と最後に目にする件名や締めの文章は、内容と同じくらい、メールの印象を左右する重要なポイントです。まずは件名と締めの文章の基本を確認しておきましょう。

件名の書き方

メールで謝罪をする場合は、確実に確認してもらえる件名にすることが大切です。相手には仕事で必要な多数のメールが届いているはずなので、件名によっては内容の確認があと回しになってしまう可能性があるからです。謝罪をしたい具体的な問題を含めたり、問題が発生した日付を含めたり、社名や名前を入れたりしましょう。「重要」など重要性を伝える一言を添えても構いません。

件名には「お詫び」という単語を含めて、なるべく15~20文字以内に収めます。20字以内であれば、メールの送信先がスマートフォンでも途切れることなく件名が表示されるためです。

締めの書き方

締めの文章には今後もお付き合いを希望する言葉に加え、もう一度謝罪の言葉を加えましょう。例えば「今後は同じミスを繰り返すことのないよう、チェック体制を強化してまいります。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」といった内容です。ビジネスメールでは基本の「よろしくお願いいたします」で終わらせるよりも、最後にもう一度謝罪の言葉を添えたほうが、誠意が伝わります

上司に送る場合のお詫びメールの書き方

お詫びメールというと、取引先など社外の人へ送るイメージが強いかもしれません。しかしミスに気が付いたものの上司が外回りで不在中など、すぐに口頭で謝罪できないときは、気が付いた時点でお詫びのメールを送りましょう

メール全体の構成

相手が上司であっても、お詫びメールには前述したポイントを押さえた件名を記入します。本文の最初に上司の名前と挨拶を記入し、続けて謝罪の気持ちを入力しましょう。それからどのようなミスがあったのか、なぜそのようなミスが発生したのかを説明し、お詫びメールを送信した時点でどのような経緯をたどってきたのかを報告します

これまでの事実をありのままに伝えるとともに、今回の問題について考え、再発防止のためにどのような対応をするか伝えることが大切です。最後にもう一度謝罪の言葉を述べ、締めの言葉とご自分の名前を添えて送信します。

上司へのお詫びメールの文例

ここで、例として商品を誤って手配してしまった場合のお詫びメールの文を紹介します。

・件名
○○についてのお詫び

・本文
○○課長

お疲れ様です。□□です。

取り急ぎメールにてご報告いたします。
先日注文を受けた△△様の商品を誤って手配しておりました。先ほど△△様から連絡がきたことで、問題が発覚いたしました。誤った商品を手配したのは、私が発送のスピードばかり重視し、確認を怠ったことが原因です。

連絡がきてすぐに謝罪をし、注文を受けていた商品を再発送いたしました。今後は二度と同じミスを繰り返さないためにも、発送前に数回確認作業をおこないたいと考えております。

この度は私の不手際により大変なご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません。
取り急ぎ、メールにてお詫びいたします。

□□(ご自分の名前)

お詫びメールを送信したからといって、それで終りではいけません。お詫びメールの送信後、上司と対面した際はあらためて謝罪の言葉を伝えることも大切です

取引先に送る場合のお詫びメールの書き方

取引先に送るお詫びメールも、全体の流れは上司宛のメールと同じです。ここでは、取引先にメールを送る際のポイントと文例を紹介します。

できるだけ早めのお詫びが大切!

ミスにより取引先に迷惑をかけた場合は、できるだけ早めに謝罪をすることが大切です。可能であればすぐに電話をかけて、直接担当者と会話をしながら謝罪をするのが望ましいものの、相手の都合で電話がつながらないケースもあります。電話がつながらないときは、お詫びメールを送信し、あらためて電話をかけましょう。

取引先へのお詫びメールの文例

ここでは、取引先へ伝えた請求金額が誤っていたケースのお詫びメールを紹介します。

・件名
請求金額についてのお詫び(○○株式会社)

・本文
△△株式会社

経理部 □□様

平素より大変お世話になっております。

○○株式会社の●●でございます。

先日は、▲▲をご注文いただき、誠にありがとうございました。早速ではございますが、▲▲の請求代金に誤りがあることがわかりました。誠に申し訳ございません。

正しい請求金額は○○円となります。こちらが計算を誤ったことが原因です。あらためて請求書を用意いたしましたので、添付ファイルにてご確認をお願いいたします。こちらの不手際により、お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。

同じようなミスを起こさないよう、チェック体制を強化してまいります。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

この度はご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

●●(ご自分の名前)

なおミスの内容によっては、相手はまだ気が付いていないかもしれません。その場合は謝罪文だけでは何のことを指しているのか伝わらない可能性があります。取引先など社外へのお詫びメールは、謝罪と詳しい内容、今後の対応を含めて完結に伝えましょう

始末書とは

始末書

始末書とは、仕事でミスや問題が発生した際、原因や経緯、謝罪の気持ちを示し会社に提出する文書のことです。一般的には、ミスや問題が発生したことで会社が不利益を被ったり、ミスにより本人に何らかの処分が下されたりする場合に提出が必要になります。始末書には、謝罪の気持ちをしっかり示すことが大切です。

始末書の書き方のポイント

会社に不利益を負わせたり、何らかの処分が下される可能性があったりすると不安になってしまいますが、始末書には事実をありのまま記載することが大切です。非を認め、言い訳ばかりにならないように注意しましょう。社長などの宛先やどのような問題が発生したのか、問題に関して反省している点、現時点までの対処内容、今後どのように再発防止をおこなうかなどを偽りなく報告します。最後にもう一度謝罪の言葉を添えることもポイントです。

始末書の作成時の注意点

始末書は会社でテンプレートを用意しているケースもありますが、テンプレートがない場合は、パソコンではなく手書きで作成しましょう。便箋に黒の万年筆などで縦書きをするのがビジネスマナーだからです。テンプレートがない場合の始末書を提出する際は、白無地の二重封筒を使用するのが無難です。表側の中央部分に「始末書」と記載し、裏面に所属部署と氏名を記載します。

始末書を提出するタイミングは会社によって異なりますが、いずれにせよ提出を求められた翌日には提出しましょう。先延ばしにしていると誠意が伝わりませんし、問題の内容や経緯が曖昧になってしまうからです。

始末書やお詫びメールはすみやかに提出しよう

始末書もお詫びメールもすみやかに提出することが大切です。お詫びメールは件名や締めの文章に気を付ける、始末書は黒の万年筆で便箋に縦書きをして白無地の二重封筒を使用するなど、注意したいポイントがあります。なお、事実を正直に伝えること人のせいにしたり言い訳ばかり並べたりしてはならない点は、始末書もお詫びメールも一緒です。謝罪の気持ちや反省の気持ちをしっかり伝え、誠意ある始末書・お詫びメールを作成しましょう。

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