【新入社員向け】入社挨拶メールの基本と例文

更新日:2024.05.01ビジネス豆知識

【新入社員向け】入社挨拶メールの基本と例文

入社挨拶メールとは、新入社員が入社時に作成するメールのことです。配属先の上司・先輩社員や大切な取引先に送るため、書き方のマナーは適切に把握しておく必要があります。簡潔かつ礼儀正しい挨拶文を送れば、印象はよくなるでしょう。そこで今回は、入社挨拶メールの基本・好印象につながるポイント・社内および社外向けの例文をご紹介します

入社挨拶メールの基本

入社挨拶メールの基本

新入社員が入社時に挨拶メールを送る際、基本マナーを押さえることが大切です。以下では、挨拶メールに入れる必要のある項目や作成時に意識したい注意点をご紹介します

入社挨拶メールの基本マナー

入社挨拶メールは、入社初日に送るのが基本マナーです。入社式の後、早めに挨拶を済ませれば好印象につながるといわれています。新入社員が挨拶メールを送る相手は、すぐに顔を合わせて挨拶できない人です。たとえば、入社式に参加しない役員や別の支店の社員、あるいは馴染みの取引先などが、主なメールの送信先に挙げられます。

挨拶文は、社内用と取引先向けともに、敬語や謙譲語で丁寧に表現した硬めの文体が基本です。また、社内用はプライベートに触れて問題ありませんが、取引先に向けたものは個人的な情報が不要といわれています。最初に基本マナーを押さえた入社挨拶メールを送っておけば、面会した時に会話や仕事を進めやすくなると期待できます。

入社挨拶メールの必須項目

入社挨拶メールで明記が求められる必須項目は、自分の氏名と仕事に対する意気込みの2つです。自分の氏名は、フルネームで記す必要があります。フルネームの記載だけでは物足りないと感じた場合、苗字や名前に関するエピソードを添えると印象を強めるのに有効です。

仕事に対する意気込みについては、簡潔な表現を心がけます。上司や先輩社員は忙しいため、読むのに時間がかかる長文は避けたほうが良いでしょう。また、仕事への熱意だけでなく自分の強みも伝えると、自己アピールしやすくなります。入社したばかりで何を書けばよいか迷った場合、以上の2項目を記載すれば最低限の伝えるべき内容を、カバーすることが出来ます。

メール作成時の注意点

実際に入社挨拶メールを作成する時は、件名の記入漏れやメールの誤送信に注意が必要です。入社挨拶メールでは、件名の記入も欠かせません。最近は迷惑メールが多いため、件名を忘れると、読んでもらえなくなる可能性があります。名称を難しく考える必要はなく、メールの内容が端的に伝われば十分です。

挨拶メールを誤送信した場合、メールが届かなかった上司・先輩や取引先には挨拶できなかったことになり、失礼に思われる可能性があります。同時に、誤ったメールを受け取った相手先からも迷惑に思われるかもしれません。また最近は、業務効率を考えて挨拶メールを廃止している会社もあるため、送信先は独断で判断せず事前確認することが不可欠です

好印象につながるポイント

好印象につながるポイント

入社挨拶メールは、文面を工夫すると好印象を抱いてもらうのに効果的です。最初の挨拶で印象がよくなれば、職場環境に溶け込みやすくなるでしょう。以下では、挨拶メールが好印象につながるポイントをご紹介します

文字数・本文構成

入社挨拶メールで先輩社員や取引先の印象をよくするには、文字数や本文構成に配慮することが大切です。新入社員の挨拶メールは、社内用と社外向けともに長々と書くより簡潔に表現したほうが好印象につながります。とはいえ、あまり短いと不安に感じるでしょう。一般的に、文字数の目安は300~500字です。
本文構成も、シンプルに組み立てると印象はよくなります。通例とされる流れは、以下の通りです。

  1. 宛先
  2. 導入
  3. 自己紹介・意気込み
  4. 指導のお願い
  5. 差出人

この構成の場合、3番目の項目が本文の中心になります。自己紹介や仕事への意気込みを簡潔に表現すれば、メールは不必要に長くならず目安の文字数前後に収まると考えられます。

自己アピールできる項目

入社挨拶メールで自己アピールするなら、プライベート情報や自分の強みを伝えると効果的です。挨拶メールで好印象につながるプライベート情報としては、出身地・年齢・趣味などが挙げられます。転職した時は、前職の経験に触れると周りに受け入れてもらいやすくなるとの声も聞かれます。

自分の強みは、仕事への意気込みに添える書き方が一般的です。新入社員としての熱意を伝えるだけでなく仕事に活かせる能力やスキルも示せば、今後の活躍に対する期待は高まるでしょう。なお、社外向けの挨拶メールでは自己紹介が不要と見られているため、気をつける必要があります。

社内用と社外向けの書き分け

入社挨拶メールでは、社内用と社外向けを書き分けることも重要なポイントに挙げられます。社内用は、出身地や趣味をはじめプライベート情報を含めると共通の話題で打ち解けるのに有効です。同僚への挨拶文ならユーモアを交えても問題なく、話しやすい雰囲気づくりに役立ちます。

社外向けの場合、終始にわたり丁寧な表現を心がける意識が不可欠です。また、自己紹介は省略して取引先に貢献するため尽力する旨を簡潔に伝える挨拶文が適切と考えられています。そのため、各々の挨拶メールを好印象につなげるには、挨拶文を送る相手ごとに上手に書き分ける配慮が求められます。

入社挨拶メールの例文

入社挨拶メールの例文

新入社員の入社挨拶メールにおいて、自分らしさは大切な要素です。それでも、いざ作成するとなると何を書くか悩むかもしれません。以下では、参考までに社内と社外に向けた入社挨拶メールの例文をご紹介します。

社内用の入社挨拶メール

社内用の入社挨拶メールは、最初に件名を記入した後、宛先・導入から自己紹介・仕事への意気込み・指導のお願い・差出人へと書き進めます

例文

・件名:入社のご挨拶(配属のご挨拶) △△△△(フルネーム)
・本文
◇◇部 部長
〇〇〇〇様(フルネーム)

はじめまして。
本日4月〇日付で入社いたしました△△△△と申します。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になることをご容赦ください。

〇〇県出身で3月に△△大学を卒業し、この度、◇◇部に配属となりました。
在学中の専攻分野は〇〇、趣味は△△です。

社会人としては未熟ですが、忍耐力を強みに少しでも多くの知識や技術を吸収し、
精一杯仕事に取り組んでいく所存です。

初めのうちはご迷惑をおかけすると思いますが、一生懸命頑張りますので、
ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

◇◇部 △△△△(フルネーム)

本文は必要最小限の記載にとどめましたが、文字数は約260字です。自己紹介や仕事への意気込みを書き足せば、目安の300字に達するでしょう。また、宛先や導入を変更すると、配属先の職場全体に向けた挨拶文に書き換えられます。

社外に向けた入社挨拶メール

社外向けの入社挨拶メールも、自己紹介を省略する以外は社内用の文章と同様の流れです

例文

・件名:着任のご挨拶 株式会社〇〇 △△△△(フルネーム)
・本文
株式会社◇◇◇◇
▽▽部 部長
〇〇〇〇様(フルネーム)

平素は大変お世話になっております。
初めてご連絡差し上げます。

4月〇日より株式会社〇〇に入社いたしました△△△△と申します。
この度、◇◇部に着任となりましたので、ご挨拶申し上げます。

◇◇◇◇(会社名)様は弊社とお付き合いの歴史が長く、大切なお取引先であると承っております。
まだ入社して間もないですが、1日でも早く仕事に慣れ、貴社のお役に立てるよう職務に励む所存です。
最初は行き届かない点も多いかと思いますが、誠心誠意努力いたします。
今後とも、これまでと変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

メールでの連絡となり失礼とは存じますが、まずは取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。

株式会社〇〇
◇◇部
△△△△(フルネーム)

こちらは自己紹介を省いていますが、文字数は約320字です。導入で丁寧に挨拶しているため、社内用より長くなっています。近日中に訪問予定があれば、その旨も伝えておくと面会時に会話を進めやすくなるでしょう。入社挨拶メールの書き方で悩んだ時は、以上の例文を参考にしてみてください。

この記事を読まれている方へのオススメ

>>ビジネスメールの基本
>>アンケートから見えるビジネスメールのマナー
>>新入社員が抑えておきたいビジネスマナー

denwadaikou_side1

Pocket

The following two tabs change content below.
電話代行サービス株式会社では、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行やビジネスに関する情報を発信していきます。 電話代行について相談する
お問い合わせ