新入社員必見!好印象を与える入社挨拶メールの書き方
更新日:2025.01.31ビジネス豆知識新入社員は、入社した際、社内や社外で挨拶する場面が多く見られます。近年は、直接に面会できない場合、挨拶メールを送るケースも増えてきました。ただし、メールでの挨拶は、書き方のマナーに悩むとの声も聞かれます。この機会に、適切な挨拶文の書き方を確認しておけば、メール作成する時に役立つでしょう。そこで今回は、入社挨拶メールの基本をふまえ、好印象を与えるコツや社内・社外向けの具体的な例文をご紹介します。
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目次
入社挨拶メールの基本
新入社員が社内・社外にメールで挨拶する場合、マナーを押さえて必須項目を明記することは基本です。
基本マナー
入社挨拶メールの基本マナーとしては、入社した初日に送ることが挙げられます。当日、多くの新入社員は、最初に入社式へ出席するでしょう。その後は、職場案内などで慌ただしくなるかもしれません。それでも、時間を見つけて早めに社内や社外へ挨拶メールを送ると、好印象につながりやすいとされています。
自分の配属先を含め、数日中に顔合わせできない人には、メールで挨拶しておくことが望まれます。入社式に不参加の役員をはじめ、別支店の社員や馴染みの取引先など、仕事で接点を持つ外部の人へも送るとよいでしょう。挨拶メールの文章は、社内用と社外向けのいずれも、正しい言葉遣いで丁寧に表現する書き方が適切です。
また、社外向けの場合、仕事と無関係の個人的な話題に触れる必要はないといわれています。これらの基本マナーをふまえて印象のよい挨拶メールを送れば、後々の仕事を進めやすくなると考えられます。
必須項目
入社挨拶メールで必須とされる項目は、自分の氏名と仕事への意気込みです。自分の氏名は、基本的なビジネスマナーとして、フルネームによる記載が求められます。時間がないからと名字だけ記すと、職場内に同姓の社員がいた時、誰からのメールか区別しにくくなるためです。社内用なら、氏名に関するエピソードも添えると、印象に残りやすくなるでしょう。
仕事への意気込みは、長々と書くより手短に伝えたほうが好印象です。上司や先輩は多くの仕事を抱えており、簡潔な文章は読むのに時間がかからないため、喜ばれる傾向があります。
ここで自己アピールするなら、自分の強みに触れる方法は有効です。入社初日に挨拶メールで何を書くか迷った際、氏名と仕事への熱意を記せば最低限の要件は満たせるため、基本マナーに沿ったメール文を作成できます。
メール作成時の注意点
入社挨拶メールを作成する時、基本マナーとともに注意したい点は、件名の記入漏れやメールの誤送信です。仕事関係のメールは、送信内容を問わず、何も件名がないと不審に思われる可能性があります。挨拶メールも同様であり、送信先に不信感を与えないため、件名の記入は不可欠です。具体的な件名は、入社挨拶と伝われば十分であり、難しく考えなくて大丈夫です。
ただし、うっかり忘れると迷惑メールと誤解されて読まれない場合もあるため、気をつける必要があります。メールの誤送信は、トラブルを招く可能性があり要注意です。上司や先輩にメールが届かず挨拶する機会を逃せば、失礼に思われるかもしれません。
また、不要なメールを受け取った相手には迷惑をかけるでしょう。近年は諸事情から挨拶メールを廃止しているケースもあるため、社外に送る時も事前確認は必要になってきます。
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好印象を与える3つのコツ
入社挨拶メールで印象をよくするなら、文章構成を工夫して上手に自己アピールするとよいでしょう。また、個々の挨拶文は、社内・社外の相手に合わせて書き分けたいところです。
簡潔で分かりやすい文章構成
挨拶メールの文章は、簡潔で分かりやすいと好印象につながります。メール本文の文字数は、300~500字が一般的な目安です。また、文章構成は、次のような流れでシンプルに組み立てるスタイルが通例となっています。
1.宛先
2.導入
3.自己紹介・意気込み
4.指導のお願い
5.差出人
以上の流れで本文を書き進めた場合、メインの部分は、3番目の自己紹介と意気込みになります。この項目が長くないと、人によっては、印象を下げないか心配に感じるかもしれません。その際は、目安の文字数をふまえて作成すれば、過度に長くならず簡潔に表現しやすくなるでしょう。
自己アピール
入社挨拶メールでは、個人的な話題や自分の強みを伝えると、自己アピールするのに効果的です。ビジネスマナーとして、社内に向けたメールであれば、自己紹介でプライベート情報に触れても問題ありません。自分の出身地・年齢や趣味は、好印象を与えやすい項目の代表例です。
また、転職時に新しい職場へ溶け込むには、前職の経歴を少し紹介するとよいともいわれています。自分の強みは、仕事への意気込みを示すなかで伝えれば、印象を損ねずに済むでしょう。社内業務に関わる能力やスキルを記載した場合、今後への期待は高まる可能性があります。ただし、社外向けで個人の話題に触れるとマナー違反になる恐れがあるため、自己紹介は控えるのが無難と考えられます。
相手に合わせた書き分け
入社挨拶メールは、相手に合わせて書き分けることも大切なコツの一つです。社内の相手に向けたメールなら、出身地や趣味の話題は、親近感を覚えてもらうのに役立ちます。少しユーモアを交えれば、話しやすい雰囲気が生まれ、お互いの距離は縮められるでしょう。
一方、社外用にメール作成する場合、文章全体を通して相手に敬意を示す姿勢は不可欠です。最後まで丁寧な表現を心がけ、自己アピールより取引先に貢献する旨を示す意識が求められます。社内用と社外用の違いを考慮し、挨拶メールを適切に書き分ければ、いずれの相手にも好印象を与えやすくなると期待できます。
入社挨拶メールの例文【社内/社外向け】
入社挨拶メールに決まった書き方はなく、基本マナーをふまえつつ自分らしく書くことは大切です。以下では参考材料として、社内・社外向け挨拶メールの例文をご紹介します。
社内
社内向けの挨拶メールは、簡単な件名とともに、宛先から差出人までの5項目を記載します。
例文1:簡潔版
件名:入社のご挨拶 氏名△△△△(フルネーム)
本文
☐☐部〇〇〇〇様
はじめまして。
本日付で☐☐部に配属となりました△△△△です。本来なら直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません。
出身は▽▽県、趣味は・・・です。先輩も・・・に詳しいと聞いているので、これから機会があれば、いろいろ教えてもらえると嬉しく思います。
また、体力には自信があるので、持ち前のスタミナとフットワークの軽さを強みとして仕事に励んでいく所存です。
入社したばかりで最初はご迷惑をかける場面も多いと思いますが、一生懸命に努力いたしますので、どうぞご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
☐☐部△△△△
以上で、本文の文字数は270字弱です。趣味の部分などを具体的に記載すれば、300字を超えるでしょう。簡潔な文章ですが、これだけでも必要最低限の情報は伝えられると考えられます。
例文2:長文版
件名:入社のご挨拶 △△△△
本文
☐☐部◇◇◇◇部長
はじめまして。
4月〇日付で☐☐部に配属いたしました△△△△と申します。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となること、ご容赦いただければ幸いです。
個人的な話で恐縮ですが、▽▽県の出身です。部長とは同郷になるため、誠に勝手ながら、親近感を覚えております。勤務後に時間がある時など、一緒に故郷の思い出をお話しさせていただければ嬉しい限りです。
また、仕事には不慣れですが、持ち前の気力と体力だけは自信があります。学生時代に鍛えた粘り強さやスタミナを武器に、面倒な作業でも力を尽くして取り組んでいく考えです。
最初のうちは、仕事の要領が分からず何かとご厄介をおかけすると思いますが、日々の努力を惜しまず精進したいと考えております。まだまだ未熟者ですが、一生懸命に頑張りますので、どうぞご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
☐☐部△△△△
上記の場合、本文は約380字です。やや長めの文章ですが、500字を超過していないので問題ないでしょう。また、不足している部分があれば、100字程度なら書き足す余裕があります。
社外
社外向けの挨拶メールは、上記した内容のうち自己紹介の部分が不要です。
例文1:簡潔版
件名:配属のご挨拶 株式会社◇◇ △△△△
本文:
株式会社☐☐☐☐
◎◎部 〇〇〇〇様
日頃は大変お世話になっております。
初めてご挨拶を申し上げます。
本日付で株式会社◇◇に入社いたしました△△△△です。この度、▽▽部に配属となりましたので、ご連絡を差し上げました。
☐☐☐☐様は弊社と親交が深く、さまざまな事業やお取引を通して長いお付き合いがあると承っております。
まだ入社したばかりの未熟者ですが、少しでも貴社に貢献するため、仕事に力を尽くす所存です。
いろいろ不慣れな点が目につくと思いますが、一生懸命に努力いたしますので、今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、取り急ぎメールでのご挨拶となり、失礼いたしました。
株式会社◇◇ ▽▽部△△△△
以上で、本文は310字弱です。自己紹介は省いていますが、全体的に丁寧な言い回しを用いたため、目安の文字数に達したと考えられます。このように、社外用の挨拶メールは、言葉遣いに配慮すると社内用より長くなる傾向があります。
例文2:長文版
件名:着任のご挨拶 株式会社◇◇ △△△△
本文:
株式会社☐☐☐☐
◎◎部 〇〇〇〇様
平素より大変お世話になっております。
初めてご連絡を差し上げます。
4月〇日付で株式会社◇◇に入社となりました△△△△と申します。この度、▽▽部に着任いたしましたので、謹んでご挨拶申し上げる次第です。
☐☐☐☐様とは長いお付き合いがあり、昔馴染みの大切なお取引先として、弊社と親交を深めていただいたと承っております。改めて、これまでのご愛顧に感謝を申し上げます。
私は入社から間もなく、仕事には慣れておりませんが、1日でも早く貴社に貢献できるよう精進してまいる所存です。温かく見守っていただければ嬉しく思います。
いろいろ行き届かない点はあるかと存じますが、精一杯努力してまいりますので、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
最後に、本来は直接ご挨拶に伺うべきところ取り急ぎメールでのご挨拶となり、誠に失礼いたしました。
株式会社◇◇ ▽▽部△△△△
上記バージョンは、本文が約410字です。社外用の挨拶メールは、社内用より言葉遣いに細かい配慮が求められるため、文章が長くなりやすいと考えられます。なお、近いうちに取引先を訪問する予定があれば、その旨も伝えておくとよいでしょう。
以上は、いずれも例文に過ぎませんが、何を書けばよいか悩んだ時などは参考にしてください。
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