上司の呼び方は状況で変わる！社内と社外の違いを徹底解説

更新日：2024.07.04スタッフブログ

ビジネスの場では、上司の呼び方に一定のマナーがあります。社内で呼ぶか社外で呼ぶかなど、状況の違いに応じて呼び方の区別が必要です。しかし、どのような表現が適しているか、しっかり把握できていない方も多いのではないでしょうか。この機会に、それぞれの場面で使える呼び方を確認しておけば、社内・社外での会話や電話対応で役立つでしょう。そこで今回は、ビジネスマナーとしての上司の呼び方を解説し、社内・社外・電話対応での上司の呼び方をご紹介します。

ビジネスマナーとしての上司の呼び方は？

ビジネスマナーとしての上司の呼び方は、基本的に敬称をつける表現が適切です。ただし、対外的な会話で社外の人に社内の者の名前を伝える時は、通例として呼び捨てが望まれます。職場で上司・先輩をはじめ目上の人を呼ぶ時は、名前に「さん」をつけるのが基本です。また、役職名には敬称の意味が含まれるため、「～課長」「～部長」と呼べば相手に尊敬の念を示せます。

一方、相手が社外の方である場合、上司や先輩に「さん」をつける呼び方はマナー違反です。お客様や取引先と会話する際、社内の人間に敬称をつけると社外の方に敬意を示せないため、失礼な印象を与えます。社外からの電話を上司に取り次ぐ時も、「～課長・部長」と表現すれば会社の信用を下げる可能性があるため、注意が必要です。

社内・社外・電話対応での上司の呼び方

社内・社外・電話対応における上司の呼び方は、場面ごとに使い分けるのが基本マナーです。

社内での上司の呼び方

社内で誰かの名前を呼ぶ場合、通常は相手との距離感や上下関係をふまえ表現を変えています。相手が親しい同僚や身近な部下・後輩なら、「君付け」や呼び捨てで問題ないでしょう。すべて「さん付け」で構わない場合もありますが、「お前」や「ちゃん付け」はビジネスの場に適さない呼び方です。

それに対し、上司や先輩が相手であれば、親しい間柄でも敬称を略した表現は好ましくありません。きちんと敬意を示すには「さん」や「課長・部長」など役職名をつける必要があり、呼び捨てはマナー違反です。なお、役職名は敬称に該当するため、さらに「さん」「殿」をつける呼び方は間違いとされています。

社外での上司の呼び方

社外の方に向けて社内の人間を呼ぶ場合、何も敬称をつけない表現が、マナーに沿っています。

上司、上長、上の者、上席・・どれが正しい？

対外的な上司の呼び方としては、敬称をすべて略した呼び捨てが、最適とされる表現です。ビジネスの場で上司を意味する言葉には、「上長」「上の者」「上席」などがあります。上長・上席は自分より年齢や席次が高い人に敬意を示す表現であり、社外向けには適さないといわれています。上司・上の者は、商談の場で「会社に持ち帰り、上司（上の者）に確認いたします」と使うケースが多いでしょう。

ただし、対外的に不適切と考える意見もあり、マナーとして必ずしも正しいとはいえません。いずれも目上の人を敬う意味合いが多少は含まれるため、社外では使用を控えるのが無難と考えられます。

役職名の場合は？

役職名は敬称の一つに挙げられますが、使い方によっては、社外向けに用いることが可能です。対外的に上司の名前を出す時、社内と同じく「〇〇課長」と表現した場合、マナー違反になります。ビジネスの場では、名前に役職名をつける呼び方は、敬意を示していると見なされるためです。それに対し、役職名を名前より先に出せば、社外向けでも問題ありません。「〇〇課長」でなく「課長の〇〇」なら、上司への敬称と認識されないため、対外的な場面でも使用できます。上司を呼び捨てるのが心情的に受け入れにくい場合、先に役職名をつければ、抵抗感は和らぐでしょう。

電話対応での上司の呼び方

電話対応の場合、上司の呼び方は、通話中と本人に取り次ぐ時とで使い分けることが大切です。

取り次ぎの場合

社外から電話を受けた際、通話中は対外的な呼び方を愛用し、上司本人に取り次ぐ時は社内用の呼称に切り替えます。具体的な会話の流れを示すと、次の通りです。

【対応例】

（取り次ぎ）

（内線で、課長に引き継ぎ）

以上のように、電話を取り次ぐ場合、通話相手と話している間は上司に敬称をつけません。一方、上司に用件を伝える時は、敬称つきの呼び方に変更します。社外向けと社内用の呼び方が混同すると失礼になるため、適切に使い分ける必要があります。

不在の場合

社外から上司に連絡があった時、上司本人が不在であれば、基本的に呼称の使い分けは不要です。以下に、具体例を示します。

【対応例】

（通話終了）

上司が不在の場合、その場で本人に電話を取り次がないため、社外向けから社内用の呼び方に変える必要はありません。ただし、別の上司や先輩が代理で電話を引き継ぐ時は、相手に合わせて呼び方を使い分ける必要が出てきます。電話対応での上司の呼び方は一律でないため最初は混乱するかもしれませんが、何度か繰り返せば慣れてくるでしょう。

外部の電話対応は電話代行におまかせ

外部の電話対応で、上司の呼び方などのビジネスマナーに不安がある方も多いでしょう。適切な受け答えを実現するなら、電話代行の活用はおすすめです。

状況に合わせて適切な呼び方で対応

電話代行は、企業の電話対応を外部の専門業者に委託するサービスです。基本的に電話代行のオペレーターは、電話の受け答えに関する専門的な知識・スキルを身につけています。入社時の新人研修や日頃の指導教育を通じて、基本のビジネスマナー・正しい言葉遣いや適切な上司の呼び方を学んでいます。状況に応じた呼び方を理解しているため、社外から電話を受けた際にも適切に対応可能です。

また、電話を取り次ぐ場合は、マナーに沿った呼び方で用件を伝えます。電話代行のオペレーターは、通話中と取り次ぎ時で上司の呼び方を的確に使い分けられるため、安心です。

社内教育の必要がない

企業が電話代行を導入した場合、電話対応におけるビジネスマナーについて、社内教育する手間が省けます。ビジネスの場で電話対応する時は、上司の呼び方にとどまらず、様々なマナーが求められます。基本マナーに限っても、一通り従業員に教えるとなれば、多くの時間がかかるでしょう。電話代行に着信時の一次対応を任せれば、社内の従業員に電話対応のマナーを一通り教える必要がなくなります。

また、電話代行のオペレーターは新人研修で基本マナーを習得しており、改めて指導する手間はかかりません。電話対応に関する社内教育の必要性は減少するため、企業の負担軽減が期待できます。

経費節減や従業員の負担軽減にもつながる

企業による電話代行の活用は、経費節減や従業員の負担軽減につながる方法です。電話代行を導入する際、スムーズに着信対応するうえで必要な人員は、代行会社側で配置します。企業側が新たに人手を増やす必要はなく、人員募集や新人採用にかかる経費は節減できます。

また、社外からの電話は最初にオペレーターが応対する仕組みであり、社内の従業員が一次対応する必要はありません。従業員は、担当の用件について電話を引き継げば済むため、電話対応に伴う負担は軽減すると考えられます。経費と業務負担のいずれも節減できることから、電話代行は、企業だけでなく従業員にとっても有益といえます。

会社の印象、信用アップにもつながる

職場で電話代行を活用すると、会社の印象や信用をアップするのにも有効です。多くの電話代行は、高品質の電話対応による顧客満足度の向上を重視しています。オペレーターは、常に通話内容に傾聴し、相手が何を求めているか正しく理解する姿勢を心がけています。いずれの用件も親身に受け答えるため、通話相手に好印象を与えやすいところが大きな特徴です。

また、オペレーターによっては、クレーム対応の印象がよく顧客の評価が上がる場合もあります。このように、電話代行は丁寧・親切な着信応対に特徴があり、親身な受け答えにより会社の印象や信頼性は向上すると見込まれます。そのため、上司の呼び方に不安のない良質の電話対応で企業イメージをアップするなら、電話代行はおすすめといえるでしょう。

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