社員旅行中も安心！顧客対応は電話代行におまかせ

Q: 電話代行の選び方

１. 24時間365日対応かどうか ２. 専門的な対応ができるか ３. オペレーターの質

更新日：2024.07.18ビジネス豆知識

社員旅行は、企業が実施する社内イベントのひとつです。旅行は楽しいイメージがあるものの、社員は、負担に感じている場合もあるといわれています。また、旅行中に休業となり、仕事の電話に対応できなくなるケースも多く見られます。社員が仕事上の電話を気にせずに済めば、旅行を楽しみやすくなるでしょう。社員旅行中も電話対応を続ける方法としては、電話代行がおすすめです。そこで今回は、社員旅行の概要や旅行中の課題を解説した後、電話対応を電話代行に任せるメリットや電話代行の選び方をご紹介します。

1 社員旅行とは？
2 社員旅行中の課題
3 社員旅行中の電話対応を電話代行に任せるメリット
- 3.1 顧客からの問合せに迅速に対応できる
- 3.2 旅行明けの電話対応への時間削減
4 電話代行の選び方
5 この記事を読まれている方へのオススメ

社員旅行とは？

社員旅行は、社員のリフレッシュ・コミュニケーションの活性化・チームワークの強化などを目的に実施される社内行事です。

慰安旅行との違いとは

社員旅行と慰安旅行の大きな違いは、旅行を実施する目的の差です。また、経費の計上方法も異なってきます。企業が実施する社員旅行は、多くの場合、社員の息抜きを兼ねたコミュニケーションの促進が主な目的です。同時に、人材育成やスキルアップを目指すケースもあり、この点は社内研修に近いといわれています。

一方、慰安旅行の目的は、日々の努力や仕事の成果を労うことです。社員旅行に比べてレクリエーションの意味合いが強く、企業だけでなく町内会やサークル仲間が行うケースも見られます。以上の違いから、社員旅行は仕事の延長として経費を計上できる場合があり、慰安旅行は福利厚生費で処理される傾向があります。

社員旅行のメリット

企業が社員旅行を実施するメリットは、社員同士の交流を深められ、業務効率の向上や離職率の低下につなげられるところです。普段、多くの社員は、他部署や別のプロジェクトチームと交流する機会は少ないといわれています。それに対し、社員旅行では、各々の所属する部署・チームに関係なくコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。社員旅行で社員同士や部署間の親睦が深まれば、社内全体の人間関係や風通しはよくなると期待できます。

また、お互いの連帯感や仲間意識が強まり、仕事の効率が上がる可能性も小さくありません。結果的に職場環境が快適になり離職率が低下すれば、企業にとっては大きなメリットになるといえます。

社員旅行に行きたくない方の心理

社員旅行に行きたくないと感じる社員の心理としては、「プライベートの時間が削られる」「リフレッシュできない」「参加費を自己負担したくない」などの声が代表的です。一般的に社員旅行の日程は土日・祝日を含むケースが目立ち、趣味や家族との時間が減らされるとの不満は多く聞かれます。

さらに、「仕事の延長ではリフレッシュが難しい」「自費での参加は資金面の負担が重い」「夜の宴会で一芸を披露するのが面倒」「上司や先輩への気遣いで疲れる」といった意見もあります。本来はリフレッシュして楽しめる社員旅行ですが、人によってはネガティブなイメージから「行きたくない」と感じる場合もあり、必ずしも歓迎されてはいません。このような状況のもと、多くの企業は、社員が気持ちよく参加できるように旅行先やスケジュールを工夫することが求められています。

社員旅行中の課題

社員旅行中に仕事関係で懸念される課題としては、業務の停滞・ビジネスチャンスの喪失・顧客対応の遅延などが挙げられるでしょう。

業務の滞り

業務が停滞する状況は、社員旅行を実施した時に不安視される仕事上の大きな問題点です。最近の社員旅行は、必ずしも全員参加でなく、参加するかどうかを社員が任意で選べる職場も見られます。ただし、基本的に不参加の社員も仕事を休むため、社内業務が全体的に止まるケースは珍しくありません。緊急の案件があっても一部の社員だけ働いてもらうことは難しく、多くの企業からは業務が滞ると心配する声が聞かれます。

ビジネスチャンスの取りこぼし

企業が社員旅行を実施した際は、通常通り業務を進められないため、ビジネスチャンスを逃しがちです。一般的に社員旅行の目的は社員のリフレッシュやコミュニケーションの促進であり、たいてい仕事する必要はありません。時間が空けば会議やプレゼン用の資料を作成できますが、それより社員同士の交流が優先されると考えられます。

社員旅行の目的をふまえた場合、スマホを携帯していても、顧客からの電話に出ることは難しくなるでしょう。商品・サービスの問合せや予約・注文の電話も取りこぼす可能性があります。旅行中は社内業務が滞りやすいうえ、仕事関係の電話も受けにくくなるため、ビジネスチャンスの喪失につながると指摘されています。

顧客への対応遅延

顧客対応の遅延を招く点も、社員旅行に伴い懸念される課題のひとつです。通常、社員旅行の間は社員が出社せず、職場は不在になります。顧客から仕事上の連絡が入っても、誰もいない職場に電話はつながりません。そのため、旅行先で着信を受けても、迅速には対応できないと考えられます。緊急の用件であっても、すぐに旅行から戻れない場合が多く、顧客対応は遅れがちです。商品トラブルやクレームが発生しても、本格的な問題の処理は旅行明けになるケースが目立ちます。

また、旅行中はクレーム関係の電話を取りこぼす可能性もあり、多くの企業にとって悩みの種になっています。以上のような社員旅行中の課題を解決し、安心して旅行するには、適切に対策する必要があるでしょう。

社員旅行中の電話対応を電話代行に任せるメリット

社員旅行中の電話対応を電話代行に任せるメリットは、着信があった時の迅速対応が可能になるところなどです。

顧客からの問合せに迅速に対応できる

社員旅行中の問合せに迅速に対応できる点は、企業が電話代行を活用すると得られる大きなメリットです。社員旅行の間も、企業は顧客から連絡を受ける可能性があります。その際、電話代行に着信対応を一任しておけば、受電漏れが起きる心配はありません。さまざまな着信の取りこぼしを防げるため、ビジネスチャンスは広がると期待できます。

また、旅行中に商品トラブルやクレームの電話が入っても、着信時の一次対応は電話代行に任せられます。多くの電話代行は親身な受答えを重視しているため、顧客に好印象を与える可能性が高く、顧客満足度は向上すると見込まれます。飲食業や宿泊業なら、電話代行に予約関係の着信対応を頼むことも可能です。社員旅行で職場が不在になっても予約の電話を受け付けられるため、売上アップにつながると考えられます。このように、電話代行を活用すると社員旅行中の電話対応がスムーズになり、最終的には収益増進に役立ちます。

旅行明けの電話対応への時間削減

社員旅行の時に電話代行を導入した場合、旅行明けの電話対応に伴う時間を削減するのにも効果的です。職場が社員旅行で不在になった際、顧客からの電話がつながらなければ、改めて連絡が入ると考えられます。緊急の用件や予約・注文の電話が殺到すると、従業員は着信対応に追われて時間を浪費するかもしれません。

電話代行を導入しておけば、職場が不在でも着信を受けられるため、旅行明けに電話が殺到する事態は避けやすくなります。従業員が着信対応に時間を取られる心配はなくなり、仕事へのモチベーションを下げずに業務を進められるでしょう。電話代行は常に迅速・的確な着信対応が可能であり、ビジネスチャンスの拡大や時間の節約に役立つため、社員旅行中に活用することはおすすめできます。

電話代行の選び方

企業が社員旅行中に電話代行を利用する際、会社選びで着目したいポイントは、終日対応かどうかや、専門的な対応が可能であるかといった点です。

24時間365日対応かどうか

社員旅行で職場が終日にわたり不在となる場合、24時間365日対応かどうかは、電話代行を選ぶ時の重要なポイントです。現在、多くの電話代行は、平日の昼間を中心として電話対応の利用プランを用意しています。

24時間365日対応するサービスはオプションで提供している傾向があり、すべての代行会社が対応しているとは限りません。顧客からは平日の夜間や土日・祝日に連絡が入る可能性もあり、電話代行が通年にわたり着信対応しているかは大切になってきます。1年を通して対応していれば電話はつながりやすくなるため、着信の取りこぼしを避けるのに効果的です。

24時間365日対応であれば、旅行中も受電漏れが減ってビジネスチャンスを逃さずに済み、安心して社員旅行を楽しめるでしょう。また、参加者が旅行を満喫できれば、お互いの親睦は深まりチームワークが強まる効果も期待できます。

専門的な対応ができるか

専門的な対応が可能かどうかは、旅行明けの電話対応を効率化するうえで見逃せないチェックポイントです。最近の電話代行は運営方式が一律でなく、業務スタイルは多様化しています。また、サービス内容も多彩であり、主に電話の取次ぎを手がけるケースから、専門的な用件に対応できる会社まで見られます。

電話の取次ぎが中心の会社を選ぶと、旅行明けの社員は、改めて問合せ内容の詳細を確認する必要が出てくるでしょう。それに対し、専門的な部分まで確認が済んでいれば、社員の負担は軽くなる可能性があります。旅行を終えてから電話対応に時間を費やす手間は省かれるため、帰ってきた後のモチベーション向上につながり、各種業務は効率的に進めやすくなると考えられます。

オペレーターの質

電話代行の着信対応で顧客の印象をよくするなら、オペレーターの質は重要です。多くの代行会社は、入社時の新人研修や日頃の人材育成により、オペレーターのスキル向上に努めています。それでも会社によっては、オペレーターの技術レベルに多少の差異があるといわれています。基本的にオペレーターは丁寧な応対を心がけていますが、経験不足や技術不足の場合、顧客に好印象を与えられないかもしれません。そんな事態を防ぐうえで、業務品質の確認は不可欠といえます。オペレーターの質が高い電話代行を選べば顧客満足度は上がり、企業のイメージアップにも効果を発揮します。

このように、優れたクオリティの電話代行を選ぶと、ビジネスチャンスを確保しながら社員旅行を楽しむのに有効です。また、帰ってきてから社員のモチベーションは向上し、職場のチームワークは強化されるでしょう。なお、お盆や年末年始などの長期休暇期間に電話対応したい場合も、迅速に着信対応できる電話代行の活用はおすすめです。オフィスを長期間留守にする機会があるなら、ぜひ電話代行の利用を検討してみてはいかがでしょうか。