電話対応をプレッシャーに感じる5つの理由とは

仕事関係の電話対応でプレッシャーを感じやすい理由は、いつ着信があるか予測できない、誰から電話が入るか分からない、自信がない、聞き間違いや返答ミスが恐い、仕事が忙しく時間に余裕がないの５つです。

電話対応をプレッシャーに感じる理由と対応策

Q: 電話対応のプレッシャーを和らげる方法

１. コールが集中する時間帯を把握 ２. 会話のスピードは遅めを意識 ３. 2 通話しやすい環境を整備 ４. 専門的な用件は無理に対応しない ５. 電話対応に慣れるまで練習

更新日：2024.08.21電話代行

近年は、様々な理由から仕事関係の電話対応にプレッシャーを感じるとの声が聞かれます。プレッシャーが軽くなる方法を覚えておけば、大きなストレスなく電話を受けられるでしょう。職場での電話対応のプレッシャーを軽減することが難しい場合、対策の一つとして電話代行の導入がおすすめです。そこで今回は、電話対応をプレッシャーに感じる主な理由をふまえ、プレッシャーを和らげる方法や電話代行導入のメリットをご紹介します。

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1 電話対応をプレッシャーに感じる5つの理由
2 電話対応のプレッシャーを和らげる方法
3 電話代行を活用するメリット
4 この記事を読まれている方へのオススメ

電話対応をプレッシャーに感じる5つの理由

仕事上で電話対応をプレッシャーに感じる理由は、人それぞれです。とはいえ、多くの従業員は、同様の理由に悩まされていると考えられます。以下では、仕事関係の電話対応でプレッシャーを感じやすい5つの理由をご紹介します。

いつ着信があるか予測できない

仕事関係の電話対応がプレッシャーになる主な理由は、いつ着信があるか予測できないためです。会社が営業している間は、どの時間帯に社外から電話がかかってきても不思議ではありません。お客様や取引先の都合によっては、平日の営業時間外や土日に連絡が入るケースもあります。ビジネスの場では着信がある時間帯を予測することは難しく、従業員からは「プレッシャーに感じる」との声が多く聞かれます。

誰から電話が入るか分からない

誰から電話が入るか分からないところも、仕事の電話対応がプレッシャーを生む大きな理由です。職場には、様々な用件で電話がかかってきます。発信者は、常連客や馴染みの取引先とは限りません。新商品を発売した時などは、これまで面識のない相手から質問を受ける場合もあります。

上手に話せる自信がない

上手に話せる自信がないケースも、仕事に関わる電話対応でプレッシャーを感じる理由の代表例です。従業員の得手不得手は一人ひとり異なり、全員会話スキルが高いとは限りません。また最近は、電話以外の通信手段が増えた影響もあり、公私を問わず電話対応に慣れていない人が増えているといいます。

聞き間違いや返答ミスが恐い

通話中の聞き間違いや返答ミスを恐れるあまり、電話対応がプレッシャーになってしまう場合もあるようです。電話の声は対面で会話するより聞こえにくく、職場が騒がしいと聞き間違えるリスクは高まります。また、その職場での経験が浅い方は、専門的な用件で質問を受けた場合、適切に答えられるか不安に思うことも多いでしょう。

仕事が忙しく時間に余裕がない

仕事の忙しさも、多くの従業員が勤務中の電話対応にプレッシャーを感じる理由の一つです。どんなに仕事が忙しくても、電話がかかってくると作業の手を止めなければなりません。時間に余裕がないなか通話している従業員は、「早めに会話を終えて作業に戻らなければ」とプレッシャーを感じている場合があります。

電話対応のプレッシャーを和らげる方法

仕事関係の電話対応にプレッシャーを感じてしまっている場合、自分に合った方法で精神的な負担を和らげるとよいでしょう。以下では、プレッシャーの軽減に効果的といわれる方法をご紹介します。

コールが集中する時間帯を把握

いつ着信があるか予測できず不安になっている時は、コールが集中する時間帯を把握しておく方法がおすすめです。あらかじめコールが集中する曜日・時間を認識しておくことで、その時間帯は着信に備えやすくなります。心の準備ができていれば、大きなプレッシャーを感じず電話を受けられるでしょう。同時に、ほかの時間帯は着信がないか気にする必要性が減り、仕事に追われている時は業務に専念しやすくなると考えられます。

会話のスピードは遅めを意識

上手に話せるか自信がない場合、遅めのスピードで会話することを意識すると、気持ちを落ち着かせるのに効果的です。仕事の電話対応は、一般的に高度なトークスキルは求められていません。多くの職場では、基本のビジネスマナーや正しい言葉遣いを守っていれば問題はないと考えられています。

それでも不安に感じる場合、ゆっくり話すと自分の発言を確認しながら会話を進められるため、マナー違反や言葉遣いのミスは起こりにくくなります。

通話しやすい環境を整備

電話対応のプレッシャーを和らげるには、日頃から通話しやすい環境を整えておく方法も有効です。通話中の聞き間違いが心配であれば、手元にメモ用紙を常備しておくのがよいでしょう。電話の声が聞こえにくくても、すぐメモできれば必要に応じて再確認しやすくなります。また、日常的に職場が騒がしいと感じているなら、静かに通話できる場所を見つけておくことも大切です。

専門的な用件は無理に対応しない

専門的な用件の電話は、自分の手に負えない場合、無理に対応する必要はないといわれています。お客様や取引先から専門的な質問を受けた時、誤った情報を伝えると、かえって相手側に迷惑をかけてしまいます。さらに、自分自身や会社の信頼を損ねる恐れもあり、無理に対応を続けることは禁物です。専門知識のある上司や、担当者に引き継いでもらいましょう。

電話対応に慣れるまで練習

電話対応に慣れるまで練習を重ねる方法も、プレッシャー軽減の効果を期待できる手段です。そもそも電話が不慣れの場合、何度も対応して経験を積むことが問題解決の近道といわれています。電話対応を繰り返すなかで多くの相手と会話すれば、誰から電話がかかってきてもプレッシャーを感じなくなると見込めます。ほかにも、電話対応のプレッシャーを和らげる方法はあるので、自分に合う方法を探してみてください。

電話代行を活用するメリット

職場で電話対応のプレッシャーに悩まされている場合、電話代行の活用はおすすめです。以下では、電話代行に着信対応を委託した時の主なメリットをご紹介します。

着信の取りこぼしを回避

職場で電話代行を活用すると、着信の取りこぼしを回避するのに大きな効果を期待できます。仕事上の電話対応にプレッシャーがあっても、着信を取りこぼすとビジネスチャンスの喪失につながり好ましくありません。電話代行は電話を受けた時の速やかな対応が可能であり、着信の取りこぼし防止に効果的です。そのため、電話代行の活用は、電話対応に伴う従業員のプレッシャーを軽減できるとともに、ビジネスチャンスを広げるのに役立ちます。

会社の信頼性を向上

電話代行は、プロのオペレーターによる親切丁寧な着信対応ができるため、会社の信頼性向上にも効果的です。仕事上の電話対応はマナーや言葉遣いが大切であり、電話代行のオペレーターは研修で適切な話し方を学びます。また、実際の業務では好印象を与えることも重視されているため、親身に話を聞く姿勢も心がけています。電話代行は、粗雑な着信対応で不快に思われる心配がなく、会社の信頼性や好感度の向上に貢献可能です。

多忙な職場の人員補充

電話代行の活用は、職場が多忙で電話対応に手が回らない場合、人員を補う方法としても有効です。近年は、国内の少子化が深刻になり、多くの職場は人手が足りず従業員1人あたりの業務量が増えました。従業員からは、仕事が忙しくプレッシャーなしでは電話を受けられない、あるいは電話対応が間に合わないとの声も聞かれます。

人手不足で電話対応できない場合、電話代行のオペレーターが従業員の1人として着信を受け、多忙な職場をサポートします。様々な理由で電話対応にプレッシャーがある時は、電話代行の活用をご検討ください。