電話代行はコストの節減に有効？

Q: 電話代行はコストの節減に有効？

繁忙期に電話対応する人手が足りない時は、新たな人員を補充する必要が生じます。ただし、人材募集の広告作成や採用後の指導には多くのコストがかかるため、予算や時間に余裕がないと新規の人材採用は難しくなります。電話代行を活用した場合、募集広告の作成や採用後の指導は不要です。担当するオペレーターは、電話代行が手配します。さらに、電話代行のオペレーターは入社時に研修を受けているため、司法事務所が改めて指導する必要もありません。司法事務所が電話代行を活用すると多くの手間を省ける利点があり、コスト節減にも大きな効果を発揮します。

司法書士の繁忙期には電話代行の活用がおすすめ

2023.01.30　更新日：2023.02.10電話代行

司法書士は、業務範囲が広い士業です。主要業務に限っても、年に数回は繁忙期が訪れます。司法事務所の人手が少ない場合、繁忙期に電話相談の対応が間に合わなくなることは珍しくありません。大切な依頼者から信頼を得るうえで、電話の取りこぼしは望ましくないでしょう。繁忙期の人手不足を解決するには、電話代行を活用するのがおすすめといえます。そこで今回は、司法書士の業務内容・業務で異なる繁忙期・電話代行を活用するメリットなどをご紹介します。

1 司法書士の業務内容
- 1.1 独占業務の概要
- 1.2 幅広い業務範囲
2 業務で異なる繁忙期
3 繁忙期には電話代行を活用
4 この記事を読まれている方へのオススメ

司法書士の業務内容

司法書士の業務は、司法や登記に関わる書類作成などの手続きを依頼者に代わり行うことです。業務によっては司法書士の資格が不可欠であり、業務範囲は多岐にわたります。以下では、司法書士の独占業務や幅広い業務範囲についてご紹介します。

独占業務の概要

司法書士法にもとづき司法書士が独占する業務の概要は、以下の通りです。いずれも、司法書士の資格がないと業務依頼を受けても取り扱えません。

登記又は供託に関する手続きについての代理
法務局又は地方法務局に提出し、又は提供する書類の作成
法務局又は地方法務局の長に対する登記又は供託に関する審査請求の手続きの代理
裁判所若しくは検察庁に提出する書類又は筆界特定の手続きにおいて法務局若しくは　地方法務局に提出し若しくは提供する書類の作成
上記に関する事務に関し相談に応ずること
作成された書類の法務局・裁判所等関係各所への提出代行

登記関係の手続きには不動産登記や法人登記が含まれます。あらゆる登記を依頼者の代理として行える国家資格は司法書士のみです。

幅広い業務範囲

司法書士の業務は、幅広い範囲に及びます。主な業務内容は、書類作成・書類提出および登記手続きの代理・相談対応です。書類作成は、裁判所や法務局に提出する書類の作成業務を指します。とくに多いといわれる依頼は、法務局に提出する登記関係の書類作成です。登記手続きの種類も、不動産登記や法人登記をはじめ多岐にわたります。

書類提出および登記手続きの代理には、作成済みの書類を依頼者に代わり法務局に提出する業務や登記手続きの代行が該当します。なかでもメインとなる業務は、不動産売買や遺産相続で不動産の所有権が移動する時の登記代行です。

相談対応は、法律問題について相談を受けた時の応対業務や企業に対するコンサルティング業務が含まれます。司法書士の仕事は主要業務だけでも広範囲におよび、1年間に複数回の繁忙期が訪れるといわれています。

業務で異なる繁忙期

司法書士の繁忙期は、業務内容によって異なるケースが一般的です。年末や年度末に忙しくなる業務に加え、6月や9月が忙しい場合もあります。以下では、主要業務について繁忙期が訪れる時期をご紹介します。

不動産登記

司法書士の主要業務で不動産登記が忙しくなる時期は、主に12月と3月です。司法事務所によっては、9月が多忙になるケースも見られます。12月から3月にかけての期間は、引っ越しや転勤が増えるシーズンです。年明けや4月から始まる新生活に備えて不動産を売買するケースも多くなり、12月と3月は不動産登記の依頼も集中する傾向にあります。

とくに3月は4月からの新生活に向けた不動産売買が盛んであり、司法事務所は繁忙期に入るケースが目立ちます。また、9月は12月・3月に次いで不動産登記の代理業務が増える時期です。多くの家庭では8月のお盆休みに親族が集まるため不動産相続の話が進みやすく9月に不動産登記の依頼が増加するといわれています。

商業登記

司法事務所で商業登記が繁忙期を迎える時期は、基本的に6月～7月です。また、4月に依頼件数が増えることもあります。6月は、多くの国内企業で定時株主総会が開かれるシーズンです。株主総会で決議した事項は外部に提示する必要があり、司法事務所には6月～7月に企業から商業登記の依頼が数多く寄せられます。

一方、4月は前年の12月に決算している企業から商業登記の申請が増える時期です。決算時期を12月に設定している企業は3月に定時株主総会を開くケースが多く、商業登記は4月になる場合があります。以上の通り、商業登記の繁忙期は国内企業が定時株主総会を開く時期に大きく影響を受けています。

成年後見

成年後見は、近年になり司法書士への依頼が増え始めた業務です。不動産登記や商業登記と異なり繁忙期は決まっていません。司法事務所への依頼が増えると関連業務も忙しくなります。成年後見制度は、加齢などの影響で財産管理が難しくなった人々を支援・保護するため2004年に定められた仕組みです。司法書士は法的に他者の財産を正しく管理できる強みがあり、早くから成年後見業務に関わってきました。

この業務は司法書士の独占業務に含まれませんが、国内で少子高齢化が進んでいることもあり司法事務所への依頼は増えています。また、特定の時期に業務が忙しくなるわけではなく、依頼の多い時が繁忙期と考えられています。

繁忙期には電話代行を活用

司法書士の繁忙期に電話の取りこぼしを防止するには、電話代行を活用するのがおすすめです。以下では、司法事務所で電話代行を活用するメリットなどについてご紹介します。

電話の取りこぼしを防止

電話の取りこぼしを防止できる点は、電話代行が司法事務所にもたらす大きなメリットです。電話代行は、業務依頼を受けた際、見込みのコール数をふまえ電話を取りこぼさずに済む人数のオペレーターを配置します。また、多くの電話代行業者は、予想以上の電話が殺到した時に新たな人員の補充を行います。

司法事務所から依頼があった場合も例外ではありません。何人のオペレーターを配置する必要があるか慎重に検討し、繁忙期でコール数が予想を上回った時は、人員を追加して問題解決に努めます。そのため繁忙期の司法事務所で電話対応が間に合っていない場合、電話代行の活用は電話の取りこぼし防止に効果的です。

電話対応は親切丁寧

親切丁寧な電話対応も、司法事務所が電話代行を活用することで得られるメリットの一つです。電話代行のオペレーターは、入社時の新人研修で電話対応の基本的なビジネスマナーや正しい言葉遣いを学びます。また、日々の業務では常に親切丁寧な話し方を心がけます。

司法事務所の電話対応を担当した時も、親切丁寧に話す姿勢は変わりません。法律関係の問題について相談の電話があった場合も、相談者の気持ちに寄り添いながら何に悩んでいるか親身に耳を傾けます。電話代行が司法事務所の電話に対応すれば発信者の心情を害する心配はありません。そのため、電話代行の活用は事務所の印象をよくするのにも効果があります。

コストの節減にも有効

司法事務所による電話代行の活用は、新規の人材採用にかかるコストの節減にも有効です。繁忙期に電話対応する人手が足りない時は、新たな人員を補充する必要が生じるでしょう。ただし、人材募集の広告作成や採用後の指導には多くのコストがかかるため、予算や時間に余裕がないと新規の人材採用は難しくなります。

電話代行を活用した場合、募集広告の作成や採用後の指導は不要です。担当するオペレーターは、電話代行が手配します。さらに、電話代行のオペレーターは入社時に研修を受けているため、司法事務所が改めて指導する必要もありません。司法事務所が電話代行を活用すると多くの手間を省ける利点があり、コスト節減にも大きな効果を発揮します。