司法書士の繁忙期には電話代行の活用がおすすめ

更新日：2025.06.25秘書代行 , 電話代行

司法書士は業務範囲が広いため、繁忙期などはゆっくり電話対応する余裕もなくなるといいます。しかし着信を取りこぼすと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性は低くありません。このような問題に悩まされている場合、解決策として電話代行の活用はおすすめです。そこで今回は、司法書士事務所の電話対応での課題をふまえ、電話代行を導入するメリットやサービスを選ぶ時のポイントをご紹介します。なお、弊社、電話代行サービス株式会社では「士業専門 電話代行」を提供しておりますので、ぜひご活用ください。

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司法書士事務所の電話対応での課題

司法書士事務所が抱える電話対応の課題としては、繁忙期における着信の取りこぼしなどが挙げられるでしょう。

繁忙期の電話対応

繁忙期の司法書士事務所では電話対応が後回しになりやすく、業務上の大きな課題となっています。司法書士事務所は、不動産登記・商業登記や成年後見の業務が集中する時期に忙しくなるケースが一般的です。具体的な繁忙期は、不動産登記が主に12月と３月、商業登記は6月～7月に集中する傾向があります。

一方で、成年後見に関しては、明確な繁忙期は定まっていないといわれています。登記関係や成年後見の業務が多忙になると、司法書士は仕事に追われ、事務所に電話があっても十分に対応できなくなりがちです。繁忙期は、電話対応が後回しになりやすく、多くの司法書士事務所は頭を悩ませています。

人手不足による事務員の負担増加

人手不足による事務員の負担増加は、近年、司法書士事務所が直面している主要な業務課題です。昨今、少子化に伴う労働人口の減少から、ビジネスの場では以前に比べて人員確保が難しくなりました。

司法書士事務所も例外でなく、人手が足りないケースは少なからず見られます。新たな人員の確保が困難になるなか、事務所によっては、スタッフ1人あたりの仕事量が増大しました。事務員の業務負担が重くなり、電話対応まで手が回らないケースも増え、事務所にとって大きな悩みの種となっています。

営業時間外や休日の対応

営業時間外や休日の対応も、業務関係の電話対応について、司法書士事務所が抱える課題の一つです。不動産登記や成年後見に関する不安や悩みが生じた際、誰もが事務所の営業時間内に電話できるとは限りません。とくに最近は、人々の生活スタイルが多様化した影響もあり、24時間対応へのニーズは高まったといわれています。

とはいえ、業務時間外の着信も受け付ける時は、事務員に残業・休日出勤してもらうといった対応が必要です。事務所スタッフの負担を考慮すると、長時間労働は好ましくなく、時間外対応の実現は難しいとの声が多く聞かれます。このような課題を司法書士事務所が抱えている場合、課題解決に向けて電話代行を活用する方法は、おすすめといえるでしょう。

電話代行導入で実現できる具体的なメリット

電話代行の導入で司法書士が得られる主なメリットは、顧客満足度の向上や信頼獲得につながるところです。

顧客満足度の向上と信頼獲得

顧客満足度の向上と信頼獲得は、電話代行が司法書士事務所にもたらす大きなメリットです。司法書士事務所が繁忙期の時、スタッフが仕事に追われるなか着信を受けると、電話の受け答えは粗雑になるかもしれません。言葉遣いが荒いと、通話相手から不快に思われ、信頼を損ねる可能性があります。

一方、電話代行は、基本的に着信時の一次対応が丁寧・親切です。着信を受けたオペレーターは、どのような不安や悩みがあるかを細かく聞き、相手の気持ちに寄り添いながら親身に通話を進めていきます。相手の心情に配慮した電話対応は好印象を抱かれる場合が多く、顧客満足度や事務所の信頼性向上につながると期待できます。

業務効率の大幅な改善

司法書士事務所による電話代行の導入は、スタッフの負担を軽減し、業務効率を大きく改善することが可能です。事務所の人手が少なく、スタッフが担当業務に加えて電話対応も引き受けていると、各々の業務負担は重くなります。繁忙期に着信が殺到すれば、業務効率は多少なりとも低下するでしょう。

それに対し、電話代行を活用して着信時の受付業務を一任した場合、事務所のスタッフによる一次対応や電話の取り次ぎは不要です。業務中、仕事を中断して着信を受ける手間は省かれ、各々の担当業務に集中しやすくなります。スタッフ全員が自分の業務に専念できれば、事務所全体の業務効率は大幅に改善すると見込まれます。

機会損失の防止と収益増加

電話代行の導入は、業務依頼の機会損失を防ぎ、収益増加に結びつける方法としても有効です。司法書士事務所は、繁忙期や人手不足の影響から、十分に電話対応できなくなるケースがあります。登記関係の相談や業務依頼の着信を取りこぼすと、仕事の機会を喪失するかもしれません。

電話代行を導入した場合、着信時の一次受付を任せれば、相談者や依頼者からの電話はつながりやすくなります。事務所の繁忙期に着信が殺到しても、基本的に応答率が下がる心配はありません。着信の取りこぼしが減れば、業務関係の相談・依頼を受ける機会は広がり、収益増加につながる可能性があります。電話代行は多くのメリットがあるため、事務所の電話対応に課題がある場合、職場で導入する方法は得策と考えられます。

電話代行選定のポイント

司法書士事務所で電話代行を選定する際、最初に着目したいポイントは、士業事務所の対応実績などです。

士業事務所の対応実績

士業事務所の対応実績は、司法書士が電話代行を選ぶ時、事前に目を向けたい大切なポイントです。司法書士をはじめ士業を手がける事務所には、さまざまな用件で相談者や依頼者から電話が舞い込みます。通話中は、専門的な法律用語や業界特有の表現が使われるケースも珍しくありません。士業事務所の対応実績に乏しい代行会社の場合、専門用語の理解に手間取るおそれがあります。

一方で豊富な業務実績がある代行会社であれば、法律関係の表現が使用されてもスムーズに通話を進められるでしょう。対応実績の有無は、専門的な用件に問題なく対応できるかの指標となるため、事前のチェックは必須といえます。

対応時間の柔軟性

対応時間の柔軟性は、電話のつながりやすさに影響してくる重要な確認事項です。多くの電話代行は幅広いサービスを提供していますが、それぞれの対応時間は必ずしも一律ではありません。士業向けのプランも、通常、利用料金に応じて着信を受け付ける時間帯は変わってきます。月額料金が低価格の場合、着信対応する時間は、平日の日中となるケースが一般的です。

また、電話代行によっては、平日の早朝・夜間や土日祝に対応するプランを用意していない場合もあります。電話対応の時間を融通できないと、着信の取りこぼしは防ぎにくくなる可能性があるため、対応時間が柔軟かどうかの確認は大切になります。

情報の取り扱い

情報の取り扱い方は、司法書士事務所の信頼性に関わる重要なチェック項目です。司法書士事務所は、日々の業務を進めるうえで、相談者・依頼者の幅広い個人情報に触れています。デリケートな問題を手がけるケースもあり、プライバシー保護の観点から、事務所はセキュリティー体制に万全を期しているでしょう。

電話対応も、さまざまな個人情報に触れる場面が多い業務の一つです。電話代行が着信時の一次受付を担当する時も、情報漏洩を防ぐ必要があり、適切に情報管理する体制が求められます。電話代行のセキュリティー意識が低いとトラブルに発展しやすいため、情報管理の体制も重要なチェックポイントに挙げられます。過去の業務実績や対応時間の柔軟性に着目すれば、事務所のニーズに合った電話代行を探しやすくなるでしょう。

よくある質問

司法書士が電話代行を活用する場合、利用料金やサービス内容に関して疑問が出てくるかもしれません。以下では、よくある質問をご紹介します。

A：士業（弁護士・税理士・司法書士・行政書士など）専門の電話代行は、通常プランよりも少し高めに料金設定されていることが多くあります。相場は月額1万円～3万円です。主な理由は、法律や税務に関する相談など、より慎重な対応が求められるためです。弊社、電話代行サービス株式会社では、平日9時～18時で7,000円～（税別、15コールまで）となっております。

A：弊社の場合、電話の転送を解除（停止）していただければ問題ございません。ご契約いただいている曜日・時間内でしたら、お好きな時に転送の開始・停止をしていただいても大丈夫です。その際、当社への連絡などもとくに必要ございません。

A：弊社は、通常3ヶ月からの最低契約期間ですが、プランは柔軟に変更可能です。まずは3ヶ月間だけお試しいただき、ご納得いただけたら、ぜひ継続利用をご検討ください。

A：弊社では、豊富な業務実績に加え、専門用語や業界知識に関する研修を行うことで、貴所の事務スタッフと同等のレベルで対応できる体制を整えております。

なお、他にも電話代行について疑問や不明点がある時などは、お気軽に弊社、電話代行サービス株式会社までご連絡ください。