ハウスクリーニング業者必見！繁忙期に電話代行が必要な理由

更新日：2024.03.04電話代行

ハウスクリーニング業者や家事代行サービスは、繁忙期に入ると、電話があっても十分に着信対応できない場面が増えるといわれています。人手が足りず、着信の取りこぼしが続いている場合、ビジネスチャンスの喪失につながってしまっているかもしれません。少しでも多く予約を受け付けるなら、繁忙期に備えて対策をする必要があるといえるでしょう。受電漏れを減らす方法として、電話代行の活用はおすすめです。そこで今回は、繁忙期におけるハウスクリーニング業者の現状や悩みをふまえ、電話代行の導入時に期待されるメリットなどをご紹介します。

繁忙期におけるハウスクリーニング業者の現状

繁忙期は、多くのハウスクリーニング業者で人手不足が深刻になり、業務に支障が出るケースも見られます。まずは、繁忙期におけるハウスクリーニング業者や家事代行業者の現状を確認してみましょう

人材不足で、繁忙期に十分な対応ができない

昨今、ハウスクリーニングや家事代行における人材不足は、繁忙期を中心として深刻になっています。ハウスクリーニングや家事代行のサービスは、従来12月～3月にかけて、大掃除や引っ越しのシーズンに忙しくなる傾向がありました。また近年は、エアコンのクリーニングのおすすめ時期である、4・5月と9・10月も依頼が増えています。

繁忙期は人手が足りず休日返上するケースもあり、個人経営の場合などは、十分に顧客対応できなくなっているとの声が聞かれます。

受け付や予約枠を大幅に制限したりしている業者も

新規顧客の受付停止や予約枠の大幅制限も、ハウスクリーニングや家事代行の業者が直面している大きな問題です。年度末の前後は4月からの新生活に向けた引っ越しが増え、清掃関係の業者には多くの業務依頼が舞い込みます。とはいえ、すべての業者が、必要な従業員を確保できているわけではありません。需要は増えても人手が少なく、場合によっては新規の依頼を断ったり予約を制限したりするケースも見られます。

繁忙期はサービスのクオリティが保てないことも

繁忙期のハウスクリーニングや家事代行は、忙しさでサービスのクオリティを保つことも困難な状況です。
ハウスクリーニングは専用の機材や強力な洗剤を用いる作業が多く、それに見合った成果が求められます。一方、家事代行は一般向けのスポンジや洗剤を使いますが、きれいな仕上がりを望まれる点はハウスクリーニングと大きく変わりません。それでも、人手や作業時間の確保は簡単でなく、サービス品質の保持が厳しい状況にあると指摘されています。

ハウスクリーニングや家事代行の市場規模は拡大する流れですが、人手不足で需要の増加にサービスの供給が追いついていないのが現状です。今後、顧客ニーズに応えるには、繁忙期の人手不足に対策していく必要があるといえるでしょう。

ハウスクリーニング業者の悩み

電話受付についてハウスクリーニング業者が抱える悩みの多くは、人手不足の影響によるものです。

電話対応まで手が回らない

繁忙期のハウスクリーニング業者が悩まされている問題は、すべての従業員がフル稼働になり、誰も電話対応できなくなる事態です。ハウスクリーニングや家事代行は、繁忙期に全従業員が業務に追われることも珍しくありません。現場作業中は、電話対応ができずに後回しになりがちです。清掃作業の依頼があっても、電話を受けられない場面が増えてきます。

着信の取りこぼしは信頼を欠く可能性があり、ビジネスの機会を逃すおそれがあるため、多くの業者にとって悩みの種になっています。

作業が時間通りに進まなくなる

従業員が電話対応に追われ、作業が予定通りに進まず業務に差し支える状況も、多くの業者を悩ませている課題です。繁忙期は仕事量が増えるため人手不足になりやすく、作業時間を確保しにくくなる傾向があります。従業員が電話対応も引き受けていると、それぞれの業務を予定通りに進めることはさらに難しくなるでしょう。

クレーム電話などの対応に時間を取られ作業が遅れた場合、新たな不満や苦情を招くリスクがあり、多くのハウスクリーニング業者は問題視しています。

受付専門のスタッフを常駐できない

多くのハウスクリーニング業者では、清掃サービスの価格を低く抑えるために人件費を節約しています。そのため、電話受付専門で常駐する事務員を、簡単に雇うことはできません。同業界は今後も需要が伸びると見込まれており、新規参入する業者が増えているといわれています。競合他社が多くなり、これまで以上に価格競争は激しくなっていく可能性が高いといえます。

ハウスクリーニング業者や家事代行業者は、価格競争で生き残るために低価格を実現する必要があり、予算の都合から、電話受付担当の従業員は雇用しにくくなっているといいます。

電話代行導入のメリット

ハウスクリーニング業者が繁忙期に電話代行を導入するメリットは、人件費削減や業務効率化に役立つところです。

人件費削減

人件費削減は、電話代行の導入でハウスクリーニング業者が得られる大きなメリットです。ハウスクリーニング業者が電話代行を利用した場合、電話対応オペレーターは代行会社が手配します。サービスを利用する業者側は、職場内で電話受付の担当者を雇う必要はありません。電話対応する人員の確保が不要になるため、従業員の新規雇用にかかる人件費を節約できます。

業務効率化

業務を効率化できる点も、電話代行の活用がハウスクリーニング業者にもたらす大きなメリットです。電話代行は、電話がかかってくると、オペレーターが一通りの初期対応を引き受けます。そのためハウスクリーニング業者は、業務依頼やクレーム電話があった時、最初の着信対応を電話代行に任せられます。職場で電話代行を導入した場合、従業員による着信時の初期対応は不要です。予約を受け付けるまでの業務工数が減らせるため、業務効率化に効果があります。

顧客満足度向上

ハウスクリーニング業者が電話代行を活用すると、丁寧な電話対応により顧客満足度が向上すると見込めます。電話代行の多くは、お客様の話を親身に聞く着信対応が特徴的です。オペレーターは常に思いやりのある姿勢を心がけ、相手の心情に寄り添いながら電話の用件を丁寧に傾聴します。プロのオペレーターが親切に通話を進めるため、お客様から喜ばれるケースは多く、顧客満足度の向上が期待できます。

予約機会の損失防止

予約受付の機会損失を防げるところも、電話代行の導入で見込まれる代表的なメリットです。市場競争が激しいハウスクリーニング業者にとって、業務依頼の増加は、収益拡大につながる重要な要素と考えられます。個人経営の場合など、人手が少なくても、着信の取りこぼしは好ましくないでしょう。

電話代行の導入で受電漏れを回避できれば、予約受付の機会を逃しにくくなり、繁忙期に限らずビジネスチャンスの拡大などに役立つと考えられます。さらに、電話代行は基本的に着信対応をスムーズに進めるため、コストパフォーマンスに優れるといった多彩なメリットを備えています。

電話代行サービスの選び方

ハウスクリーニング業者が電話代行を選ぶ際、これまでの業務実績や24時間対応の可否は大切な注目ポイントに挙げられるでしょう。

豊富な実績がある

過去の業務実績は、電話代行の力量や信頼度を検討するうえで注目したい重要なポイントです。過去に積み重ねた業務実績が多いほど、スキルレベルは高いと考えられます。長年の経験によって培われた高度なスキルとノウハウは、ハウスクリーニング業者のニーズを的確に捉え、柔軟に対応することができると考えられます。

24時間対応可能

24時間対応が可能かどうかは、電話代行会社を選ぶ時にチェックしたい大切なポイントです。終日にわたり着信を受けられる場合、夜間や土日・祝日でも予約の電話を受けられるようになります。さらにオプションの内容が充実している代行会社を選べば、自社に合った体制を整備するのに役立ちます。

取り漏れの少ない業者を選ぶ

取り漏れの少ない業者を選ぶと、電話はつながりやすくなるため、ビジネスチャンスを広げるのに効果的です。多くの電話代行は応答率60～80％であるのに対し、弊社の応答率は98％以上です。応答率が高ければ、業務依頼を受ける機会は増えると期待できます。

クレームにも柔軟に対応

クレームにも柔軟に対応してくれる電話代行会社であれば、安心感があるでしょう。昨今はどんな業界でも、クレーム電話は増加傾向にあるといわれています。電話代行のオペレーターが臨機応変にクレーム対応できる場合、問題の肥大化を防ぎやすくなるため、安心して着信対応を任せられるでしょう。

電話代行サービス株式会社なら導入手続きも簡単で、忙しい時期でも多くの手間をかけずに当サービスの利用を開始できます。繁忙期に導入すれば、顧客満足度や業務効率、売上の向上に効果が期待できます。ハウスクリーニングや家事代行業の人手不足解消に、ぜひ電話代行サービス株式会社をご活用ください。

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