秘書代行の費用はいくらくらい？

更新日：2023.02.10秘書代行

本業が忙しい、人手が足りないなどの理由で電話対応に悩みを抱えている会社は少なくありません。このような電話対応に関する悩みは、秘書代行サービスを利用することで問題解決につながるケースがあります。

とはいえ、具体的にどのくらいの費用がかかるのか気になる人もいるのではないでしょうか。企業が新たなサービスを取り入れる場合、サービスの内容もさることながら費用も重要なポイントになります。本記事では、秘書代行サービスの利用で必要な費用の目安や料金プランを紹介します。

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そもそも秘書代行サービスとは

秘書代行サービスは契約者の代わりに電話対応を行うサービスのことで、電話代行と呼ばれることもあります。クレーム対応専門の業者もあれば、契約者の目的に合わせたオーダーメイド型の業者もあり、サービス内容は業者によってさまざまです。

秘書代行サービスを利用するメリットは複数あります。例えば、自社の社員が電話の対応をする必要がなくなり業務の効率化が図れます。電話対応のために新たな人材を雇う必要もないため、人件費の削減も可能です。電話対応に関する教育を受けたオペレーターが応対することで、電話対応の質もアップします。

秘書代行サービスの利用にかかる費用とは

秘書代行サービスを利用するにあたり、必要になるのは初期費用と利用料金です。それぞれ詳細を確認してみましょう。

初期費用（入会金・登録料）

一般的に秘書代行サービスの利用を開始する際は、利用料金のほかに入会金や登録金がかかります。初期費用の金額は、利用先の料金設定や利用するサービス内容によって異なります。サービス内容によって異なるのは、業務を遂行するには専門的な知識が必要になるなど、新たにオペレーターの研修を実施しなければならないケースもあるからです。

ただし、なかには入会金や登録料が発生しないケースもあります。秘書代行サービスを利用する際は、毎月の利用料金だけでなく入会金や登録料の有無、金額を事前に確認しておきましょう。

利用料金

秘書代行サービスの料金設定は、ほとんどが毎月定額制で所定のコール数に達するまで対応してもらえる月額定額制です。なかには1コールにつき〇円、といった件数ごとに料金が発生するシステムの業者もあります。

月額定額制の場合は所定のコール数を超過すると、コールオーバー料が発生します。コールオーバー料とは、1コールごとに料金が加算される追加料金のことです。月額基本料金が安い業者はコールオーバー料が高めに設定されている傾向があり、場合によっては月額定額制よりも割高になってしまうことがあります。

また、夜間・休日のサービス利用や、電話の転送・FAX送信など電話対応以外の業務を依頼するとオプション料が発生します。オプション内容は業者によって異なるため、しっかりチェックしておきましょう。

秘書代行サービスを利用する際の費用の目安

秘書代行サービスを利用する際の費用の目安は以下のとおりです。

費用項目	料金相場
初期費用	1万円～3万円程度
月額基本料	5,000円～3万円程度
コールオーバー料	1コールにつき100円～150円程度
オプション料	100円～3,000円程度

表を見ると、初期費用や利用料金には幅があることがわかります。月額基本料が5,000円程度の業者も存在しますが、もともと設定されているコール数が数十件ほどと少なかったり、コールオーバー料が割高になったりするケースがあります。自社のこれまでのコール数と基本料に含まれるコール数を照らし合わせて検討してみましょう。

オプション料は電話の転送やFAX送信、データ入力などが1件につき数百円程度、音声ガイダンス発信は月額数千円程度が目安となります。

秘書代行に依頼できる業務

秘書代行サービスに依頼できる業務は複数あります。ここで、秘書代行に依頼できる業務を見ていきましょう。

電話対応

秘書代行サービスのメイン業務が電話対応です。秘書代行のオペレーターが企業にかかってきた電話の応対をします。ほとんどの業者のオペレーターは電話対応の基本やビジネスマナーの研修を受けており、安心して電話を任せられます。

電話の内容はその都度メールなどで報告してもらえるため、急を要する内容であればすぐに折り返すなど臨機応変に対応できるようになるでしょう。既存の電話番号を使用しオペレーターに転送するタイプと、業者から電話番号を借りて利用するタイプがあります。

不在時の対応

ゆとりがある時間帯は自社の社員が電話対応を行い、忙しい時間帯や不在時のみ秘書代行に任せることも可能です。特に、社員が少ない企業は営業や来客で電話対応ができる社員がいなくなることもめずらしくありません。忙しい時間帯や不在時の対応を任せれば、電話の取りこぼしを防げます。

勧誘や営業の電話に対しては、担当者が不在のため必要があればかけ直す旨を伝えてくれます。内容を確認して興味のあるサービスや商品であればかけ直せるため、時間を無駄にしなくてすむでしょう。

時間外のガイダンス

夜間や休日など、企業の営業時間外にかかってきた電話に対して、自動音声で対応するサービスです。万が一、営業時間を把握していないお客様が営業時間外に電話をかけてきた場合、コール音が鳴るだけで誰も電話に出なければ「番号を間違えているのか」「営業していない企業なのではないか」など不安になってしまいます。お客様からすると、自動音声であっても営業時間外であることや営業時間のガイダンスを流すだけで印象が違います。

受注時の対応

秘書代行サービスは、インターネットショップなどの受注対応も可能です。商品の手配や発送が忙しい、電話での注文が多くてすべての電話に対応できないなどの場合も対応を任せられます。電話での受注は商品の発送先やお客様の名前などを、より慎重に確認しなければならないため、時間がかかります。なかには商品について質問をしながら購入を決めたいお客様もいるでしょう。経験を積んだ秘書代行のオペレーターであれば、受注時の対応もスムーズに行ってくれます。

電話内容のフィードバック

お客様からの質問に対して、秘書代行のオペレーターがフィードバックしてくれるオプションを設ける業者もあります。商品の在庫や入荷予定日など、その都度確認する必要がある質問の場合に、確認後お客様に折り返して回答してくれるサービスです。電話内容のフィードバックは、自社の社員が折り返す手間がかからないだけでなく、知りたい情報をスムーズに提供してもらえることで客様の満足度もアップします。

電話代行サービス(株)の料金プランを紹介

最後に、電話代行サービス(株)の基本の料金プランを紹介します。

【平日のみ】秘書代行の料金

平日のみの秘書代行の料金は以下のとおりです。

	月間30コールまで	月間50コールまで	月間100コールまで
9:00～18:00	8,000円	10,000円	20,000円
9:00～19:00	12,500円	14,000円	20,000円
9:00～20:00	15,000円	18,000円	25,000円
9:00～21:00	17,500円	22,000円	30,000円

（すべて税込価格：2021年11月時点の月額費用）

【平日+土日祝】秘書代行の料金

平日だけでなく、土日祝日も対応可能なプランもあります。

	月間30コールまで	月間50コールまで	月間100コールまで
9:00～18:00	12,500円	15,000円	26,000円
9:00～19:00	16,500円	18,500円	26,000円
9:00～20:00	19,000円	22,000円	30,000円
9:00～21:00	22,000円	25,500円	34,000円

こちらのプランも月間のコール数が超過した場合は、1コールにつき280円（税別）のコールオーバー料が発生します。土日祝日も含まれるプランなので、曜日に関係なく稼働している企業も利用しやすく、土日祝日が休みの企業は社員が出勤していない日も電話の取りこぼしを防げます。

電話代行サービス(株)は24時間365日電話対応が可能で、深夜早朝のみのプラン、24時間退行可能なプランなどもあるため、詳細はお問い合わせください。月間100コールを超える対応も可能です。

秘書代行を利用するなら電話代行サービス(株)にお任せください

秘書代行サービスは、依頼主に代わって電話対応を行うサービスのことで、幅広いサービスを利用できます。料金は月額定額制で所定のコール数を超えると追加料金が発生する業者がほとんどです。入会金や登録料が発生したりオプション料が発生したりすることもあるため、サービスを利用する際は、内容をしっかりチェックしましょう。

電話代行サービス(株)では、30年以上にわたるノウハウを活かし、オペレーターの対応力に不安がありません。オーダーメイド型プランの利用やクレジットカード払いも可能で、利用者から高い満足度を得ています。秘書代行サービスなら、電話代行サービス(株)にお任せください。

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