秘書代行の打ち合わせの前にここをチェック!

2017.08.06 更新日:2022.05.02秘書代行

秘書代行のここをチェックと念を押す女性

会社にとって電話は大切な連絡手段のひとつですが、対応に追われれば業務に集中できず生産性も上がりません。その様なジレンマを解決するための手段として秘書代行というサービスが存在する訳ですが、しかし、目的がはっきりしないまま利用すると、選んだサービスに不満を感じることもあります。そこで今回は、秘書代行をより賢く利用していただくために、打ち合わせの前にチェックしておきたいことをご紹介します。

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秘書代行の利用目的を明確にしておくことが重要

利用目的やコール数など

打ち合わせ前にチェックしておくべきこととして、利用目的とコール数という観点からご説明します。

利用目的

秘書代行の利用目的を明確にすることで、必要なサービス・不必要なサービスが見えてきます。
たとえば、「別事業部として電話番号を借りた上で電話対応まで任せたい」という場合は、電話番号貸し出しサービスを含む秘書代行が有効でしょう。

ただ、「商品説明は深く掘り下げて対応して欲しい」という場合は、もしかしたら秘書代行ではまかなえないかもしれません。打ち合わせの段階で利用意図をはっきり示せれば、営業担当者も最良のサービスの提案がしやすくなります。

コール数

コール数の指標を出すことも忘れずにしましょう。秘書代行の基本料金はコール数に応じて決まるのが一般的です。対応してもらうであろう1日のコール件数を把握し、適切なプラン(コース)をチョイスすれば、無駄な出費も防げるでしょう。

判断が難しいことはご相談を

秘書代行に関して、少しでも分からないことや不明な点があれば、営業担当者におたずねください。料金の細かい仕組みや導入方法、間違い電話の取り扱いに関するルールまで、すべて詳細にご説明します。

それ以外にも、サービスの内容やオペレーター業務のレベルについてなど、分からないことが出てくるかと思います。形ある商品ではないので、当然ともいえます。不安を抱えたまま利用を開始するより、万全の状態で臨んだほうが業務もはかどります。「この会社に任せれば大丈夫」と信頼できるまで、遠慮なく何なりとおたずねください。

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