電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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会社の電話は本当に必要ないか?徹底検証!

 

「信頼度」「印象」「安心感」に影響を与える固定電話

こんにちは。電話代行サービス(株)のシステム担当です。今回は、Webニュースで取り上げられていた気になるトピックスをご紹介し、その内容について考えてみたいと思います。

そのトピックスのテーマは、「会社に固定電話はいらないのか?」というものです。

果たして、会社に固定電話は本当に必要ないのでしょうか?

会社の固定電話

便利なチャットワークの登場で電話は不要?

さまざまな統計を見てみると、自宅に固定電話を引いている家庭は少なくなってきています。今はスマホで電話はおろか、ネット検索や買い物、カード代金の支払いもできる時代。連絡手段を昔ながらの固定電話にこだわる考えは、もはや古いと言えるのかもしれません。

しかし、上記のトピックスでは、家庭はおろかビジネスの場においても固定電話が淘汰されつつある、と指摘しています。その主な原因は、ビジネス向けのチャットサービスが急速に普及しているから。パソコンとネット回線があれば、社員同士、または取引先との連絡ツールとしても手軽に活用できる便利なサービスです。チャットでは、業務内容やプロジェクトによってメンバーを選定できるグループチャットも利用できるため、種々の報告や情報共有、スケジュール管理なども大変効率良くできます。

確かに、業務の効率性だけ考えれば、電話を使うよりチャットワークを上手く活用したほうが便利かもしれません。若い世代は電話よりSNSなどの利用に慣れているため、時代が進むほど、この流れは顕著になることも予想されます。

固定電話は本当にいらない?

ここで、固定電話の持つ意義と必要性について、考えてみたいと思います。

電話代行サービス(株)でも、固定電話の番号貸出サービスを提供しており、また、『固定番号発着信サービス』というものもあります。これは、弊社がお貸し出しした固定電話番号を、相手側に通知して電話発信ができるサービスです。携帯電話で電話をかけても、相手側へは固定電話の番号が通知されます。このサービスが利用される主な理由には、次のふたつがあります。

  • プライベートで使っている携帯電話の番号を知らせたくない
  • 印象度も信頼度も、携帯電話と固定電話とでは全く違う

固定電話の番号が利用される大きな理由ははやり、「信頼度」「印象」「安心感」に与える影響が大きいからと言えます。いくら携帯電話やスマホ、チャット機能が便利とはいえ、それだけでは物事の価値を推し量れないのがビジネスの世界。社員同士の連絡ツールだけならチャットでも構わないでしょうが、取引先やクライアントとの間で築かれる信頼関係を考えれば、固定電話の持つ意義は決して小さくはありません。

固定電話のメリット

参考までに、固定電話のメリットを具体的に挙げていきましょう。

名刺の連絡先に利用できる

固定電話が少なくなっても、名刺を持たせない会社はほとんどないでしょう。ビジネスマン同士の初顔合わせの儀式とも言える名刺交換。自身の氏名と会社名、部署名と同時に、連絡先として電話番号を記載するのが大原則です。その時、番号が固定電話か携帯電話かで、相手に与える印象は全く違うでしょう。これは日本社会だけかもしれませんが、携帯電話の番号表示だと、どうしても「小規模な会社なのかな?」と思われてしまいがちです。

スタッフにビジネスマナー教育ができる

そもそも固定電話のない会社では、しっかりとしたビジネスマナー教育も難しいかもしれません。なぜなら、ビジネスマナーの基本である電話応対のスキルは、固定電話の取り方、話し方で磨かれてきたビジネス習慣があるからです。そのため、電話対応を任された新入社員は、まず徹底して電話応対のビジネスマナーを仕込まれます。電話を取る事務員は会社を代表する顔でもあり、印象を決めるバロメーターともなり得ます。固定電話がある環境だからこそ、基本的なビジネスマナーも社員一人ひとりに行き渡る面が小さくありません

ビジネスフォンなど高機能電話端末を活かす方法

固定電話の持つ利点や意義を力説して参りましたが、最後にその利用価値を高めるひとつの手段として、有効なビジネスフォンの最新機能をご紹介したいと思います。クライアントに与える印象や信頼感を確保する意味でも、固定電話の役割は今後も欠かせません。そのバリューは以下の様な高機能電話端末の活用でさらに引き出せます。

ディスプレイにニュースが流れる!

インターネット配信のRSSを一時取得し、電話機のディスプレイにニュースを流す機能が備わるビジネスフォンもあります。ニュースに限らず、天気予報のチェックや、好きなブログの閲読なども可能。お客様との会話の流れで必要となった情報をすぐにキャリーして提示すれば、顧客満足度もアップするでしょう。

ワンタッチ操作で会話を録音!

大事な会話内容は、話を聞き取りながらメモする必要がありますが、便利なビジネスフォンを使えばワンタッチ操作だけでその内容を記録できます。より正確に話の内容を残せるため、聞き間違いや勘違いなどありがちなトラブル防止に役立つでしょう。

今回は、固定電話のネガティブな情報をご紹介しましたが、もちろんその機能性や特有のメリットを重視して活用する企業もたくさんあります。時代の流れだからと言って安易に切り捨てず、目的とサービス内容、そしてお客様・クライアントの立場も考えてサービスを選びたいものです。

 - システム担当者

電話代行サービス株式会社

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