電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話代行のコール数を想定すること

 

電話代行では欠かせないコール数

電話代行というサービスを利用する上で重要な要素となってくるのが、「コール数」と呼ばれるものです。

「コール数」という言葉を聞いたことがないという方もいらっしゃると思いますので、簡単に紹介をします。「コール数」というのは、お客様など、外部からお電話を頂いた、受電した電話の回数になります。

電話代行業は、顧客様の代わりにオペレーターが電話を応対します。つまり、電話対応をする本数は、必要となるオペレーターの人数やその仕事量に直結するため、サービス料金に関わってくる重要な部分です。電話代行業者が提示しているプランなどを確認すると、コール数によって、プラン料金が変わるのも確認頂けるかと思います。

プッシュ回線の電話機

コール数を想定する

営業担当者がお問い合わせを頂いた際に、「月にどれぐらいのお電話の件数を対応しますか?」とおたずねします。この時、よくわからない、とおっしゃる方がいます。

どうしてよくわからないのか。その理由は想像に難しくありません。なぜなら、事務所にかかってくる月間の電話の件数といっても、漠然としていて把握されていないことは多くあります。事務所にかかってくる1日の電話の件数におきかえても、正確に数えている法人企業様は少ないと思います。大まかな数といっても、事務員さんや受付の方でなければ把握されていない事が多いかとも思います。また、月末月初に件数が多かったり、月の中でもそれなりに変動もあると思いますので、余計に分かり難いのではないでしょうか。
特に小企業様や個人事業主様になると、月間でどれ程度の電話が鳴るのかを集計するよりも、もっと優先して行いたい作業は山ほどあるからです。

そこで、弊社では1日掛かって来る電話の本数は何本ですか?とお聞きすることがあります。その結果から簡単に月間のコール数を導きます。

しかし、それが正解ではありません。毎日、安定して電話がかかってくるとは限らないからです。しかし、あながち遠くない結果が出ることも多く、目安の料金案内や、お見積もりを発行する時に利用させて頂くこともございます。その後、時間をおいてお調べ頂いた後に、しっかりとした見積もりを提供させて頂くこともできます。

ちなみに弊社、電話代行サービス(株)ではコール数のカウントにおいて、

「いたずら電話や間違い電話、セールス電話など、報告を必要としないコールについてはコール数としてカウントしない」

という取り決めがあります。ご契約頂いている顧客様に向けた電話しかカウントしません。無駄な料金が発生せず、必要のない報告を聞くこともなくなります。料金はもちろんですが、余分な時間をとられずに済むというメリットもあります。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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