【例文付き】顛末書・始末書の書き方、メールの送り方

Q: 顛末書と始末書の違いとは

１. 顛末書の目的や特徴 ２. 始末書の目的や特徴 ３. 近似する文書との違い

更新日：2024.11.18ビジネス豆知識

仕事上、いくら気をつけていてもミスやトラブルを起こしてしまうことはあり得ます。場合によっては、勤務先から顛末書や始末書の提出を求められることもあるでしょう。その際、以前に作成した経験がないと、各文書の違いや具体的な書き方について悩むかもしれません。この機会に、それぞれの特徴や書式を確認しておけば、実際に文書を作成・提出する場面で役立つでしょう。そこで今回は、顛末書と始末書の違いを解説し、メールで提出する際の例文や注意点をご紹介します。

1 顛末書と始末書の違いとは
2 顛末書、始末書をメールで提出する際の例文
- 2.1 顛末書（社内、社外）
- 2.2 始末書（納期遅延、遅刻、事故、紛失、汎用）
3 顛末書、始末書をメールで送る際の注意点
- 3.1 ファイル形式などの注意点
- 3.2 その他の注意点
4 この記事を読まれている方へのオススメ

顛末書と始末書の違いとは

顛末書と始末書の大きな違いは、それぞれの文書を作成する目的や書面に記載する内容の差異です。

顛末書の目的や特徴

ビジネスの場で顛末書を作成する主な目的は、仕事上のミスやトラブルが起きた時、社内全体で情報を共有して再発防止に活かすことです。この文書には、上記の目的に沿って、ミスやトラブルの経緯・発生原因・解決策や再発防止策を記載します。また、いずれの項目も、事実関係を客観的な視点で記すところが特徴的です。

書面作成では客観性が重視されるため、作成者は、問題となった業務の担当者や直属の上司が相応しいといわれています。通常は、一通り事態が収束したタイミングで作成します。基本的に提出先は社内です。記載内容は主に事実関係をまとめたものであり、罰則的な意味合いは薄く、社内向けの報告書とも見なされています。

始末書の目的や特徴

仕事関係で問題が発生した際、企業が従業員に始末書の作成を求める目的は、当事者に反省を促すためです。同文書を従業員が作成する場合、事実関係の報告だけでは不十分であり、反省や謝罪の姿勢を示す必要があります。顛末書が情報共有や再発防止を重視するのに対し、こちらは当事者が十分に反省しているか注視している点が大きな特徴です。

以上の目的にもとづき、書面作成は、ミス・トラブルや不祥事を招いた当事者本人が担当します。問題が発生すると、その直後に当事者は書面の作成を求められ、社内や社外の関係者に向けて提出するケースが一般的です。このように、始末書は反省・謝罪の意を表明することが主目的であり、反省文や謝罪文に近いと認識されています。

近似する文書との違い

顛末書・始末書と近似する文書との違いは、一般的に提出するケースの差といえるでしょう。具体的に近似する文書類としては、報告書・反省文・お詫びメールなどが挙げられます。報告書は顛末書に近い書類ですが、ミス・トラブルの発生時に限らず、さまざまな場面で仕事の進捗状況やデータ分析の結果報告が求められます。

また、反省文やお詫びメールは、始末書と大差のない文書です。ただし、始末書は重大な問題が起きると作成する場合が多いのに対し、反省文などは比較的に軽度のミスが見つかった時も個人的に用意するケースが見られます。これらの文書について、作成目的・記載内容や特徴をまとめると下表の通りです。

※横にスクロールできます。

文書名	作成目的	主な記載内容	特徴
顛末書	事態の情報共有・再発防止	問題の経緯・発生原因・解決策・再発防止策	客観性を重視・事実関係を客観的に記載
始末書	問題発生の直後に当事者の反省・謝罪を促すこと	事実関係、問題を招いたことへの反省や謝罪の姿勢	当事者が十分に反省しているか注視
報告書	仕事の進捗やデータ分析の結果確認	業務の進捗状況やデータの分析結	ミス・トラブルに関係なく作成
反省文	反省・謝罪・改善の意思表示	反省や今後の成長に向けた言葉	誠意をもって反省する姿勢が大切
お詫びメール	反省やお詫びの気持ちを伝達	迷惑をかけた相手（社外）へのお詫びの言葉	丁寧にお詫びすることが重要

なお、ミス・トラブルによっては、企業が顛末書および始末書の提出を求める場合があります。また、顛末書は業務命令で提出を指示できますが、法的な効力は伴いません。一方、始末書は、反省文より程度が重く、人事査定や懲戒処分の検討材料になる可能性があります。

顛末書、始末書をメールで提出する際の例文

顛末書・始末書をメールで提出する際、基本的な書き方を確認しておくと、書面を作成する時の手間を省くのに便利です。以下に、参考として、いくつか状況別の例文をご紹介します。

顛末書（社内、社外）

顛末書は、ミスやトラブルの詳細を客観的に報告することが大切です。

【社内向け】

社内向けの顛末書は、次のような書式で作成すれば差し支えないでしょう。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
代表取締役　〇〇　〇〇様
☐☐部▽▽課◎◎◎◎

顛末書
この度、〇〇の業務で発生した△△の問題につき、取り急ぎ事実関係の調査を実施いたしました。結果、問題発生の経緯・原因・対応状況等を確認できましたので、以下の通りご報告を申し上げます。

記
1.発生年月・日時：20〇〇年〇月〇日・△△時△△分頃
2.発生場所：東京都〇〇区～～
3.内容：～～で業務中に、△△のトラブルが発生
4.当事者：☐☐部▽▽課〇〇〇〇
5.原因：〇〇の業務を進めていた時、・・・が原因で△△の事態が生じた
6.対応：◇◇部長に報告のうえ、～～の指示を受け～～～を実施
7.今後の対策：
業務中に・・・したため、〜により〜が起き、△△の問題を招いた。以後は、～～　を徹底し、～～～を厳格化する。
今後は、このような問題の再発防止に努め、社内教育を進めてまいります。

以上のように、社内向けの顛末書は、事実関係を時系列に沿って報告する書き方が基本的です。

>>顛末書（社内向け）テンプレートをダウンロードする（Word）

【社外向け】

社外向けの顛末書は、以下のような書式が適しています。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
株式会社☐☐
代表取締役　〇〇　〇〇様
△△株式会社
◇◇部▽▽課◎◎◎◎

顛末書
この度、弊社で発生した△△の件につきましては、貴社へ甚大なるご迷惑をお掛けいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。△△の発生経緯を調査いたしました結果、発生原因等が判明しましたので、今後の対策とともに以下の通りご報告申し上げます。

記
1.発生年月・日時：20〇〇年〇月・〇日・△△時△△分頃
2.発生場所：〇〇県◎◎市～～
3.内容：～～で作業中に、・・・のトラブルが発生
4.当事者：◇◇部▽▽課〇〇〇〇
5.原因：〇〇を稼働していた時、／／／が原因となり△△の事態が起きた
6.対応：＃＃部長に報告のうえ、××××××の指示を受け～～を実施
7.今後の対策：
作業中に／／／したため、〜により・・・が生じ、△△が起きる問題を招いた。今後は、××××××を徹底し、～～を厳格化する。
以後、同様の問題が生じないよう再発防止を心がけ、社内教育の徹底化に努めてまいります。

社外向けの顛末書は、社内向けと異なり、お詫びの言葉を最初に添える書式が一般的です。

>>顛末書（社外向け）テンプレートをダウンロードする（Word）

始末書（納期遅延、遅刻、事故、紛失、汎用）

始末書は、誠意をもって反省・謝罪の姿勢を表明することが重要です。

【納期遅延】

仕事の納期を遅延した場合、以下のような始末書を作成すれば問題ないでしょう。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役　〇〇　〇〇様
☐☐株式会社
代表取締役　△△　△△　印

始末書
この度、本来は下記の通り〇月〇日までに納めさせていただくべき〇〇を納品できず、貴社に甚大なるご迷惑をお掛けいたしましたこと、深く謝罪を申し上げます。
今後は、同様の不手際を繰り返さぬよう厳格に業務を進めてまいる所存でおりますので、今回に限り寛大なご配慮を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
この度の納期遅延に関しましては、改めまして、本書をもって万謝を申し上げます。

記
1.納品期日：20〇〇〇月〇日
2.商品名：商品～型番（〇〇個×〇〇箱）
3.納期遅延の経緯・原因：
今般の～～経済情勢に伴い、「商品～型番」を製造するための原材料が入手困難な状況となり、資材調達や生産ラインの遅れなどが生じたため、期日までにご納品できなくなった次第でございます。
4.再発防止に向けた対策：
今後は、再発防止に向けた対策として原材料の調達先を～に変更し、・・・に細心の注意を払い、遅延なく業務を進めていくことといたします。
以上

納期遅延に関する始末書は、最初に深くお詫びする姿勢を表明し、納期遅延の経緯と原因や再発防止策も記すことが大切になります。

>>始末書（納期遅延）テンプレートをダウンロードする（Word）

【遅刻】

遅刻に伴い作成する始末書は、関係各所に反省・謝罪の意を示すのがマナーです。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
代表取締役　〇〇　〇〇様
☐☐部△△課◎◎◎◎

始末書
この度、私こと◎◎◎◎は、下記の通り～であったにもかかわらず業務に遅刻し、関係部署の皆様に多大なるご迷惑をお掛けいたしましたこと、衷心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。
以後、二度と遅刻を繰り返さぬよう気持ちを引き締め、真摯な姿勢で業務と向き合う所存です。今回に限り、寛大なご処分を賜りますよう心よりお願い申し上げます。

記
1.年月・日時：20〇〇年〇月〇日
2.遅刻等の経緯・原因：
〇月〇日は～であったにもかかわらず、×××が・・・する事態になり、△△の業務に遅刻してしまいました。
3.再発防止に向けた対策：
今後は、同じ過ちを繰り返さないため態度を改め、これまで以上に真摯な気持ちで業務に取り組むよう心がけてまいります。
以上

業務に遅刻した時、始末書の提出を求められた場合、謙虚に反省・謝罪の言葉を記すことが望まれます。

>>始末書（遅刻）テンプレートをダウンロードする（Word）

【事故】

車両事故を起こし始末書を作成する時は、法令遵守の姿勢を示すことが重要です。

20〇〇年〇月〇日
代表取締役　〇〇　〇〇様
☐☐部△△課◎◎◎◎

始末書
この度、私◎◎◎◎は、下期の通り△△車による事故を起こしてしまい、取引先ならび関係部署に甚大なるご迷惑をお掛けしましたこと、誠に申し訳ありませんでした。
今後は、このような事故の再発を防ぐため、車両を運転する際は道路交通法を遵守したうえで安全運転を心がけ、運転時は常に細心の注意を払う所存です。最後に、改めて今回の事故を深く反省するとともに、重ねて謝罪を申し上げます。

記
1.年月・日時：20〇〇年〇月〇日・〇時〇分頃
2.発生場所：☐☐付近
3.事故・不祥事等の経緯・原因：
〇月〇日の業務中、△△車を運転していた時、前方不注意により☐☐付近で◇◇と接触する事故を起こしました。事故を起こした際、～へ状況報告し、・・・に届出を済ませております。
4.再発防止に向けた対策：
以後、決して事故を起こさぬよう再発防止に努め、運転時は～を心がけ、・・・を怠らぬよう細心の注意を払ってまいります。
以上

業務中に社用車などで事故を起こした時は、深く反省する姿勢とともに法令遵守・安全運転の意志も明記することが望ましいでしょう。

>>始末書（事故）テンプレートをダウンロードする（Word）

【紛失】

物品を紛失した際、始末書で備品管理を徹底すると表明する意識は大切です。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
◇◇部長　〇〇　〇〇様
☐☐部△△課◎◎◎◎
この度、私こと◎◎◎◎は、下記の通り〇〇を紛失し、関係各所の皆様に大変なご迷惑をお掛けいたしましたこと、衷心からお詫び申し上げます。
今後は、このような不始末を二度と繰り返さぬよう、備品の管理および取扱いに細心の注意を払い、再発防止に努めてまいる所存です。改めて、今回の過ちにつきましては深く反省し、謹んで謝罪を申し上げます。

記
1.年月・日時：20〇〇年〇月〇日・〇時〇分頃
2.紛失場所：不明
3.紛失・不祥事等の経緯・原因
業務で～する際、・・・の十分な確認作業を怠り、不注意から〇〇が紛失する事態を招いてしまいました。当該品の紛失後、その旨は～に報告し、・・・へ紛失届を提出しております。
4.再発防止に向けた対策：
今後、物品類の紛失を防止するため、～する時は・・・の確認を厳重に行い、備品管理を徹底したうえ適切に取り扱うよう心がける所存です。重ねて、この度の不始末につきましては心から反省し、深くお詫び申し上げます。
以上

いずれの備品も、企業にとっては大事な資産であり、紛失時に誠意ある反省の姿勢を示すことは重要です。

>>始末書（紛失）テンプレートをダウンロードする（Word）

【汎用】

汎用の始末書は、さまざまな不祥事・不始末の発生時に幅広く用いられる書式です。

（例文）
20〇〇年〇月〇日
◇◇部長　〇〇　〇〇様
☐☐部△△課◎◎◎◎

始末書
この度、私◎◎◎◎は、下記の不適切な行為により、会社および関係各所に甚大なるご迷惑をお掛けしてしまい、大変に申し訳ありませんでした。当該行為を起こしたことにつき心から反省し、謹んでお詫び申し上げます。

記
1.年月・日時：20〇〇年〇月〇日・〇時〇分頃
2.発生場所：☐☐
3.問題行動・不祥事等の経緯・原因
☐☐で〇〇の業務を進める際、～の作業を怠ったため△△となり、・・・する事態を招いてしまいました。
4.再発防止に向けた対策：
今後、同様の不適切行為を防止するため、〇〇の業務では～を徹底し、適切な手順での業務遂行を心がけてまいります。
以上

>>始末書（汎用）テンプレートをダウンロードする（Word）

仕事上で不適切な行動を取ると、勤務先に大きな損害を与えるケースもあり、その際は始末書で心から反省の意志を示すことが大切になるでしょう。思わぬミスやトラブルで顛末書・始末書の提出を求められた際など、これらの文書やお詫びメールの書き方で迷った時は、上記した例文を参考にしてください。

顛末書、始末書をメールで送る際の注意点

顛末書・始末書をメールで送信する際は、添付ファイルの形式やファイル名などに注意が必要です。

ファイル形式などの注意点

メールに顛末書・始末書を添付して送る場合、適切なファイル形式を選択し、ファイル名の書き方やファイルサイズにも気をつけたいところです。

ファイル形式はPDFを選択

仕事関係の書類は、メール送信する時、PDFファイルに変換したうえで添付する方法が一般化しています。各種の文書を作成した際、そのままメールに添付すると、容易に改ざんできるためです。顛末書・始末書を送る時も、PDFファイルを選択してから添付すれば、後々の改ざんや修正を防ぎやすくなります。また、ファイルのバージョンによっては送信先で開けなくなる場合もあるため、どのバージョンが使えるかの確認も大切です。

ファイル名は簡潔に

業務に関する添付ファイルの名称は、簡潔に記すのがマナーです。顛末書・始末書の場合、「～の件についての顛末書（始末書・詫び状）」といった具合に明記すると、ファイルの内容が分かりやすくなります。また、同じ名称が重複するのを避けるため、メール送信する「日付」や書類の「バージョン」を付記する配慮も大事です。「顛末書（始末書）20241130」のように記載すると、送信先で区別・管理しやすくなるでしょう。

ファイルサイズは軽めに

業務メールに添付するファイルのサイズは、マナーとして、軽めに抑える必要があります。大容量のファイルを添付すると、送信先が受信する時、長い時間を要するケースが多いためです。仕事上で重大な問題が起こり、一度に複数の顛末書・始末書を提出する場合も、ファイルサイズを抑える配慮は欠かせません。メールが送受信できなくなる事態を避けるため、大容量の添付ファイルはZip形式に圧縮して送るのが賢明です。以上の3点に注意して文書をファイル添付すれば、送信先で問題なく書面に目を通してもらえるでしょう。

その他の注意点

顛末書・始末書をメール添付する場合、ファイル形式やファイル名に限らず、いろいろと注意する必要があるといわれています。

メールで提出する際に、口頭での報告は必要か？

ビジネスの場では、各種書類をメール送信する際、口頭での報告も必要になるかとの声が多く聞かれます。この点について決まりはありませんが、経過報告として口頭でも伝えることは、確実に業務を遂行するうえで望ましい配慮といえるでしょう。

誤送信をしてしまった場合はどうすれば良いか？

顛末書・始末書が添付されたメールを誤送信してしまった場合、再度、本来の送信先にメールを送り直す必要があります。また、余計なトラブルを避けるため、誤送信した相手先にも謝罪の連絡を入れておくとよいでしょう。

添付ファイルのパスワードを忘れてしまったら？

メール送信時に添付ファイルのパスワードを忘れてしまった時は、早急に再確認することが必要です。パスワードが不明のまま送ると、送信先で開けなくなり、迷惑をかける可能性があります。

スマートフォンから提出しても問題ないか？

顛末書・始末書をメールで提出する場合、いずれの通信端末を利用しても、セキュリティ面の安全性が確保されていれば問題ないでしょう。ただし、操作面が小さいスマホを使うと、送信先の選択を誤るなど思わぬトラブルを招くかもしれません。これらの点にも気をつけて顛末書・始末書をメール送信すれば、送信先に迷惑をかけるリスクは減り、スムーズな問題解決や企業の信頼回復につながると考えられます。メールで文書を送信した場合、さまざまなトラブルを招く恐れがあるため、送信先で確実に受信・閲覧できるか十分に確認してから提出することをおすすめします。