ミスをしたときのお詫びメール、始末書の書き方

2020.01.08ビジネス豆知識
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仕事していれば、「ミスはつきもの」といわれます。どれほど経験を積んでも、完全にミスをなくすのは簡単ではないでしょう。ミスすることを前提に考えた場合、大切になるのが再発防止です。お詫びのメールや始末書でも、ミスへの謝罪とともに今後の対策を示すことが重視されています。そこで今回は、これらの文書を作成する際、何を心がけるとミスの再発防止に活かせるかご紹介します。

ミスしたときのお詫びメール 始末書

 

お詫びメールの文例。上司に送る場合は?

仕事でミスした時の上司へのお詫びメールでは、謝罪の気持ち、事実関係、現状、今後の対策を簡潔に記すことが大切です。

 

メールの全体構成

メール全体の構成は、件名、上司の名前、謝罪、ミスの内容、ミスの原因、現時点までの経緯、今後の対策、改めての謝罪と結び、署名(自分の名前)という流れになります。

件名では、ミスについてのお詫びであると伝えます。本文は、謝罪から書き出すのが基本です。言い訳せず、お詫びの言葉だけ手短に記しましょう。あまり言い訳すると謝罪の気持ちが十分に伝わらず、印象を悪くする場合が多いため、好ましくありません。

ミスについては、いつ・どこで・何が起こったか正確に報告します。上司が事実関係を把握しているとは限らないため、分かりやすく伝えることが大切です。なぜミスしたか明確になっている場合には、原因も報告します。

また、ミスした時には、繰り返さないことが何より重要です。再発防止のため、現時点までに対処してきた内容と、これから進めていく改善策の報告も忘れてはいけません。最後に改めて謝罪を述べ、締めの言葉と自分の名前を記します。

 

お詫びメールの文例

注文のあった商品を間違えて手配してしまった場合の文例をご紹介します。

 

 

○○課長

 

お疲れ様です。▽▽です。

このたびは商品を誤って手配してしまい、大変申し訳ございません。

先日、□□様から△△(商品名)の注文を受けた際、誤って別の商品を手配してしまいました。すぐに商品を受け取ったお客様から連絡があり、ミスが発覚した次第です。今回のミスは、私が発送を急ぐあまり商品名の確認を怠ったために起きたと把握しています。

現在は、お客様への謝罪を済ませ受注品を再発送したところです。今後は商品名の確認作業を数回にわたり繰り返すことで、ミスの再発防止に努めたいと考えています。私の不手際で会社に多大なご迷惑をかけてしまい、本当に申し訳ありませんでした。改めて、お詫び申し上げます。

まずは取り急ぎ、メールにて現状と今後の改善策をご報告いたします。

▽▽(自分の名前)

 

仕事のミスは、少しでも将来に活かしたいものです。お詫びメールでは、ミスの原因をふまえたうえで今後の改善策をできるだけ具体的に提示することが望まれます。

 

 

お詫びメールの文例。取引先に送る場合は?

取引先へのお詫びメールも、上司への報告と大きく変わりません。こちらも、謝罪の気持ちや今後の対策を述べるのが大切です。

 

早めのお詫びが重要

自分で招いたミスは、取引先が気付いていない場合もあります。ミスを発見したら、相手から連絡がなくても早めのお詫びを心がけましょう。

メールは、すぐに見てもらえるとは限りません。急いでお詫びするなら、電話のほうが適しているとの意見が多く見られます。できれば電話での連絡が望ましいといえますが、相手が忙しいとつながらないこともあります。なかなか連絡を取れない時には、メールによるお詫びを行いましょう。

取引先が何も気付いていない可能性も考えると、ミスの内容は明確に伝える必要があります。お詫びの気持ちばかり強調しても、相手はなぜ謝罪されているのか分からないかもしれません。文章が長いと読みにくくなることもあるので、ミスの詳細や原因をできるだけ簡潔に説明しましょう。

敬語表現の使い方にも、注意が必要です。取引先に対して尊敬語のつもりで謙譲語を使うと相手を自分より低めてしまうので、正しい使い分けを覚えておきましょう。

 

お詫びメールの文例

商品の請求金額に誤りがあった場合の文例は、以下の通りです。

 

ご請求金額の誤りについてのお詫び

 

□□株式会社

経理部 ○○様

いつも、大変にお世話になっております。

株式会社△△の営業部◇◇です。

このたびは、◎◎をご注文いただき大変にありがとうございます。商品の発送後に代金を確認したところ、請求金額に誤りが見つかりました。ご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ありません。

請求書には●●円と記載していましたが、正しくは▲▲円です。こちらが料金計算を誤ったため、ミスが起きたと考えられます。請求書を改めて用意いたしましたので、修正した金額を添付ファイルにてご確認のうえお支払いをお願いします。こちらの不手際が招いたミスであり誠に勝手な申し出と承知しておりますが、ご理解いただければ幸いです。

お忙しいなか、お手間を取らせてしまい本当に申し訳ありません。この様なミスを起こさないためチェック体制を強化していきます。今後も、これまでと変わらずお付き合いいただければと存じます。

まずは取り急ぎ、請求金額の誤りのご報告とお詫びを申し上げます。

 

◇◇(自分の名前)

 

ミスを放置すれば、大切な取引先との関係悪化につながります。問題を拡大させないためにも、迅速な対応は不可欠です。

 

 

始末書について。書き方や注意点

始末書は、仕事で問題を起こした時に事実関係を報告したうえで謝罪の気持ちを表明する文書です。

 

始末書のポイント

始末書を作成する際、重要なポイントになるのは、事実関係を偽りなく報告し、反省の意を示すとともに再発防止策を明らかにすることです。

始末書は、事実関係の報告から始めます。事実報告では、誤りがあってはいけません。自分にとって都合が悪いと思われる内容も、漏らさず詳細に説明します。記載内容には、問題が発覚した経緯から、問題の具体的な内容、その原因、損害の状況、初動対応や現況まで含まれます。長いと読みにくくなるため、簡潔な表現を心がけましょう。

次は、反省点の記載です。自分にどんな落ち度があったか明確に記し、何を反省したか伝えます。自分の不手際や反省点をふまえ、最後に書くのが、今後の対応策です。ミスから学んだことを示し、その経験を今後に活かすための対策を報告します。

始末書は、パソコンでなく手書きで作成するのが基本です。通常は万年筆などを用い、便せんに縦書きします。最近はパソコンの使用や横書きを認めている会社もあるため、機会があれば確認しておくとよいでしょう。

始末書の主な目的は、ミスを反省することによる再発防止です。反省点や今後の対策については、とくに重点を置いて書きましょう。

 

作成時の注意点

始末書は、正規のビジネス文書のひとつです。便せんに縦で手書きする以外にも、注意したい点があります。

基本となる文書構成は、宛先、ミスやトラブルの具体的な内容、現時点までの対処内容と再発防止策、お詫びという流れです。お詫びでは自分のミスを素直に認め、反省の気持ちを意思表示することが大事です。自分の正当性を主張する言い訳は、好印象を持たれません。文書の作成時には、誠意ある態度で臨む必要があります。

書類を提出する時にも、マナーを守りましょう。始末書は、封筒に入れるのが正式なスタイルです。封筒には、白無地の二重封筒を使うのが適しています。表面に宛名は必要なく、中央に始末書とだけ記載します。所属部署と氏名の記載場所は、裏面です。いずれも、筆ペンか黒ペンを使います。

 

ミスすると気持ちは落ち込みますが、どの様に対処するかが肝心です。事後の対応によっては、評価がよくなる可能性も十分にあります。始末書は強制されませんが、早めに提出したほうが問題の肥大化を避けられ気持ちも切り替えられるでしょう。始末書を作成する際にはミスを心から謝罪し、反省の気持ちを忘れず今後の再発防止につなげるのが大切です。

 

参考:

https://croissant-online.jp/life/73016/

http://nomad-salaryman.com/mistake-report-boss-in

https://bizushiki.com/inattention

https://biz.trans-suite.jp/12763

https://kuguru.jp/672

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