『夜間休日電話代行』で法律事務所の24時間受付

2018.04.05　更新日：2021.09.01電話代行

1 24時間対応の電話代行を使うメリットをご紹介

24時間対応の電話代行を使うメリットをご紹介

いつでも法律相談を受け付ける、24時間365日対応の法律事務所。そのニーズに応えるためには、さまざまな課題を乗り越える必要があります。電話対応が間に合わないと悩まれている事務所では、『夜間休日電話代行』がおすすめです。取り次ぎ業務はもちろん、さらに踏み込んだ細かい顧客対応も望めます。そこで今回は、24時間365日対応の相談窓口の必要性、『夜間休日電話代行』の特長、さらにサービスがもたらすメリットについてご説明します。

夜間や土日の相談窓口が必要とされる理由

夜間や土日に法律相談を希望する人は、決して少なくありません。その理由は、相談者が抱える事情によって異なります。

代表的な理由のひとつが、ライフスタイルの多様化です。平日、法律事務所の営業時間中に電話をかけられる人ばかりではありません。日中、仕事に追われている人は、法律事務所に相談するなら夜間になります。落ち着いて法律相談するなら、疲れて帰ってきた後より土日が選ばれるでしょう。

予期せぬトラブルが生じた時、事案によっては法的な手続きが急がれる場合もあります。交通事故に巻き込まれると、気持ちが動転しているなか、事故現場で当事者間が示談交渉を始めてしまうケースも少なくありません。交通事故は一瞬の出来事であり、どれくらい自分に落ち度があったのか冷静に判断するのは困難です。時間を問わず、法律の専門家に相談できると助かります。

お金の絡む問題などは、いつ話し合いが紛糾するか分かりません。仕事が終わってから親族が集まった際、夜遅くまで話がもつれることも珍しくないでしょう。議論が激しくなり感情が高ぶっていると、なかなか寝られなくなります。深夜であっても悩みを打ち明けられる相手がいれば、多少は気持ちを静めてから就寝できるでしょう。

さまざまな法的トラブルの相談に対応し、安心してもらうのが法律事務所の役割です。すぐにでも専門家の意見を聞きたい人が事務所の営業時間まで悩みを抱え込まないためには、曜日や時間に関係なく電話のつながる年中無休の相談窓口が望ましいといえます。

夜間や土日の電話もしっかり傾聴し、後日に正しく取り次ぐサービス

弊社の『夜間休日電話代行』では、夜間や休日の着信に対応し、聞き取りした用件をクライアントに取り次ぎます。事務所などの営業時間外でも電話がつながり、ビジネスチャンスの拡大にも効果的です。

法律事務所が24時間365日体制の相談窓口を設置している場合、その“サポーター”としての役割を担うのが、当サービスです。年中無休の窓口は顧客にとって喜ばしいシステムですが、シフト調整は容易ではありません。十分な人手の確保が難しい時、弊社のサービスが有効です。受信を取りこぼすリスクを軽減するとともに、オペレーターはお客様の気持ちに寄り添った受け答えにより、相談内容を正確に把握します。

電話の相手から用件を聞き、ただ取り次ぐだけでは終わりません。クライアントから要望があれば、細かいヒアリングも実行できます。その際には、あらかじめ貴社のニーズをふまえたマニュアルを作成して対応します。オペレーターはさまざまな場面を想定した業務フローにしたがうので、画一的なマニュアル対応にはなりません。相談内容に応じた柔軟性のある電話対応が実現されるので、お客様ひとり一人に合ったオペレーションが可能です。

『夜間休日電話代行』であれば人手不足の問題を解消するとともに、顧客満足度の向上も望めます。事務所の信頼獲得につながり、依頼件数の増加も期待できるでしょう。

相談予約を取り付けてくれるため、ゆっくり休める

『夜間休日電話代行』では、取り次ぎ業務に終始せず、クライアント事務所と相談者のニーズをふまえた電話対応を心がけています。

相談者が法律相談の予約を希望された場合、その旨を事務所に伝えるだけでなく、担当する弁護士先生の都合などに配慮しながら面会する日時も調整します。そのため、無理なスケジュールの間に面会予定を組み込むなどの心配はありません。

取り次ぎ方法についても契約前にクライアントの希望を確認するので、事務所の都合に応じて連絡方法を変えられます。重要な打ち合わせが入っている時間帯はメールを使うなど報告手段を選べるので、事務所の業務を妨げる恐れもありません。急ぎの用件などは、じかに担当の先生へ連絡することも可能です。「この案件は夜中でも、すぐに電話してほしい」と指示されていれば、着信があり次第、電話連絡をいたします。

相談内容によっては、あらかじめ準備したマニュアルにより完結できるものもあります。専門的な相談が目的でなく法律事務所の案内資料が請求された場合、わざわざ事務所から折り返してもらう必要はありません。電話の相手には「近日中に手配します」と回答し、事務所には一連の経過を報告するのみで済みます。

『夜間休日電話代行』は、クライアントが期待されるレベルの電話対応を可能な限り実現します。相談窓口が24時間365日オープンの法律事務所でも、担当スタッフの負担が軽減され、夜間や週末には弁護士先生もゆっくり休めるでしょう。24時間365日対応をされている事業者様は、ぜひ当サービスの利用をご検討下さい。