【弁護士向け】24時間電話対応可能な電話代行会社活用術

近年、働き方や生活スタイルの変化により、法律相談のニーズは夜間・休日にも高まっています。とはいえ、人件費やスタッフの負担などを理由に、時間外の電話対応に課題を感じている弁護士事務所も少なくありません。そこで注目されているのが、弁護士業務に対応できる24時間対応の電話代行サービスです。新規相談や緊急案件の取りこぼしを防ぎながら、コストを抑えて受付体制を強化できる方法として、多くの法律事務所で導入が進んでいます。本記事では、法律事務所が時間外対応を強化すべき理由と、電話代行サービスの導入メリットや活用方法をご紹介します。

弁護士事務所は夜間・休日も対応すべきなのか？その課題と必要性

働き方や生活リズムの多様化により、弁護士事務所にも夜間・休日の相談対応が求められる時代になりました。とはいえ、人手やコスト、リスク管理といった課題から、対応に踏み切れない事務所も少なくありません。

多様化する相談ニーズに応える必要性

近年では、時差出勤や夜間勤務などの働き方が広がり、日中に法律相談の時間を確保するのが難しい人が増えています。その結果、弁護士事務所には平日夜間や土日の相談窓口を求める声が多く寄せられるようになりました。

また、DVや児童虐待といった緊急性の高い案件では、対応の遅れが深刻な事態を招く恐れがあり、時間外の対応が不可欠です。さらに、地理的に法律事務所が近くにない相談者にとっても、休日や夜間に対応できる体制は大きな安心材料となります。

時間外対応に立ちはだかる課題

一方で、夜間・休日の対応にはいくつものハードルがあります。まず大きいのが人材確保の問題です。労働力不足が深刻化するなか、柔軟にシフトを組める人員の確保は難しくなっています。また、人件費やシステムの整備にかかるコストも無視できません。さらに、法律事務所が取り扱う個人情報は非常に機密性が高く、時間外対応でも万全な管理体制が求められます。

このように、夜間・休日対応は重要である一方、事務所単独で体制を整えるのは容易ではありません。そのため、一次受付業務を電話代行に委託する方法が、現実的な選択肢として注目されています。

「夜間休日 電話代行」で得られる主なメリット

夜間や休日の電話代行を活用することで、限られたリソースでもチャンスを逃さず、効率的な業務運営と高品質な対応を実現できます。とくに人手やコストに課題を抱える法律事務所にとって、有力な選択肢となるでしょう。ここでは、夜間休日電話代行を活用することで得られるメリットについてご紹介します。

機会損失を防ぐ

夜間や休日にも相談の電話はかかってきます。電話代行を導入すれば、事務所が不在の時間帯でも新規相談や緊急案件を確実に受け止めることができ、機会損失を防げます。とくに一刻を争う案件や初回接触が重要な相談においては、大きな差を生むポイントです。

コスト効率よく業務に集中

24時間体制の自社対応には相応の人件費がかかりますが、電話代行を活用すれば、コストを抑えながらも必要な対応が可能になります。事務スタッフの負担軽減や、業務時間中の効率向上にもつながり、本来注力すべき案件処理や顧客対応に集中しやすくなります。

プロによる高品質な対応

多くの電話代行サービスでは、専門研修を受けたスタッフが応対にあたります。士業向けに特化したプランを提供している会社も多く、法律用語や事務所ごとの応対ルールにも柔軟に対応。初回の印象を大切にした、丁寧で信頼感のある電話応対が可能になります。

「夜間休日 電話代行」導入のお客様の声

電話代行は、電話対応に伴う業務負担軽減に効果的なサービスです。弊社、電話代行サービス株式会社が提供する夜間・休日対応の電話代行サービスも、多くの法律事務所で活用されています。98％以上の高い応答率で、24時間365日対応のため、夜間・早朝・休日も安心です。法律事務所の業務負担を軽減しつつ、無理なく24時間体制の相談受付を実現できる点が、多くの事務所から支持されています。30年以上にわたる運用実績の積み重ねにより、夜間・休日対応サービスは、これまでに9,200社以上の企業・事務所で導入されました。

とくに、弁護士・法律事務所向けの受付に特化したサービスは、全国356カ所以上で導入され、高い利用継続率を維持しています。いくつか実例を挙げると、次のような喜びの声が聞かれました。

【弁護士法人　A様】

「受任件数の増加を狙って電話受付の24時間化を検討していたが、外注に対する不安もあった。電話代行サービス（株）の夜間休日電話代行を導入後は、深夜帯にも安定して相談が入り、受任件数が実際に増加。導入前の丁寧な打ち合わせにより、アウトソーシングへの不安も解消された。」

【住宅設備販売業　B様】

「以前の電話代行では取りこぼしが多く、深夜の緊急対応に支障が出ていたため、電話代行サービス（株）に乗り換えを決断。応答率が大幅に改善され、ユーザーからの不満も解消。操作方法などの技術的な案内もしてくれて、非常に助かっています。」

【住宅医療支援診療所　C様】

「24時間体制が必要な医療サービスにおいて、従来の電話当番制では転送ミスや着信の見逃しが発生していたため、電話代行サービス（株）に切り替え。導入後は、深夜・早朝でも安定した受付体制が整い、社内負担が軽減されたうえに、緊急時の対応も的確になった。」

お客様の声からも分かるように、電話代行は業務負担や対応時間の制約といった課題を解消する有効な手段です。弊社、電話代行サービス株式会社が提供する夜間休日電話代行は、安心して業務に集中できる体制づくりをサポートします。これにより、法律事務所が抱える人手不足や対応漏れの不安の軽減につながるでしょう。

24時間対応×士業専門電話代行導入の際よくある質問

24時間対応の士業専門電話代行を導入する際には、さまざまな疑問が生じることがあります。ここでは、導入前によく寄せられる質問とその回答をご紹介します。

A.はい、クレーム対応も承っております。必要に応じて一次対応のみ、オーダーメイド対応も可能です。

A.報告・連絡に関するルールは、方法はもちろん、つながらない場合はどうするかなど、お打ち合わせ時に細かく取り決めさせていただいています。

A.「秘書代行業務」・・・最短でお申し込みの翌日からのご利用が可能です。
「コールセンター業務」・・・おおよそ10日前後の準備期間をいただいております。
ただし、ご依頼内容やお申し込み状況にもよりますので、正式にはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせくださいますよう、お願いします。

法律事務所や弁護士にとって、夜間や休日も含めた24時間体制の電話対応は、新規相談や緊急案件を逃さず受け止めるうえで重要な取り組みです。しかし、人員確保やコスト、対応品質などの課題から、自社で体制を整えるのは容易ではありません。そこで有効なのが、士業に特化した電話代行サービスの活用です。夜間・休日の電話対応を専門のプロに任せることで、業務負担を軽減しつつ、相談者への対応力を高められます。

弊社、電話代行サービス株式会社が提供する士業専門の24時間対応サービスは、法律事務所の業務内容や運用方針にあわせた柔軟な対応が可能です。受電漏れのない体制を構築し、貴所の信頼性向上にも貢献いたします。夜間や休日の対応強化を検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください。

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