法律事務所が電話代行を活用するメリット

2019.11.19 更新日:2021.09.28電話代行

法律事務所で働く女性弁護士

インターネットが普及した今でもビジネスのきっかけは1本の電話というケースは珍しくありません。さまざまな業種で電話応対の代行サービスを導入、または検討する企業が増えています。
その中でも法律事務所は電話代行を活用することで得られるメリットが大きいと考えられています。
本記事では、法律事務所が電話代行を活用するメリットについて解説します

法律事務所が電話代行の活用で得られるメリットは3つ

法律事務所で電話対応におわれる男性外国人弁護士

法律事務所が電話代行によって得られるメリットは主に3つあります。

  1. 初期の電話相談の取りこぼしを防げる
  2. 相談者に安心感を与えられる電話対応が期待できる
  3. 電話対応スタッフの人件費や教育の手間が省ける

1.相談電話の取りこぼしを防げる

法律事務所へは主に相談などの電話が頻繁にかかってきます。業務をこなしながらその電話に対応したり、別の電話の対応中に他の電話がかかってくるケースがほとんどです。
スタッフの人数が少ない事務所では、せっかくかかってきた相談の電話を取りこぼしてしまうこともあるでしょう。また、本来優先すべき案件が後回しになり、埋もれてしまって気づくのが遅れるということがあるかもしれません。

電話応対を電話代行のオペレーターに任せることで、かかってきた電話を優先順位が高い案件から折り返し電話することも可能です。そのため業務も効率よく進められます。
かかってくる電話対応を代行してもらえば、法律事務所の業務に無関係な営業や勧誘の電話に時間を取られることもなくなり、業務に集中できます。
その結果、効率が上がり、大きな生産性につながるでしょう。

2.相談者に安心感を与えられる電話対応

法律事務所に電話をかけてくる新規の相談者は何かしら切羽詰まった事情を抱えている人がほとんどです。相談者にとって親身になり、心配りができる対応ができるかどうかは初めの電話対応が大きく左右します。
電話対応のスキルが低いと、安心してここに相談してもいいのだろうかと不安を抱かせてしまいます。対面で相談を受けるケースとは違い、電話からの声だけで信頼できると思ってもらえるように安心感を与えられるようなスキルが必要です
その点、電話代行のオペレーターは電話対応スキルが高く、親身になってくれていると顧客に感じさせる温かみを持った対応ができるでしょう。

電話対応スタッフの人件費・教育コストの削減

法律事務所に新規に相談したいと考える人は時間帯や曜日を選ばず電話をかけてくるため、365日24時間の対応が求められています。週末・祝日や夜間の電話に対応するためには、その分スタッフを雇用する必要があります。
しかし、自社でスタッフ1人を雇用する場合、1ヵ月あたり十数万円の人件費がかかりますし、法律事務所の場合は電話対応スキルに加えて法律関係の問い合わせに対して理解する知識も求められます。また、スタッフを採用するにあたってのコストや教育コスト軽視できません

電話代行サービスの中には、電話対応スキルはもちろんのこと法律事務所のニーズに対応できる知識を身につけるための研修を受けたスタッフを提供できるケースもあります。
自社で採用するスタッフを選んだり、電話対応を安心して任せられるよう教育する手間が省けるのは法律事務所にとって大きなメリットとなるでしょう

法律事務所において電話代行が対応した実例

法律事務所バッジ

ここでは、法律事務所の電話を電話代行で対応した実例をご紹介します。

B型肝炎訴訟など医療過誤についての電話相談を受けた場合

電話で医療過誤の訴訟についての相談を受け付ける際は、次のような必要聴取事項を正確に聴き取る必要があります。

  • 相談者の基本情報(名前・年齢・住所・連絡先など)
  • 最初に感染を確認した時期
  • 感染の経緯
  • 現在までで最も重い症状について
  • 両親・兄弟・子どもについて

他にも無料相談会の参加予約の是非やアポイントの取得などの対応をします。
聞き取りにくい事項も多く、応対時間も長いのが一般的ですが、法律事務所の電話対応を行うオペレーターは焦らずしっかり正確に聴取することを心がけた対応を行います。

悩みや不安を抱えている相談者がデリケートな問題でも安心して相談できるように心づかいや雰囲気づくりを重視した対応が求められます。そのため、法律事務所の電話代行を担うオペレーターは、事前教育をしっかり行なった上で、ロールプレイング研修なども行い、万全の対応で臨んでいます。
他にも過払い金額請求など債務関係についての相談や交通事故、離婚問題、相続問題についての相談の電話にも対応するケースが多く、それぞれのケースにマッチした教育と研修を経たオペレーターを配置する代行業者がおすすめです。

法律事務所の電話代行には電話代行サービス株式会社がおすすめ

ここまで解説してきた通り、法律事務所の電話代行には電話対応のスキルだけではなく業界特有の用語や専門知識も持ち合わせ、悩みを抱えた相談者に対して親身になり安心して相談してもらえるような信頼感を抱かせる対応が求められます。
そこでおすすめしたいのは、電話代行サービス株式会社です。

オーダーメイドのプランも提供可能

電話代行サービス株式会社では、法律事務所それぞれのニーズに対応可能なオーダーメイドのプラン提供も行なっています。法律事務所によっては電話相談のほとんどが債務関係であったり、離婚や相続問題についてなどさまざまです。

法律事務所向けのプランといっても不要なサービスも含まれているかもしれません。必要なものだけ利用し、無駄がない契約ができるのが電話代行サービス株式会社のオーダーメイドサービスです。

法律事務所が電話代行を活用するメリットは大きい

法律事務所には、悩みを抱えた人が時間帯や曜日関係なく相談の電話をかけてきます。電話対応に追われて本来の業務の効率が下がるだけではなく、緊急性の高いような案件の相談電話を取りこぼしてしまう可能性もあるでしょう。
電話代行を活用し、オペレーターに電話対応を任せることで次のようなメリットがあります。

  • 重要度の高い案件を優先して受け付ける
  • 相談者に安心感と信頼を抱かせることで次のステップの相談へ進みやすくする
  • 電話対応スタッフの人件費や教育費を抑えられる

しかし、法律事務所で扱う案件はデリケートな問題も多く、専門知識も必要です。
その点、電話代行サービス株式会社では、法律事務所に必要な知識や電話対応スキルを身に付けたオペレーターの提供が可能です。サービス内容はニーズに合わせたオーダーメイドも可能ですから、電話代行の導入を検討している法律事務所におすすめです。

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