内線電話の使い方は？かけ方やマナーを知ろう！

更新日：2023.05.11電話代行

社内での連絡に内線用の回線を使った場合、基本的に通話料金が発生することはありません。内線電話は、コスト削減に便利な電話機といえます。ただし、正しい操作手順を理解しておかないと職場の電話対応で手間取るかもしれません。また、通話相手から不快に思われないためには、マナーを知っておくことも大切です。そこで今回は、内線電話の仕組み・かけ方・基本マナーなどをご紹介します。

1 内線電話の仕組みや使い方
2 内線電話のかけ方・マナー
3 内線電話の注意点
4 この記事を読まれている方へのオススメ

内線電話の仕組みや使い方

内線電話は、専用の内部回線に接続した電話機同士が外線を介さずに通話できるシステムです。以下では、内線電話の仕組み・使い方や一般的な外線電話との違いをご紹介します。

内線電話の仕組み・設置方法

内線電話は、特定の内部回線だけで電話機をつなぎ電話の回線網を構築する仕組みが大きな特徴です。会社で設置する場合、最初に「PBX（構内交換機）」と呼ばれる専用の交換機を用意します。この交換機には、内線電話による受発信をコントロールする機能が備えられています。

その後、内線用の通話回線に電話機を接続し、それぞれの電話機に番号を割り振れば設置完了です。かつては、交換機自体を社内に設置する「オンプレミス型PBX」が多くの会社で選ばれていました。最近は、ネット上でクラウドサーバーに接続する「クラウドPBX」と呼ばれるタイプも登場しています。いずれも公共の電話回線を経由しないため、内線電話同士の通話であれば利用料金は発生しません。

内線電話の使い方・機能

内線電話の使い方は、基本的に外線電話やスマホと同じです。それぞれの電話機の内線番号をダイヤルすれば、内線経由で通話できます。
主な機能としては、次の4つが挙げられます。

音声通話
保留転送
パーク保留
自動音声応答

音声通話は、音声で会話できる機能です。保留転送は、電話を受けた内線電話を保留して別の内線電話に転送する機能を指します。パーク保留を使うと、受信中の電話を保留したうえで別の電話機と通話できます。自動音声応答は、電話を受けた時に自動で音声ガイダンスを流せる機能です。それぞれの機能を上手に使いこなせば、社内の電話対応はスムーズに進めやすくなると期待できます。

外線電話との違い

内線電話と外線電話は、電話機が専用の内線網を構築しているか公共の外線にのみ接続しているかの違いがあります。内線電話は、複数の電話機が内線用の通信網でつながっているタイプです。電話機ごとに内線番号を設定できるため、いずれかの電話機が外線を受けた時に別の内線電話への接続・転送が可能になります。

外線電話は、個々の電話機が公共の通信回線に接続されています。それぞれの電話機は1つの電話番号しか契約できないため、通常は保留機能を使っても同時に複数の外線電話と接続できません。多くの会社はお客様や取引先から次々に連絡が入るため、着信対応を円滑に進めるには外線電話より内線電話のほうが適していると考えられます。

内線電話のかけ方・マナー

内線電話は多くの会社で使われているため、固定電話・スマホからのかけ方・マナーを覚えておくと安心です。以下では、さまざまなケースでのかけ方や基本マナーをご紹介します。

固定電話からのかけ方

固定電話から内線電話にかける時、社内と社外でかけ方が異なる場合があります。社内の内線電話にかける場合、内線ボタンを押してから発信先の内線番号にかける方法が一般的です。通常、電話機は外線につながる状態になっているため、社内の内線用回線に接続する時は最初に内線ボタンを選択する必要があります。

一方、社外の内線電話にかける場合、社内用の内線網は使わないため内線の選択は不要です。外線電話にかける要領で代表番号＋内線番号を押せば、発信先につながります。また、直通電話であれば、代表番号も必要ありません。なお、代表番号＋内線番号の場合には各番号の間でポーズコマンドが必要になる機種もあるため、事前確認が不可欠です。

スマホからのかけ方

スマホから内線電話にかける時は、代表番号＋内線番号でかける方法が一般的と考えられます。普通のスマホは内線化されていないため、社内の内線には接続できません。スマホから外線経由で発信する時は、代表番号と内線番号の間にポーズコマンドを入れる必要があります。

スマホの代表的なポーズコマンドとしては、「＊」マークが知られています。機種によっては長押しする必要があり、他のマークが使われているケースも見られるため事前確認は怠れません。なお、スマホを内線化すれば、内線番号だけで社内の別の内線電話と連絡を取ることが可能になります。

内線電話の基本マナー

社内の内線電話で通話する時も、マナーは不可欠です。常に心がけたい基本マナーとしては、次の3つが挙げられます。

部署名と氏名を通知
受信者を確認
簡潔に用件を伝達

内線を用いた通話でも、外線電話と同じく最初の名乗りは必須です。電話がつながったら、自分の所属部署と氏名をはっきり知らせます。部署名と氏名を伝えた後は、誰が電話を受けたか確認します。目的とする人物が電話に出ているとは限らないため、受信者の確認も必要です。

目的の人物が電話に出てくれたところで、用件を伝えます。業務中は誰もが忙しいため、時間があるか確認したうえで用件は簡潔に話すことが大切です。さらに、通話を終える時は、最後に挨拶してから電話を切るのがマナーです。

内線電話の注意点

仕事で内線電話を使用する時は、発信先に迷惑をかけない意識が不可欠です。急ぎの用件でも、配慮を欠くと不快に思われるかもしれません。以下では、内線電話で何に注意する必要があるかご紹介します。

内線番号の押し間違いに要注意

社内で内線番号を間違えると他部署につながり迷惑をかけるため、番号の押し間違いには要注意です。会社の内線番号は、使い勝手を考えて短く設定されているケースが多く見られます。少し押し間違えただけで、即座に他部署へつながる可能性があります。間違い電話で仕事が止まれば、受信側は迷惑に感じるでしょう。

慣れていても押し間違える可能性はあるため、落ち着いて番号を確認する姿勢は大切です。さらに、入社したばかりで不慣れなうちは、一層の注意が必要になると考えられます。無理に内線番号を覚える必要はなく、手近にメモを用意しておけば押し間違いを防ぎやすくなります。

すぐ本題に入るのはマナー違反

社内の内線電話でも、すぐ本題に入るのはマナー違反です。急いでいる時も、受信側の状況を確かめる配慮が求められます。内線電話も、外線電話と同様に用件の担当者が最初から電話を受けられるとは限りません。担当者以外の人物が電話に出た場合、誰が対応してくれているか確認せず本題に入ると話が通じず、不快に思われることがあります。

担当者に引き継いでもらった後も、即座に用件を話し始めるのはNGです。通話相手は時間に余裕があるとは限らないため、通話し続けても差し支えないか確かめないと迷惑をかけるかもしれません。また、本題に入ってからは、話が長引いていないか気をつけて早めに用件を済ませる配慮も必要になります。

かけ方の理解不足はミスを招く

内線電話のかけ方に関する理解不足は、ミスを招く原因となります。各種機能を使いこなすには、正しく操作することが求められます。現在の内線電話には、さまざまなタイプが見られます。内線に接続する方法は、必ずしも共通しているわけではありません。機種によっては、多くのものと異なり最初に内線ボタンを押す必要がない場合もあります。

また、オプション機能も、多彩なバリエーションが登場しています。それぞれの機能の操作手順を正確に把握しておかないと、通話中に誤って電話を切ってしまうかもしれません。通話中の操作ミスを防ぎスムーズに内線電話を使うには、正しい操作方法を理解することが大切です。