内線電話の使い方は？かけ方やマナーを例文つきで解説

更新日：2024.10.16電話代行

内線電話は、外線と内線のいずれでも通話できる便利なアイテムです。内線を使えば社内で手軽に連絡を取れるため、多くの企業が導入しています。しかし、昨今の内線電話は多機能になっている一方で、使い方を覚えるのに苦労するとの声が少なくありません。この機会に、実際の内線電話のかけ方やマナーを確認しておけば、ビジネスシーンで大いに役立つでしょう。そこで今回は、内線電話の仕組みや使い方を解説し、内線電話のかけ方やマナーを具体的な例文つきでご紹介します。

内線電話の仕組みや使い方

内線電話は、電話の交換機に内線用の電話回線をつなぐことで、外線を経由せずに通話できるタイプの電話機です。

内線電話の仕組み

基本的に内線電話は、内線通話用の交換機と通信回線により電話の回線網が構築される仕組みです。交換機は、電話回線が接続できる機器を指します。もともと、交換機と電話機を専用回線につなぐと、内線通話が可能になる構造でした。その後、改良が加えられ、構内交換機（PBX）は外線から内線へ切り替えられるようになります。

また、内線電話は、個別に内線番号が割り振られるところも特徴的です。内線番号を使えば専用回線に電話がつながり、公共の電話回線に接続しないため、通話料金は発生しません。最近は、ネット上に交換機を設置するクラウド型のサービスも登場し、パソコンやスマホの内線化も容易になっています。

設置方法や使い方

内線電話は、通常、構内交換機（PBX）と内線用の電話回線があれば設置可能です。オフィスに内線網を構築する時は、まずPBXを設置し、同機器に接続した専用回線を電話機につなぎます。その後、PBXとつながった電話機に内線番号を割り振ると、設置作業は完了します。内線電話の使い方は、外線電話やスマホと大きく変わりません。所定の番号にかければ、内線経由で発信できます。

外線で着信を受けた時、内線番号を使うと内線網で通話できる点は、公共の電話回線のみにつながる外線電話との大きな違いです。そのため、それぞれの電話機に割り当てられた内線番号を把握しておけば、内線電話をかけられます。

主な機能

内線電話の主な機能は、以下の4つといわれています。

通話機能

通話機能は、他の電話機と外線や内線で音声通話できる機能です。外線からの着信を内線電話に取り次ぐ時は、PBXが切り替え作業を行います。

保留・転送機能

保留・転送機能は、電話がかかってきた時に受信した電話機を保留し、内線電話に転送する機能です。

パーク保留

パーク保留は、受信中の回線を保留して別の電話機と通話できるようにする仕組みを指します。

自動音声応答

自動音声応答は、電話の着信があった時、自動で音声案内が流れるシステムです。この機能は、外線電話の留守録機能に近いといえます。

以上の機能をビジネスの場で活用すれば、仕事関係の電話対応はスムースに処理しやすくなるでしょう。

【例文つき】内線電話のかけ方・マナー

近年は、PBXが多機能になり、固定電話以外の通信機器も内線化されているケースが見られます。昨今の状況をふまえた場合、固定電話やスマホによる内線電話のかけ方やマナーを理解しておくと安心でしょう。

固定電話で内線をかける方法

固定電話で内線をかける時は、多くの場合、最初に内線ボタンを押します。一般的に固定電話は、公共用の外線に接続されています。この状態で発信しても、内線用の回線にはつながりません。そのため、接続先を内線へ切り替えるには、内線ボタンを押す必要が出てきます。電話機を内線用の回線につないだ後は、発信先の番号をダイヤルすると、内線から電話をかけることが可能です。

さらに、相手側が着信を受ければ、内線電話同士で通話できます。なお、内線用の回線がつながっていない電話機にかける場合、内線ボタンを押す必要はありません。外線に接続した状態で電話番号を入力して発信すれば、そのまま外線電話がかけられます。

スマホから内線にかける方法

スマホによる内線電話のかけ方は、使用する端末が内線化されているかどうかで変わります。使用端末が内線化されている場合、固定電話と同じく、通常は内線用の回線へ接続する操作が必要です。内線につながった状態であれば、内線番号を押すことで、別の内線電話に発信できます。

一方、スマホ端末が内線化されていない時は、内線電話に発信する時も外線番号へのダイヤルが必要です。具体的には、外線用の代表番号＋ポーズコマンド（＊など）＋内線番号で発信すると、内線電話にかけられます。スマホから外線経由で内線にかける場合、ポーズコマンドは「＊」以外も使われているため、どのマークが選ばれているかを事前に確認しておくとよいでしょう。

内線電話をかける時のマナー

固定電話やスマホから内線電話をかける時も、外線での通話と同様、マナーを守ることは大切です。次の3点は、いつでも心がけたい基本マナーとして知られています。
・部署名・氏名の明示
・応対者の確認
・用件の簡潔な説明
仕事関係で電話する場合、外線か内線かを問わず、最初に部署名や氏名を告げるのは必須のビジネスマナーです。相手が親しい間柄でも、自分の所属とフルネームを明確に伝えましょう。最初の挨拶を終えたら、電話の応対者が誰であるか確認します。目的外の人物が着信を受けている可能性もあるため、相手の確認も欠かせません。

受信者が目的の人物でない時は、電話を替わってもらいます。目的の人物が電話に出てくれた場合、用件を簡潔に説明します。相手に時間があるとは限らないため、手短に話を済ませる意識は大切です。また、用件を伝え終わった後は、挨拶をして速やかに電話を切りましょう。

内線をかける時・受ける場合の例文

以下に、参考として、内線電話をかける時・受ける場合の具体例をご紹介します。

かける時の例文

応対者：はい、お疲れ様です。△△部の▽▽です。

応対者：はい、分かりました。
部長：お待たせしました。◇◇です。

部長：はい、15時以降なら大丈夫です。

（通話終了）

受けた場合の例文

発信者：△△部の▽▽です。お忙しいところ、すみません。◇◇課長を、お願いしたいのですが？

発信者：◎◎の件です。

（内線を保留）

課長：分かりました。いま、電話に出ます。

（通話・取り次終了）

内線をかける時も受ける場合も、以上のように通話を進めれば失礼にならず、好印象につながると考えられます。

内線電話をかける際の注意点

仕事で電話をかける時は、相手に迷惑をかけない配慮が求められます。内線電話の場合、内線番号の押し間違いや、マナーに反した通話・機器に関する理解不足などに注意が必要です。

内線番号の押し間違い

内線番号を誤って他部署につながれば、外線と同じく間違い電話になるため、発信時には気をつける必要があります。仕事関係の内線番号は、使い勝手を考慮し、1～2桁で覚えやすく設定されるケースが一般的です。ただし、すぐに電話が発信されるため、少しの操作ミスで間違い電話になる可能性があります。外線だけでなく内線の間違い電話も、受信した部署の仕事を妨げれば、相手に迷惑をかけるでしょう。そのため、内線をかける時も、番号の押し間違いには十分に注意する必要があると考えられます。

マナーに反した通話

内線電話をかける場合も、マナーに反した通話は失礼であり、原則的にNGです。通常、仕事関係の内線電話は、企業ごとに通信網が構築されています。同じ職場の相手に発信するのが一般的であるため、社外に電話をかけるよりも気楽に感じられるかもしれません。それでも、きちんと名乗らない・すぐ本題に入るなど、相手に配慮せず通話するのはマナー違反です。最初から目的の人物が電話に出てくれても、話を続ける時間があるかどうかの確認は欠かせないでしょう。

機器に関する理解不足

機器に関する理解不足は操作ミスの原因になるため、操作方法をしっかり理解しておくことも重要です。近年は、以前に比べて内線電話の種類が増えています。機種によって、電話機本体の構造や使い方には違いが見られます。内線に接続する方法は一律でなく、オプション機能のバリエーションも豊富です。各々のタイプで内線をかける時の操作手順は異なる場合も多く、知識不足のまま使うと、操作ミスを招きやすくなります。

そのため、誤操作によるミスを防ぐには、正しい操作方法の把握が不可欠です。これらの点に注意すれば、さまざまな機能を使いこなし、内線電話を上手に活用できるでしょう。

内線電話の受付をプロに任せてみませんか？

内線電話の導入や利用に不安がある場合、解決策として、内線の一次受付を専門業者に任せる方法はおすすめです。

人件費削減

内線電話の一次受付を専門業者の電話代行に任せると、人件費を削減するのに効果的です。業務中、社内で各従業員が内線電話の着信を受け付けていると、電話対応するたびに人件費がかかります。また、新たに事務員を採用した場合、毎月の給与額は安くないでしょう。電話代行に内線電話の受付を任せれば、従業員が電話に出る手間は省かれ、事務員も雇わずに済むため人件費を抑えやすくなります。

教育・研修費の削減

従業員の教育・研修費を削減するにも、電話代行の活用は効果のある方法です。通常、電話代行は、オペレーターが入社した時に新人研修を実施します。多くのオペレーターは、研修時にビジネスマナーや内線電話のかけ方・受け方を学んでから、現場の業務に臨みます。企業が電話代行を活用した場合、社内で従業員に内線受付の方法を教える必要はありません。そのため、教育・研修にかかる費用の削減につながります。

顧客満足度向上

電話代行は、企業の顧客満足度にも役立つサービスです。一般的に、電話代行のオペレーターは、丁寧に着信対応します。内線電話を受け付ける時も、相手に配慮して通話を進めます。内線の着信が殺到しても、失礼な受け答えで不快感を与える心配はありません。いつでも親身な姿勢で通話内容に耳を傾けるため、外線・内線を問わず、顧客満足度の向上に貢献できると見込まれます。

このように、電話代行は丁寧な業務姿勢が特徴的であり、内線の受付体制を整備する方法としても得策と考えられます。

この記事を読まれている方へのオススメ

>>電話交換手とは｜成り立ちと電話取次担当者を導入するメリット
>>「電話代行サービス」15社を徹底比較！自社に合った電話代行サービスの選び方
>>電話代行の一次対応、一次受付とは？外注前のチェックポイントを解説