営業電話をシャットアウト!自社対応策と電話対応サービスまとめ。

2021.11.19 更新日:2021.11.19スタッフブログ

仕事中に営業電話の対応を経験したことがある方は多い思います。会社にとって利益になる提案もありますが、多くの場合、お断りする案件がほとんどです。しかし、取引先のように電話をしてきたり、こちらの名前を控えて次回から名指しで対応を求めてきたりと、言葉巧みに電話をかけてくる会社もあり、営業電話を断るための対応時間が長くなることがあります

このような営業電話がかかってくるたびに振り回されていると、大事な一日のリソースを無駄な電話対応に奪われてしまうため、社内の業務効率が下がってしまいます。なので、営業電話や迷惑電話などは、社内でしっかりとした対策を講じる必要があります。今回は不要な営業電話を回避するための対策や電話対応してくれるサービスをご紹介します

営業電話に困る女性

どんな対策やサービスがあるか

迷惑電話対策は様々な方法があります。そのため、掛かってくる電話の内容や電話の本数によっても対策が変わってきます。どんな対策やサービスがあるのか説明していきます。始めに、自社で出来る対策について紹介します。

クライアントの電話番号を登録する

取引のあるクライアントの電話番号をあらかじめ登録しておき、登録済みの番号以外から掛かってきた電話番号は別トークで対応する対策です。この方法は取引先からの電話と、それ以外の電話を振り分けるのにとても便利です。既存のクライアントを対応する人と、それ以外の番号を対応する人を分けることもできます。

デメリットとしては、新規申し込みと営業電話の区別がつかない点です。お客様からのお問い合わせが多い会社だと、新規のお客様か営業電話かわからないため電話対応の時間は必然的に長くなります。既存顧客からの電話が大半の会社向きの対策といえます。

営業電話を着信拒否設定する。

営業電話を対応した後、不要と判断した場合は電話番号を着信拒否設定して再び電話が掛かってこないようする対策です。営業電話を掛けてくる会社の多くは、1度電話が繋がった会社に、何度も追客電話をすることを良しとしている会社があります。そのため、何度も電話を掛けてくる会社にはこの方法がお薦めです。

デメリットは、非通知で電話をかけてこられると対策できない点です。

似たサービスで、NTTから迷惑電話おことわりサービスというものがあります。迷惑電話を受けた直後にサービス登録しているお客様から電話操作を行うと、同じ電話番号からの電話を拒否できるというサービスです。申込には工事費と月額費用、登録件数の制限がありますので、迷惑電話が少ない方にお勧めです。

上記2つの対策だと、あらかじめ番号登録をしたり、一度は電話に出ることが前提となりますので、どうしても最初に時間を取られてしまいます。次は電話に出る前に対策できるサービスを紹介します。

営業電話対策できるサービス

自社で営業電話の対策をしなくても、外部に依頼すれば対策してくれるサービスがあります。

AI自動応答サービス

AI自動応答サービスとは、AIが電話の音声を認識して、合成音声で人間のように応答対応してくれるサービスのことです。自動音声応答システム(IVR)のように電話内容を番号振り分けして、各担当オペレーターにつなぐシステムとは違うため、オペレーター対応に近い対応が可能です。

デメリットとしては電話対応できる精度にも限界があるためその場合は友人対応となる点です。都度自動学習やシステムの修正をしていく必要があります。

別の電話番号を取得する

通常使用している電話番号とは別に、もう一つ電話番号を用意して、営業電話が多い番号と分けて対応する方法です。クライアントの電話番号を登録したり、着信拒否するよりもはるかに手間がかからない方法ですが、問題は電話をかけてくる側が、あらかじめ電話番号を知っていなければなりません。周りに周知させる方法が問題となります。

電話代行サービスを利用する

最後に、電話対応を電話代行業者に依頼する方法です。会社の電話を一括して対応してもらい、電話内容をメールやチャットで受け取る方法です。現在スタートアップ企業などを中心に、電話代行業者のサービスを利用するという流れが社会的に浸透してきており、新型コロナウイルスの流行も重なって、電話代行サービスを導入する企業が増えてきています。

電話代行業者には、fondeskやMKサービスなど電話受付のみに特化した会社や、細やかなニーズに対応できる、サービスが充実している会社など無数にあるため、自社に合ったサービスを比較して利用することをお勧めいたします。電話代行会社の比較は「「電話代行サービス」を徹底比較!自社に合った電話代行サービスの選び方」の記事でも紹介しております。

まとめ

営業電話が原因で甚大な被害が出ている場合や、心的ストレスを電話対応者に与えているケースがあります。その場合は、早急に国民生活センターや警察に相談、通報することをお勧めします。

今回、営業電話を対応しなくてよくなる対策やサービスを紹介しましたが、電話対応自体はおろそかにしてはいけません。電話対応はBtoB、BtoCを結びつける大切なツールです。しっかりと対応・対策をすることで、大きな利益を生むことも少なくありません。どのサービスを申し込まれても、現状にふさわしい対策やサービスを選択することを心掛けてください。

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