年末のごあいさつ｜取引先への電話とメールのマナー

Q: 年末のあいさつをする際のマナーとポイント

１. タイミング ２. メールと電話の使い分け ３. その他の基本マナー

更新日：2024.12.10スタッフブログ

年末年始は、さまざまな企業で、取引先や顧客に挨拶する場面が多く見られます。最近は、従来通り直接訪問するだけでなく、電話やメールで挨拶の言葉を伝えるケースも増えてきました。ただし、電話やメールの場合、どのように挨拶すればよいか悩むとの声も少なくありません。この機会に、電話・メールに挨拶で心がけたいマナーを確認しておけば、挨拶の印象をよくするのに役立つでしょう。そこで今回は、年末のメール挨拶の必要性をふまえ、実際に挨拶する時のマナー・ポイントや具体的な例文をご紹介します。

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1 年末のメールあいさつは必要？
- 1.1 目的と背景
2 年末のあいさつをする際のマナーとポイント
3 年末にかけるあいさつ電話の例文
- 3.1 取引先
- 3.2 顧客
4 年末に送るあいさつメールの例文
- 4.1 取引先
- 4.2 顧客
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年末のメールあいさつは必要？

年末年始の挨拶は、基本的なビジネスマナーとして大切です。年内の業務が忙しい時も、メールで挨拶する配慮が求められます。

目的と背景

社内が年内業務に追われていても、メールで年末年始に挨拶する主な目的は、取引先や顧客と良好な関係性を築くためです。多くの企業は、社内業務を区切りよく終えて年越しするため、年末に向けて忙しくなる傾向があります。業務時間に余裕がなくなると、年末年始の挨拶は、手間に感じられるかもしれません。各種業務が忙しいなかでも、取引先や顧客に挨拶しておけば、よい印象を与えるのに効果的です。

メールの挨拶でも、取引先・顧客の印象度が上がった場合、ビジネス関係に好影響を及ぼすと見込まれます。良好なビジネス関係を背景に業務を進めれば、翌年の契約獲得につながり、業績・収益の増進にも結びつくでしょう。このような点を考慮すると、メールでも、取引先や顧客に向けて年末年始にあいさつする必要性は大きいと考えられます。

年末のあいさつをする際のマナーとポイント

年末に挨拶する際、タイミングや連絡方法に心を配る姿勢は、ビジネスマナーの基本に沿った大切なポイントです。

タイミング

仕事上で年末に挨拶するタイミングは、業務最終日の数日前が適切でしょう。年末が近づく時期は、社内と同じく取引先や顧客も、公私にわたり忙しく動き回っている傾向が見られます。よい印象を与えたいと望んでも、配慮の欠けた連絡が失礼に思われ、不快感につながれば逆効果です。

取引先・顧客の都合を気遣う場合、年末の挨拶は、営業終了日の1週間前～3日前くらいが適切といわれています。多くの企業は12月28日頃に年内営業を終えるため、12月21～25日に挨拶すれば、失礼と思われるリスクは小さく安心です。最終営業日の直前や当日でなければ、少し時間的な余裕があると考えられ、適切なタイミングで挨拶すれば印象はよくなると期待できます。

メールと電話の使い分け

年末の挨拶では、メールと電話を使い分ける意識も重要なポイントです。仕事の得意先や常連客に挨拶する場合、事前にアポイントを取ったうえで直接訪問する方法は、丁寧なスタイルといわれています。とはいえ、お互いに都合がつかない時は、電話やメールで挨拶を済ませる選択肢もあります。直接に言葉を交わしたい場合、通話する時間があるなら、メールより電話をかけたほうがよいでしょう。

一方、通話する時間的な余裕がなければ、メールを送ったほうが得策と考えられます。いずれもマナーに反するリスクは低いため、それぞれの方法は、双方の都合や時間的な状況に応じて上手に使い分けることをおすすめします。

その他の基本マナー

年末の挨拶では、手短に済ませる姿勢も、通話やメールで心がけたいマナーです。電話で取引先や顧客に挨拶する場合、通話中は、お互いに仕事の手を止める必要があります、通話が長引くと、それだけ各々の業務を妨げるリスクは高まるため、長話は基本的にNGです。

また、メールの挨拶文が長いと、受信者が文章を読み終わるまでに多くの時間がかかるでしょう。この場合、受信者が仕事に追われていれば、丁寧な文面でも迷惑に思われるかもしれません。お互いに気分よく挨拶を済ませるうえで、通話時の言葉やメールの文面は、簡潔に表現することが大切になります。

年末にかけるあいさつ電話の例文

年末、取引先・顧客に挨拶するため電話する場合、基本のビジネスマナーを心がけながら手早く会話を進める気遣いは重要です。

取引先

取引先に挨拶の電話を入れる際、余計な時間をかけない配慮は不可欠でしょう。

例文1

取引先：お電話ありがとうございます。株式会社☐☐です。
自分：いつもお世話になっております。△△会社の〇〇です。本来なら直接お伺いすべきところ、電話でのご挨拶となり申し訳ありません。
取引先：いえ、丁寧にお電話くださり、ありがとうございます。
自分：いま、お時間は大丈夫でしょうか。
取引先：はい、問題ありません。
自分：本年中は、いろいろとお世話になりました。本当に、感謝しております。来年も、これまでと同様のお付き合いをよろしくお願いいたします。
取引先：こちらこそ、引き続きよろしくお願いします。
自分：年内は12月〇日で営業を終了し、年明けは1月〇日から業務を開始します。
取引先：承知しました。
自分：では、電話での挨拶にて失礼いたします。よいお年をお迎えください。
（通話終了）

電話による挨拶は、最初に直接訪問しない非礼を詫びると、丁寧な印象を与えるのに有効です。

例文2

（冒頭の挨拶・時間があるかの確認）
自分：今年は、1年間にわたり多くの事業で大変お世話になりました。謹んで、感謝を申し上げます。本当に、ありがとうございました。来年も、どうぞよろしくお願いいたします。
取引先：いえ、ご丁寧にご挨拶くださり恐れ入ります。
自分：本年は12月〇日が業務最終日となり、来年は1月〇日に営業を始める予定です。
取引先：はい、承りました。
自分：電話での挨拶となり恐縮ですが、失礼いたします。では、よいお年をお迎えください。
（通話終了）

通話内容は、年内の感謝・来年への願い・年末年始の予定の順に伝えれば、会話をスムーズに進めやすくなるでしょう。

顧客

顧客に挨拶する電話でも、感謝の気持ちや今後の願いを伝える言葉は重要です。

例文1

顧客：はい、◇◇です。
自分：株式会社△△の〇〇と申します。年末の挨拶を差し上げたいと思い、ご連絡いたしました。電話でのご挨拶になってしまい、謹んでお詫び申し上げます。
顧客：いえ、わざわざご連絡くださり恐れ入ります。
自分：少しお時間を頂戴しても、よろしいでしょうか。
顧客：はい、大丈夫です。
自分：年内は、多くの商品を繰り返しご購入いただき、大変にありがとうございました。心より、感謝申し上げます。これからも、ご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
顧客：はい、喜んで利用させていただきます。
自分：今年の営業は12月〇日まで、来年は1月〇日に業務開始となります。
顧客：分かりました。
自分：またのご来店を、従業員一同、心よりお待ちしております。では、よいお年をお迎えください。
（通話終了）

今年の感謝とともに来年のご愛顧を願う気持ちも示せば、ビジネスチャンスの拡大につながると考えられます。

例文2

（冒頭の挨拶・時間があるかの確認）
自分：年内中は、さまざまなサービスをご契約くださり、本当にありがとうございました。改めまして、深く感謝申し上げます。来年も、引き続きご愛顧を賜れば、幸いに存じます。
顧客：こちらこそ、いつも親切に接客していただき感謝しています。
自分：本年の営業は12月〇日まで、来年は1月〇日の業務開始を予定しております。
顧客：了解しました。
自分：では、電話での挨拶となり大変に失礼いたしました。ぜひ、よいお年をお迎えください。
（通話終了）

挨拶を終える時、「よいお年をお迎えください」の言葉で締めくくれば、会話の印象はよくなると見込まれます。

年末に送るあいさつメールの例文

年末の挨拶メールは、件名から結びの言葉まで簡潔に表現する書き方が、ビジネスマナーの基本です。

取引先

挨拶メールを構成する基本的な項目としては、件名・宛名・本文・署名が挙げられます。本文では、冒頭の挨拶・感謝の気持ち・年末年始の業務予定・結びの言葉を記載します。

例文1

件名：年末のご挨拶
宛名：株式会社☐☐営業部△△様
本文：
株式会社☐☐営業部△△様
平素は、大変お世話になっております。
◇◇会社の〇〇です。
今年1年間は、さまざまな場面でご支援いただき、御陰様で多くの成果を上げられました。心より、感謝申し上げます。本当に、ありがとうございました。来年もご面倒をかけると思いますが、引き続きサポートしてくだされば嬉しく存じます。
年末年始は、下記の通りに営業する予定です。
年内：12月〇日に営業終了
休業期間：12月△日～1月△日
来年：1月〇日から業務開始
休業中はご不便をおかけしますが、緊急の際は、0120-xxx-xxxxにご連絡くださいますようお願いいたします。
では、よいお年をお迎えください。
（署名：〇〇〇〇）

メールを送る時は、一斉送信でなく宛名に個人アドレスを選択すると、各人に向けた感謝の気持ちを個別に伝えやすくなります。

例文2

（件名・宛名）
本文：
いつも大変お世話になっております。
株式会社◇◇の〇〇です。
本年中は、多方面にわたりお力添えを賜り、本当にありがとうございました。手厚いご支援により各プロジェクトを無事に進められたこと、深く感謝申し上げます。来年も、これまでと変わらずお付き合いいただければ幸いです。
なお、年末年始は以下の通り休業いたします。
12月〇日：年内の業務最終日
12月△日～1月△日：休業期間
1月〇日：来年の営業開始日
緊急時の連絡先：0120-///-////
休業中のご連絡は、緊急時の連絡先による受付となります、ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
最後に、直接お伺いせず、メールにての挨拶となり失礼いたしました。どうぞ、よいお年をお迎えください。
（署名）

挨拶メールでも、直接訪問できなかった点について謝罪すえば、好印象につながると見込まれます。

顧客

顧客に送る挨拶メールも、基本構成は、取引先に向けた挨拶文の書式と同じです。

例文1

件名：年末年始のご案内
宛名：◇◇◇◇様
本文：
日頃は、格別のご愛顧を賜り、ありがとうございます。
株式会社△△の〇〇です。
今年は、幅広い商品をご購入いただき、大変に感謝しております。ご使用後の感想や指摘は具体的で分かりやすく、既存品の改良や新商品の開発を進める際、とても参考になりました。来年も、ぜひ貴重なご意見をお聞かせください。
年末年始の営業予定は、次の通りです。
年内の営業：12月〇日まで
年明けの営業：1月〇日から
12月△日～1月△日は、休業期間となります。ご不便をおかけしますが、ご了承いただければ幸いに存じます。
では、末筆ながら、健やかな新年をお迎えください。
（署名）

顧客への挨拶メールも、日頃のご愛顧に感謝の気持ちを示せば、印象はよくなり喜んでもらえるでしょう。

例文2

（件名・宛名）
本文：
平素は、多大なご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
☐☐販売店の〇〇と申します。
今年は、当店のイベントに何度となくご参加くださり、本当にありがとうございました。いずれも、大変ご満足いただけたとのこと、嬉しい限りです。来年も、楽しいイベントを開催いたしますので、ぜひ足をお運びください。
なお、年末年始の休業期間は、以下の日程で予定しています。
休業時間：12月△日～1月△日
一部の店舗は年末年始も休まず営業しますので、詳細は公式サイトにてご確認くださいますようお願い申し上げます。
どうぞ、よいお年をお迎えください。
（署名）

年末年始に取引先や顧客へ挨拶メールを送る際、ビジネスマナーとして誤字・脱字はNGです。不適切なメール文の送信を防ぐには、文章を作成した後、入力ミスがないか見直すとよいでしょう。なお、電話代行サービス（株）は、年末年始も各種サービスを提供しております。弊社の「メール対応代行サービス」は、長期休暇中にメールで応対する際、一通りの応対業務を速やかに進めることが可能です。そのため、年末年始に社内でメール対応しにくい場合など、問題解決に役立つ方法としておすすできます。