電話受付代行をお探しなら「電話代行サービス」がおすすめ

Q: 電話代行を導入するメリットとは

業務の効率化・コスト削減や顧客満足度の向上に役立つところです。

更新日：2025.05.12電話代行

電話受付代行は、クライアントからの依頼により電話の受付業務を引き受けるサービスです。サービス名は「電話代行」と少し違いますが、具体的な業務内容は、ほぼ同じといえます。仕事関係の電話対応に課題を抱え、どのように解決するかを検討している場合、電話代行を活用する方法はおすすめです。そこで今回は、電話の受付業務に伴う課題をふまえ、電話代行を導入するメリットや弊社提供のプランをご紹介します。

1 電話対応のこんな課題ありませんか？
2 電話受付代行（受電代行）とは
3 電話代行を導入するメリット
4 電話代行サービス（株）のプラン紹介
5 この記事を読まれている方へのオススメ

電話対応のこんな課題ありませんか？

企業で電話対応を従業員同士で回している場合、次のような課題を抱えることが多いのではないでしょうか。

予約受付や問い合わせ対応

社内で予約受付や問い合わせ対応をしていると、仕事が滞るといった課題に見舞われがちです。企業は、新商品の発売時やイベントの開催前に、予約や問い合わせの電話が殺到するケースは多く見られます。その際、社内の従業員が着信を受けていると、電話対応するたびに作業の手は止まります。

勤務中に大量の着信があり、何度も仕事が中断されれば、各業務の作業効率は低下するでしょう。社内での予約受付や問い合わせ対応は、仕事を妨げる要因になるため、多くの企業で大きな課題となっています。

クレーム対応や緊急時対応

クレーム対応や緊急時対応は、従業員の負担増につながる電話対応の課題です。企業にクレームの電話が入った時、多くの従業員は、苦情を聞くなかで少なからずストレスを感じているといわれています。昨今は、理不尽なクレームが増え、精神的な負担は増大しているとの見方が有力です。

また、従業員が緊急時に備えて電話番を担当する時は、基本的に休憩時間も気を抜けません。いずれの電話対応も業務負担は重くなりやすいため、企業にとって見過ごせない課題といえます。

時間外対応・24時間対応

時間外対応・24時間対応は、従業員が残業・休日出勤する事態を招きがちです。平日、業務時間の終了後も社内で電話を受け付ける場合、誰かが職場にとどまり残業する必要が出てきます。また、週末まで24時間対応するとなれば、休日出勤を避けることは困難です。

終日にわたる電話対応は受電漏れを防ぐのに役立ちますが、残業や休日出勤は、長時間労働につながる可能性があります。就労環境の悪化は好ましくないため、多くの企業は、どのような方法で着信の取りこぼしを回避するか頭を悩ませています。

人件費や教育費などのコスト

人件費や教育費などコスト面の問題も、電話対応に関して、企業を悩ませる課題の一つです。社内業務が忙しく電話対応まで手が回らない時、新たに事務員を雇用すると、人件費は増加します。また、新規採用した人員が電話の受け答えに不慣れであれば、応対方法を指導するのに教育費もかかるでしょう。

近年は、さまざまな業種で人手不足は深刻ですが、人員を補充するとコスト負担は重くなります。通常、企業の予算は限られているため、社内の電話対応を円滑化するうえでコスト面が問題になるケースは珍しくありません。電話対応について、上記のような課題に直面している時などは、適切に対策することが望まれるでしょう。

電話受付代行（受電代行）とは

電話受付代行（受電代行）は、簡単にいえば電話代行と同義です。同様の意味で、電話対応代行や電話秘書サービスといった名称も使われています。基本的に、電話受付代行・電話代行は、クライアントに代わり着信対応するサービスを指します。

主な業務内容は、企業や職場に着信があった時、電話の用件を確認して担当者に取り次ぐ作業です。また、サービスによっては、着信時の一次対応に限らず商品案内・予約受付・カスタマーサポートやクレーム対応を引き受ける場合もあります。昨今は、サービス内容が多様化し、幅広いニーズに応えることが可能になっています。

電話代行を導入するメリット

企業や職場で電話代行を導入するメリットは、業務の効率化・コスト削減や顧客満足度の向上に役立つところです。

業務効率化とコア業務への集中

業務の効率化とコア業務の集中力向上は、電話代行の導入で見込まれる大きなメリットです。電話代行は着信時の一次対応を担当するサービスであり、社内の従業員が電話を受ける手間は減少します。電話対応で仕事が滞る事態は避けやすくなるため、業務効率は上がると期待できます。

また、電話の応対業務を外部委託した場合、各従業員はコア業務に集中しやすくなるでしょう。コア業務に多くの時間や労力をかけられるようになれば、社内全体で仕事の生産性は高まると見込まれます。

コスト削減

電話代行の導入は、人件費などのコストを削減するにも有効です。企業や職場が電話代行を導入する際、着信対応するオペレーターは、代行会社が手配します。企業側で雇用するわけではないため、事務員を新規採用するのと異なり、人件費は発生しません。通常、代行会社のオペレーターは新人研修で電話対応の進め方を学んでおり、企業による指導は不要です。サービスの導入時に教育費がかかる心配もなく、コスト負担を軽減するのに役立ちます。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上も、電話代行の導入がもたらすと期待される利点の一つです。多くの電話代行は、丁寧に着信対応する姿勢を重視しています。オペレーターは、いつでも通話内容に耳を傾け、相手の気持ちに寄り添いながら、親身に会話を進めていきます。

商品の予約・注文や問い合わせの電話が殺到しても、対応に追われるなか、受け答えが粗雑になる心配はありません。クレーム対応でも丁寧に話を聞くため、電話対応の印象がよくなり、顧客満足度の向上につながるケースは多く見られます。

多様なニーズへの対応

電話代行の各種サービスは、多様なニーズに対応することが可能です。昨今の電話代行は、幅広いサービスを提供しています。着信時の一次対応だけを見ても応対方法は画一的でなく、さまざまなクライアントの要望が反映されるケースは少なくありません。また、電話代行会社によっては、一次対応以外のサービスも豊富です。

いくつか具体例を挙げると、電話の用件を確認するだけでなく、専門的な質問や外国語の問い合わせに対応できる場合があります。企業や職場で電話代行を導入すると、多くのメリットを得られる可能性があるため、電話対応の課題を解決する方法としておすすめできます。

電話代行サービス（株）のプラン紹介

電話代行サービス（株）の場合、秘書代行・コールセンター代行・夜間休日電話代行の3つが基本的な利用プランです。

秘書代行

秘書代行は、弊社のオペレーターが秘書や事務員として電話対応するプランです。具体的な業務内容は、着信時の一次対応や商品・サービスに関する問い合わせへの受け答えがメインとなります。利用料金は、平日9時～18時・月間15コールまで月額7,000円～と、リーズナブルな価格設定です。会議や外回りが多い時間・曜日に活用すれば、着信の取りこぼしが減り、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの拡大に役立ちます。

コールセンター代行

コールセンター代行は、コールセンターの役割を果たせる便利なサービスです。企業や職場のコールセンターとして機能を発揮するため、オペレーターは、過不足のない人員配置で業務に臨みます。料金プランは、平日9時～18時・月間50コールまで月額25,000円～で、月に50件前後のコール数から対応可能です。利用方法は多岐にわたり、セミナー・イベントの問い合わせ窓口やキャンペーン事務局として活用されています。