コールスピーカーで工場内の電話の取り逃しは防げる？

Q: 人手不足の悩みは電話代行で解消

１. 電話代行の特徴 ２. 製造業・工場で活用するメリット ３. 丁寧な応対で信頼感アップ

更新日：2024.04.24電話代行

昨今、製造業・工場では、着信音が聞こえにくく電話を取り逃す事態が起きているといわれています。また、人手不足が受電漏れを招いているとの声も、少なからず聞かれます。その場合、着信音のボリュームを増大するには、コールスピーカーを導入すると効果があるでしょう。さらに、人手不足を解消するなら、電話代行を活用する方法がおすすめです。そこで今回は、製造業の電話対応に関する悩みをふまえ、コールスピーカーの概要や電話代行の特徴・メリットをご紹介します。

1 製造業の電話対応に関する悩み
2 コールスピーカーの概要
- 2.1 電話の着信音を増大する方法
- 2.2 コールスピーカーの仕組み
3 コールスピーカーが活かせる場面
4 人手不足の悩みは電話代行で解消
5 この記事を読まれている方へのオススメ

製造業の電話対応に関する悩み

製造業における電話対応の悩みとしては、工場内での着信音の聞こえにくさや人手不足による着信の取りこぼしが挙げられるでしょう。製造業の場合、工場内は大きな作業音に包まれる傾向があり、電話の着信音が聞こえにくいとの声は多く聞かれます。仕事中はコール音が機械の音にかき消され、着信を取りこぼしやすいといわれています。

また、昨今の製造業界は、人手不足が深刻です。厚生労働省の資料によると、同業界の就業者数は約20年間で157万人減少したと報告されています。工場の人手が少ないと、電話があっても対応が間に合わず、受電漏れを招いていると考えられます。工場内の作業音や人手不足で電話対応に問題が生じている場合、適切な方法で対策することが望まれるでしょう。

厚生労働省　2022年版ものづくり白書（令和3年度ものづくり基盤技術の振興施策）「概要」（参照　2024-04）

コールスピーカーの概要

コールスピーカーは、職場で使用しているビジネスフォンの音量を増大できるアイテムです。ここでは、コールスピーカーの概要についてご紹介します。

電話の着信音を増大する方法

電話の着信音を増大する方法には、ページング機能やコールスピーカーがあります。

ページング機能

「ページング機能」は、ビジネスフォンに搭載されている機能の名称です。そもそも「ページ：page」は、書物・新聞の「ページ」以外に、動詞で「呼び出す」や「連絡する」を意味しています。具体的には、ホテル・空港の館内放送や拡声器で呼び出す時に使われます。

また、電話関係の用語では、「放送呼び出し」を指す言葉です。ビジネスの場では、誰かを呼び出したい場面で電話機のページング機能を使うと、職場内にアナウンスを流せます。工場内でも、ページング機能は拡声器のような役割を果たせるため、着信の取りこぼしは防ぎやすくなるでしょう。

コールスピーカー

「コールスピーカー」は、電話の着信音を大きな音量で流せる外付けタイプのスピーカーです。職場でビジネスフォンに設置した場合、着信時のコール音は増大され、聞き取りやすくなると考えられます。多くの作業音に包まれる工場でも、電話の着信音が確認しにくい状況は改善できるでしょう。

また、コールスピーカーは、電話機のページング機能と同じくアナウンス放送に使うことも可能です。工場の外で電話を受けた際、拡声器のように使い、工場内で作業する従業員に向けて構内放送できます。この方法を導入すれば、工場内でも電話に気づきやすくなるため、着信の取りこぼしを避けるのに効果があります。

コールスピーカーの仕組み

コールスピーカーは、ビジネスフォンの主装置や内線電話のスピーカー端子に接続して利用する仕組みです。この機器は、高音量を出力するのに電源の確保が欠かせず、コンセントの近くに設置するか延長コードを用意する必要があります。常に電源と接続した状態であれば、基本的に問題なく使えます。

通常、放送用アンプが内蔵された構造であり、比較的に手間をかけず設置できるところが特徴的です。ビジネスフォンに接続配線する作業は難しくなく、すぐに使用を開始できます。なお、主装置を設定する時は専門知識が必要になるため、実際の設置作業は専門業者に頼むと安心でしょう。

コールスピーカーが活かせる場面

ビジネスシーンでコールスピーカーが活かせる場面は、以下で示すように多彩です。

電話の着信音が聞こえにくい場合

工場をはじめ仕事中に電話の着信音が聞こえにくい場合、コールスピーカーを設置すると、着信時の音量を増幅できます。また、職場全体にコール音を流せるため、電話の取りこぼし防止に効果的です。

電話の受付窓口が仕事場と離れている時

電話の受付窓口が仕事場と離れている時は、コールスピーカーを用いることで、仕事場まで足を運ばなくても連絡を取れます。電話の取り次がスムーズになれば、時間の節約につながります。

社内全体へアナウンスしたい場合

コールスピーカーは、業務上の連絡事項を社内全体へアナウンスしたい場合にも有用な装置です。朝礼で全従業員に緊急連絡がある時、スピーカーを通じて即座に用件を伝えられます。

電話の取り次で担当者が見当たらない時

電話を取り次ぐ場面で担当者が席を外している時、近くに見当たらなければ、構内放送を流して呼びかけられます。本人が社内にいれば、電話の着信を速やかに通知できるため、通話相手を長々と待たせずに済みます。

以上のような使い方をはじめ、コールスピーカーの活用方法は多種多様です。着信の取りこぼし防止に役立つだけでなく、メリットの多い便利なシステムといえるでしょう。

人手不足の悩みは電話代行で解消

製造業・工場の人手不足による電話対応の悩みは、電話代行を活用すると、解決へと導くのに有効です。

電話代行の特徴

電話代行は、クライアントに電話があった時、初期対応を一任できる仕組みが大きな特徴です。製造業の場合、お客様や取引先からオフィスや工場に連絡が入った際、電話代行のオペレーターが最初に着信を受けます。また、電話の用件については、通話を終えてからクライアントに報告するスタイルが一般的です。

クライアント側は、いずれの用件で電話があっても、最初から着信対応する必要はありません。それでも、緊急案件はオペレーターが素早く取り次ぐため、即時対応しやすくなると考えられます。また、代行会社によっては24時間365日対応も可能であり、このサービスを導入すれば業務時間外の電話応対も容易になります。

製造業・工場で活用するメリット

製造業・工場で電話代行を活用する大きなメリットは、いつ着信があるかを気にしないで済むところです。電話代行に着信時の初期対応を任せた場合、工場内で電話のコール音が聞き取りにくい時、着信の取りこぼしは避けられます。また、人手が少なくても、電話対応に手が回らない状況は防止できます。

さらに、電話代行の活用で着信対応の手間が減れば、従業員は工場の作業に専念しやすくなるでしょう。その結果、それぞれの作業で効率が向上した場合、工場全体の生産性は高まると考えられます。電話対応の負担が減って作業効率が上がり、働きやすい就業環境になれば、従業員の定着率は上昇して人手不足の解消に役立つと期待できます。

丁寧な応対で信頼感アップ

電話代行のオペレーターは、電話を受けた時の応対方法が基本的に丁寧・親切です。一般的な電話代行は着信対応の品質向上に熱心であり、オペレーターの指導・育成に力を入れています。多くのオペレーターは、社内研修にとどまらず日々の業務でも応対スキルの修練を怠りません。日頃から業務品質のレベルアップに努めているため、電話代行の応対方法は丁寧であり、通話相手への思いやりが感じられます。

また、オペレーターの言葉遣いは正確性が高く、ビジネスマナーの基本にも忠実です。これらの特徴を備える電話代行は、製造業・工場で活用した時、人手不足の解消につながるうえ企業のイメージ向上にも役立ちます。諸事情により社内や工場の電話対応が十分でない場合、電話代行は、電話の受付体制を整える方法としておすすめできます。