人材派遣の窓口は忙しい!活用したいサービスとは

2022.12.05 更新日:2022.12.05電話代行

人材派遣の窓口は忙しい!活用したいサービスとは

人材派遣会社は、仕事量の多さが特徴的です。多くの現場で業務負担は大きく、電話対応まで手が回らない状況に陥っています。そんな問題の解決に適したサービスが、電話代行です。このサービスを有効活用すれば、職場の負担軽減に役立つでしょう。そこで今回は人材派遣会社の基本的な仕事内容や主な悩みの要因をふまえ、電話代行がもたらすメリットなどをご紹介します

基本的な仕事内容

基本的な仕事内容

人材派遣会社の基本的な仕事内容は、「営業」と「コーディネーター」の2つです。いずれも、就職口を探している求職者および派遣先となる企業のニーズをふまえつつ各種の業務を進めます。以下では、それぞれの分野の仕事の概要についてご紹介します。

「営業」の仕事

営業」の分野で手がける仕事は、主に「派遣社員の管理」と「派遣先の開拓」の2種類です。

「派遣社員の管理」

派遣社員の管理」の代表的な業務としては、その名の通り派遣社員の勤務管理が挙げられます。具体的には、それぞれの派遣先で日々の勤務状況に問題がないかなどをチェックします。

派遣社員が最初に出勤する時は、派遣先となる企業への挨拶も兼ねて同行するケースが一般的です。また通常勤務が始まった後は、定期的に訪問しながら派遣社員が快適に働けているか細かくヒアリングを実施します。さらに、書類上での契約手続きや更新作業が含まれます。他には、時給などの交渉も管理部門が担当する業務です。

「派遣先の開拓」

派遣先の開拓」は、どの企業で人材を求めているか調べ、新たな派遣先を開拓する仕事です。営業分野は、すぐにでも人員を補充したい企業が分かれば人材紹介などを進めやすくなると考えられます。その意味で、派遣先の開拓は新規の営業先を見つけるうえで欠かせない業務といえるでしょう。

中心的な業務内容は、派遣料金・勤務期間・派遣先部署をはじめ一通りの契約事項に関する交渉です。営業の現場では、あらかじめ訪問する企業の担当者とアポイントを取るだけでなく飛び込み営業するケースも見られます。

「コーディネーター」の仕事

コーディネーター」の主な仕事は、派遣先企業のニーズに見合う求職者の手配です。最近は、様々な求職者が就職活動を進めるなかで人材派遣会社に住所や連絡先、学歴・職歴といった基本情報を登録しています。

これらの情報から登録者の適性や能力を検討し、派遣予定の企業に適した人材を選び出すことがコーディネーターの主要業務です。求職者と企業をマッチングする際は面談のセッティングや派遣後のサポートまで引き受けます。他にも、職場によっては求人広告の作成や登録者のカウンセリングなどが業務に含まれます。

従業員を悩ます要因

従業員を悩ます要因

人材派遣会社で多くの従業員を悩ます要因は、仕事内容の幅広さです。さらに派遣社員と派遣先企業の双方に配慮が必要であり、板挟みになった時などは電話対応が間に合わなくなるとの声も聞かれます。

仕事内容が幅広い

仕事内容の幅広さは、人材派遣会社の従業員にとって大きな悩みの種です。この問題は、どの分野で働いているかを問いません。基本的な部分に限っても派遣先の開拓や人材の選考作業から派遣後の勤務管理や個々の派遣社員のサポートまで、広範囲に及びます。職場の状況に応じて、求人募集の広告作成や登録者の面談も担当します。

とくに昨今は全国的に労働人口の減少が進み、人材派遣会社も人手不足が深刻化している状況です。他の業種と変わらず、人材派遣会社も多くの現場で1人あたりの仕事量は増える傾向が見られます。とはいえ予算的な都合から人員補充は簡単でなく、多くの従業員は大量の仕事に追われる日々が続いています。

派遣社員と企業の双方へ配慮

人材派遣会社の業務では、派遣社員および派遣先企業の双方に対する配慮が欠かせません。派遣社員は、勤務先で優れた成果を出すことにより派遣元の評価アップに貢献してくれます。一方、派遣先企業は大切な契約相手です。派遣社員、派遣先企業に満足してもらえれば派遣会社にとってはプラスであり、双方への配慮は不可欠になります。

ただ派遣社員と派遣先企業のニーズは、必ずしも一致するわけではありません。それぞれの要望が食い違うと、意見が衝突する事態も生じます。そんな時、人材派遣会社の従業員は両者の板挟みになる可能性があります。どちらかに肩入れしても問題解決は難しく、各々の意見調整に苦労するとの声は少なくありません。

電話対応が間に合わない

通常業務が多いなか板挟みのトラブルに見舞われた際などに電話が殺到すると、人材派遣会社の従業員は対応が間に合わず悩まされています。日々、多量の業務に追われると、電話対応まで引き受けるのは困難です。また板挟みになったなか派遣社員と派遣先企業から次々にクレーム電話が入れば、着信があっても即座に対応できない事態は頻繁に起きます。

いずれにしても、着信の取りこぼしは会社にとってマイナスです。なかなか電話がつながらないと、発信者から不快に思われる可能性があります。急ぎの案件で長々と連絡が取れなければ、会社の信頼を損ねるかもしれません。

近年はスマホの普及もあり通信手段が増えたとはいえ、いまも電話は重要な連絡方法のひとつです。着信の取りこぼしが繰り返される状況は、人材派遣会社にとって望ましくありません。電話対応が間に合わず悩まされている場合、早めに受付体制を整えたほうがよいと考えられます。

電話代行を活用するメリット

電話代行を活用するメリット

人材派遣会社が抱える悩みを解決するうえで、電話代行はおすすめの選択肢です。上手に活用すれば、従業員の負担を軽減しながら着信の取りこぼしも防ぎやすくなります。以下では、このサービスの主なメリットを解説します。

従業員の負担軽減

人材派遣会社で従業員の負担を軽減できる点は、電話代行の活用がもたらす大きなメリットです。このシステムを職場で導入すると、電話の着信があった時には代行業者で手配したオペレーターが対応します。これまで従業員が受け付けていた場合、着信に対応する業務は省かれます。

また他の作業を進めている時、わざわざ手を止める必要はありません。従業員は、自分の担当業務に専念しやすくなります。電話対応にリソースを消費することがなくなり勤務中の集中力が高まれば、ほかの重要な業務の生産性は向上するでしょう。それぞれの従業員が効率よく作業を進めれば、派遣先となる企業が増えるなど営業成績も上がると見込めます。

着信の取りこぼし防止

人材派遣会社による電話代行の活用は、着信の取りこぼし防止にも効果的です。いつでも電話がつながりやすくなれば、会社の信頼性は高まると考えられます。電話代行の仕事は、着信対応が最優先です。いずれの用件でも、代行業者のオペレーターは例外なく受け付けます。いたずら電話や間違い電話まで含め、とくに区別しません。

従業員が派遣社員と派遣先企業の板挟みになった際など、コール数が増えるケースでも速やかな着信対応の実現に努めています。さまざまな場面でスムーズに連絡を取れれば、面倒なトラブルも時間をかけず解決できるでしょう。迅速対応により着信の取りこぼしを防げると、会社の信頼性向上とともに従業員が板挟み状態から早めに開放される効果もあるといえます。

経費節減にも

電話代行の活用は、会社の経費を節減しながら電話の受付体制を整えたい時にも有効な方法です。通常、職場の人手を増やすとなれば予算の問題は避けられません。電話対応してくれる事務員を1人雇う場合も面接や選考作業に時間や労力がかかるため、どれくらいコストが発生するか検討する必要があります。

電話代行を申し込むと、事務員の面接などは不要です。どれくらいオペレーターを配置するかは、一般的に代行業者が見込みコール数をふまえ判断します。事前研修で対応マニュアルを把握しているため、サービスを利用する側がオペレーターの指導を行う必要はありません。

なお弊社では、「秘書代行」や「求人受付専門 電話代行」などのサービスを用意しています。どんなサービスを選べばよいか迷われた際は、遠慮なくご相談ください。

電話代行サービスの秘書代行

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