営業時間外の電話対応は電話代行にお任せ

2016.06.05電話代行
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営業時間外に掛かって来る電話に対応することで効果があがる?

一般的な企業の場合、営業時間が存在しています。その多くは、午前9時~午後6時前後で設定されており、始業時間が遅くになると、ずれ込む形で午後8時まで対応する場所もあります。

営業時間というのをそもそも考えたことがありますか?営業時間というのは、その名前が示すように、企業、会社、店舗として営業を行っている時間帯のことです。その時間以外に関しては、営業を行っていない時間帯です。

仮に午後6時30分に電話をしたとします。しかし、営業時間が午後6時までの会社では、わざわざその電話に出てくれることはありません。営業時間が過ぎているのですから、応対する人がいないためです。

timecard_outside_hours

とは言え、緊急を要する依頼、突然の予定変更、お客様からの商品の注文、各種予約など、電話応対がいつでもできるにこしたことはありません。

営業時間が過ぎた後も残って仕事をしていることはあると、かかってきた電話に気づくはずです。しかし、電話に出てしまうと仕事のスピードがさらに遅くなり、予定がずれてしまう問題が出てきます。

営業電話であれば断ることもできますが、その電話がお客様からの場合は、話を聞かないわけにはいきません。営業時間外だから、という理由でお問い合わせの電話を取らなければ、せっかくの契約を逃すことになり、チャンスを逃してしまいます。しかし、電話を取ってみるとクレームであったり、売上には全く関係のない電話応対を行うことになれば、業務がまったく進まい上に、利益にもならなりません。

そんな時に新しい選択肢として考えて頂きたいのが電話代行の利用です。

営業時間外の電話対応を電話代行というサービスでカバー

弊社が提供する「秘書代行」サービスにはちょうど顧客様の営業時間外に合わせた形で、終了時間を延長させるオプションが設定できます。

午前9時~午後6時が標準的なプランですが、1時間ずつ延長することができ、午後9時までの対応が可能です。
※それ以降は夜間業務となります。

つまり、午後6時までは自社で電話対応をしながら業務を行い、営業時間以降は秘書代行をご利用いただくことで、残った業務に集中して処理を行うことができます。午後9時までなら夜間業務とならずに延長することができるので、料金としてもそれほど高くならず対応することができます。

営業時間外の電話を電話代行でわざわざ受ける利点

しかし、こう考える人もいることでしょう。営業時間外の電話対応をわざわざ「秘書代行」を契約してまで対応するべきなのか?と。確かにそれは言えます。

しかし、午前9時~午後9時までの電話対応とすると、営業時間を3時間延長させることができ、より長い時間対応ができるのです。

3時間しか延長されていないように思えますが、仕事をしている社会人を対象に考えた場合、午後9時まで電話対応をしてくれる安心感を得られるはずです。その上、弊社ではそれ以降も夜間業務という形での対応が可能のため、電話問い合わせを24時間体制へ変更することも可能となっています。

また、午後6時まで電話代行の利用を待つ必要もないのです。

例えば、午後3時までは自社で電話対応を行い、それ以降は弊社へ転送するという使い方も可能です。昼からは自社業務に集中するため、電話対応はすべて外注へと回すという対応を行うことで、業務処理能力が向上し、より無駄なく仕事を行うことも可能です。締め切りが近い業務処理への集中は不可欠と言えます。

営業時間外に掛かってきた電話だから、という理由で電話に出ないという選択肢でとどまっているのではなく、電話に出なくても、外注することで対応してもらうのもひとつの手です。

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