電話代行業者に委託必至!の個人事業主の特徴

2019.01.04電話代行

電話代行業者に委託必至!の個人事業主の特徴

個人事業主として業務を行っている人の中には、電話対応について悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
本記事では、電話対応に悩んでいる人や電話代行の利用を検討している人に向けて、電話代行の利用がおすすめの個人事業主の特徴、電話代行を利用するメリットなどについて解説します。ぜひ、参考にしてください。

そもそも電話代行とは

そもそも電話代行とは

電話代行とは、その名のとおり電話対応を代わりに行ってくれるサービスです。個人事業主の代わりに、電話対応のプロが対応を請け負ってくれます。「電話秘書代行」「秘書代行」などと呼ばれるケースもあります。

プロの応対スタッフが顧客や取引先などからの電話を受けて対応し、かかってきた電話の連絡先や応対内容を、メールまたはチャットなどでその都度伝えてくれることが特徴です。そのため、至急の用件にも対応しやすくなっています。

電話代行を利用すべき個人事業主とは

電話代行はどのような人に向いているのでしょうか。ここでは、電話代行を利用すべき個人事業主の特徴を解説します。

営業などで外出することが多い

個人事業主の中には、営業などで外出機会の多い方もいるでしょう。外出している時間が多い場合、顧客や取引先などからの電話に対応できない時間が増えてしまいます。携帯電話への転送サービスを利用している方もいますが、商談中や電車移動中などは対応できず、顧客からの信頼が低下するリスクがあります。

電話代行を利用すれば、外出中や商談中などでも、問題なく電話対応可能です。そのため、クライアントからの信頼や営業機会を失わずに済み、集中して業務にあたる時間の確保につながります。

仕事とプライベートのメリハリを付けたいと考えている

個人事業主の場合、電話対応などすべての業務を1人で行っている人も少なくありません。そのため、会社の連絡先を個人の携帯電話番号に設定している場合も多いでしょう。しかし、自分1人で対応すると、24時間いつも電話対応しなければいけなくなり、プライベートや休息の時間が取りにくくなります。

休日に電話代行を利用すれば、プライベートの時間を邪魔されることがありません。また、営業機会を失わずにプライベートも充実できるため、メリハリのある生活ができます。

アナログな通信手段を好むクライアントがいる

クライアントの中には、メールやチャットなどといった通信手段ではなく、電話やFAXといったアナログな通信手段を好んでいる方もいるでしょう。長年仕事で電話を使ってきたという方の場合、とくにその傾向が顕著です。通信手段をメールやチャットのみに絞ってしまうと、クライアントの幅が狭くなり、貴重な営業機会を失ってしまうケースもあります。

電話代行を利用すれば、コミュニケーションツールとして電話を追加できるため、新たな顧客の開拓も期待できます。

とにかく毎日多忙・オーバーワークぎみ

個人事業主の場合、業務内容が部署や社員ごとに分かれている企業とはことなり、ほとんどの業務を自分1人で行わなければいけません。そのため、毎日忙しい、休む時間が取れないなど、オーバーワークになっているケースも多いでしょう。また、頻繁に電話が掛かってくる、電話が気になって重要な業務に集中できないという場合もあります。

電話代行を利用すれば、手間のかかる電話対応を任せられるため、負担が減って休息を取りやすくなります。また、電話を気にせずに仕事に集中できるので、業務効率向上も期待できるでしょう。

電話対応に苦手意識がある

そもそも、電話対応に苦手意識を持っているケースもあるでしょう。うまく話せていないような気がする、クライアントを不機嫌にさせているかも、と不安になっている個人事業主も少なくありません。

電話代行は、プロの応対スタッフが電話を受けてくれるため、対応に不足があってクライアントを逃すといった心配も少ないです。

個人事業主が電話代行を利用するメリットとは

個人事業主が電話代行を利用するメリットは3つです。ここでは、各メリットについて解説します。

人件費を削減しやすい

個人事業主の中には、できるだけ経費を抑えたいと思っている方も多いでしょう。電話対応まで手が回らないなどの理由から、電話対応専任のスタッフを雇おうと思っている方もいるかもしれません。しかし、1人雇うだけでも人件費は高くつくため経費を圧迫してしまいます。

電話代行には、人件費を削減しながら電話対応の負担を減らせるメリットがあります。電話代行なら、電話が多くかかってくる時間帯のみの利用もできるため、スタッフを雇うよりもコストを抑えられるでしょう。

顧客からの信頼向上を目指せる

電話代行では、プロの電話対応スタッフが応対してくれます。電話代行では、丁寧かつ親切な対応が基本となっているため、クライアントからの印象も良くなるでしょう。

自分1人で電話対応を行っている場合、雑になってしまうケースも少なくありません。例えば、業務が忙しくて時間がないなど精神的な余裕がないと、雑になってしまうものです。

電話代行なら、常に同じ品質で対応してくれるため、クライアントを不快にさせることなく、信頼向上を目指せます。信頼関係を築ければ、イメージアップにもつながり長期の取引につながる可能性もあります。

自分で教育しなくていい

電話対応のために自分でスタッフを雇っても、すぐに業務を任せられるわけではありません。未経験もしくは電話対応のスキルがあまりないケースもあるでしょう。その場合、業務を任せられるように教育しなければいけませんが、電話対応の教育には時間がかかってしまいます。もちろん、教育期間であっても人件費は発生するため、コストがかさみます。

電話代行を利用すれば、自分でスタッフ教育を行う必要がありません。すでに電話対応の知識やスキルのあるスタッフがすぐに対応してくれるため、教育の時間や人件費などを節約できるのは大きなメリットです。

個人事業主が電話代行を選ぶときに確認すべきポイント

個人事業主が電話代行を選ぶときに確認すべきポイント

電話代行を利用する際には、以下で紹介する2つのポイントをしっかりと確認しましょう。

料金の安さ

料金が高すぎると、個人事業主の経費を圧迫してしまい、利益が少なくなってしまいます。そのため、できるだけ安いサービスを探しましょう。

ただし、料金だけに着目するのもよくありません。サービス内容や品質などにも目を向けましょう。質と料金を見比べて、バランスの取れている委託先を選ぶことがポイントです。

サービスの内容

個人事業主で電話代行を利用するのなら、サービス内容にも注目しましょう。個人事業主に必要なサービスは以下のとおりです。

  • 電話番号貸出:会社専用の固定電話番号の貸し出し
  • 通話録音サービス:スタッフと顧客の通話内容を録音し、通話内容を後から聞ける
  • 通話接続サービス:契約者の携帯電話などに内線のように電話をつなげる
  • 携帯・メール・チャット連絡サービス:応対内容の録音後、電話やメール、チャットなどで連絡を受けられる

個人事業主が電話代行を利用した事例を紹介

ある個人事業主は、独立したばかりで電話対応まで手が回らない、という課題がありました。電話代行を導入したことにより、電話対応がなくなり業務に集中できるようになって業務効率が向上したという事例があります。

また、クライアントとの商談中など外出機会が多く、重要な電話を受けられないかもしれないという不安を抱えていたケースもあります。サービス導入で、電話をいつでも受けてもらえるという安心感から、商談にも集中しやすくなったという声をいただいております。

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電話代行の利用を検討しているのなら、ぜひ一度ご相談下さい。

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