オフィスの備品を購入する際に覚えておきたいこと

更新日：2023.03.16スタッフブログ

会社経営を始めるにあたり、デスクやパソコンといったオフィス備品は欠かせません。備品は余剰金と相談しながら選びますが、購入の際に気を付けたいポイントがいくつかあります。ここでは、フリーランス・個人事業主および会社員に向けて、オフィスの備品を購入する際に覚えておきたい注意点をご紹介します。

【フリーランス・個人事業主向け】減価償却に関する会計知識

一般的なオフィス備品は「備品」という勘定科目で処理され、数年間にわたり損金算入する減価償却が取られます。一方で、購入する備品の金額や使用可能年数によっては、「消耗品費」に計上できる可能性があります。毎年の確定申告における「青色申告制度」や「中小企業等投資促進税制」も活用し、賢く利益を追求しましょう。

資産計上と経費計上どちらが良い？

デスクやパソコンなどのオフィス備品は「備品」という勘定科目で処理する方が多いようです。備品は固定資産にあたるため、減価償却を通じて資産計上されます。減価償却に税制上のデメリットはありませんが、会計処理において手間がかかるでしょう。会計処理が不慣れなフリーランス・個人事業主からすると、やや分かりにくいかもしれません。一方、少額減価償却資産にあたるオフィス備品もあります。

同年に取得した固定資産のうち、取得価額が10万円未満または使用可能年数が1年未満のものは、消耗品費などで経費計上可能です。これにより、毎年一定の損金算入をする必要がなくなり、手元に多くの資金を残せます。トータルで支払う税金に変わりはありませんが、その分を設備投資などに回す余裕が生まれるでしょう。

購入した備品を資産計上するべきか、経費計上にするべきかは、状況により異なります。例えば事業の売り上げが低迷している場合、一括で経費計上しても損失が増えるだけです。あえて資産計上し、翌年度の経費に回すのも有効でしょう。

青色申告で30万円未満の固定資産を消耗品費に

1年間の所得を申請する確定申告には、白色申告と青色申告の2種類があります。この2つの違いは、以下のとおりです。

◇申告承認の有無
◇帳簿の形式
◇税制メリットの有無

基本的に開業届を提出したフリーランスや個人事業主は、白色申告となります。白色申告は、簡易的な収支内訳書の提出で済む、もっとも手軽な申告方法です。2020年の税制改正にともない、基礎控除が38万円から48万円に引き上げられます。

一方の青色申告は、税務署に「青色申告承認申請書」を提出する必要があります。申告時に複式簿記による帳簿が必要となりますが、特別控除により節税でき、税務上におけるさまざまな特典が用意されています。

そのうちのひとつが「減価償却の特例」です。例えば、25万円の業務用パソコンを購入するとしましょう。10万円以上の備品は固定資産に分類され、減価償却が取られます。しかし青色申告者は、平成32年3月31日までに購入した10万円以上の備品を消耗品費として計上可能です。平成18年4月1日～平成32年3月31日までに購入したもの、なおかつ合計300万円の上限こそありますが、十分な節税効果が期待できるでしょう。

なお、青色申告の基礎控除は2020年より、55万円または10万円となります。それに加え、一定条件を満たすと65万円の控除が受けられる様になります。実質的な減税となるため、青色申告のメリットがより大きくなる見込みです。

中小企業等投資促進税制の活用

青色申告をしているフリーランスや個人事業主は、中小事業者向けの税制である「中小企業等投資促進税制」を利用できます。手続きも容易であり、確定申告時に一定書類を添付するだけで申請可能です。

中小企業等投資促進税制では、以下の特別償却および控除が受けられます。

◇減価償却費に対して30%の特別償却を加算
◇法人税に対して7%の税額控除（フリーランスは除く）

特別償却とは、オフィス備品などを購入した減価償却費に上乗せされる償却費用のことです。申請するだけで30%の特別償却が受けられ、節税につながります。また税額控除については、フリーランスを除く中小事業者を対象とします。法人税から7%の税額控除されるのが魅力です。なお、税額控除の限度額は法人税の20%までとなります。20%を超えた法人税に関しては、翌年度の確定申告に繰り越されます。

【会社員向け】備品購入で溜まったポイントをプライベート利用する

オフィス備品をポケットマネーで支払い、後に経費として精算するケースはよくあります。その際に悩むのが、各店舗で発行されるポイントカードの提示です。後々精算するとはいえ、購入分のポイントを貯めて良いのでしょうか。ここでは、備品購入で溜まったポイントのプライベート利用についてお話します。

ポイントのプライベート利用は業務上横領なの？

結論からいって、部品購入で溜まったポイントのプライベート利用は可能です。業務上横領や窃盗といった犯罪行為にはあたりません。そもそも横領とは、“他人の所有物”を無断で着服する行為を指します。自分名義のカードであれば、ポイントを付与されたのは購入者個人であり、横領にあたらないと考えられます。

これはポイントのみならず、飛行機のマイレージも同様です。溜まったマイレージは商品券やクーポン券に換えられますが、マイレージを付与されたのが購入者自身なら問題ありません。また極端な例を挙げると、備品購入の際に福引きを回し、1等の海外旅行が当たったとします。海外旅行は、店舗側が提供する「景品」です。ポイントやマイレージ同様、購入者個人に贈られるため、横領にはあたりません。

横領や窃盗にあたるケースは、会社名義のポイントカードを使った場合のみです。他者の所有物になるため、無断でポイントを使用すると業務上横領になります。なお現状は、多くの上場企業や自治体がポイント・マイレージのプライベート利用を禁止しています。公務員に至っては、倫理上問題があるため自粛を要請しているようです。

ポイントに所得税が発生する？

備品購入で溜まったポイントは所得に見なされ、一定額を超えると課税対象になります。とはいえ、納税義務が課せられるケースはほとんどありません。ポイントやマイレージは雑所得、または一時所得にあたりますが、前者が20万円控除、後者が50万円控除となります。1円1ポイントだとしても、これだけ貯めるのは難しいでしょう。

取扱規程の確認は必須

会社の取扱規程にポイントの使用ルールが定められていることがあります。この場合、取扱規程に沿ってポイントを扱わなければ、業務上横領と見なされます。具体的には、部品購入で貯まったポイントを会社帰属とし、経費削減に活用ケースが多いようです。またポイントやマイレージの取得を、従業員個人に自粛させる会社も少なくありません。

これはポイントのプライベート利用により、個人と会社間のトラブルを防ぐために行われます。先述の内容は、会社の取扱規程にルールが定められてない場合の話です。もしポイントやマイレージの取得ルールがあるならば、事前に確認しておきましょう。

本記事でご紹介した注意点を抑えるだけで、フリーランス・個人事業主は、後の資金管理が楽になるでしょう。併せて青色申告制度や中小企業等投資促進税制もうまく活用し、節税効果も狙ってみて下さい。会計処理に関する不明点は、税理士に相談しても良いでしょう。また会社員なら、オフィス備品を買うたびにポイント獲得などの恩恵が受けられます。

会社の取扱規程の確認は必要ですが、ルールが定められていなかったら、活用しない手はありません。必ず自分名義のポイントカードを提示し、横領にならないよう気を付けましょう。フリーランス・個人事業主および会社員に向けて、オフィスの備品を購入する際に覚えておきたい注意点をご紹介します。

【フリーランス・個人事業主向け】減価償却に関する会計知識

一般的なオフィス備品は「備品」という勘定科目で処理され、数年間にわたり損金算入する減価償却が取られます。一方で、購入する備品の金額や使用可能年数によっては、「消耗品費」に計上できる可能性があります。毎年の確定申告における「青色申告制度」や「中小企業等投資促進税制」も活用し、賢く利益を追求しましょう。

資産計上と経費計上どちらが良い？

デスクやパソコンなどのオフィス備品は「備品」という勘定科目で処理する方が多いようです。備品は固定資産にあたるため、減価償却を通じて資産計上されます。減価償却に税制上のデメリットはありませんが、会計処理において手間がかかるでしょう。会計処理が不慣れなフリーランス・個人事業主からすると、やや分かりにくいかもしれません。一方、少額減価償却資産にあたるオフィス備品もあります。

同年に取得した固定資産のうち、取得価額が10万円未満または使用可能年数が1年未満のものは、消耗品費などで経費計上可能です。これにより、毎年一定の損金算入をする必要がなくなり、手元に多くの資金を残せます。トータルで支払う税金に変わりはありませんが、その分を設備投資などに回す余裕が生まれるでしょう。

購入した備品を資産計上するべきか、経費計上にするべきかは、状況により異なります。例えば事業の売り上げが低迷している場合、一括で経費計上しても損失が増えるだけです。あえて資産計上し、翌年度の経費に回すのも有効でしょう。

青色申告で30万円未満の固定資産を消耗品費に

1年間の所得を申請する確定申告には、白色申告と青色申告の2種類があります。この2つの違いは、以下のとおりです。

◇申告承認の有無
◇帳簿の形式
◇税制メリットの有無

基本的に開業届を提出したフリーランスや個人事業主は、白色申告となります。白色申告は、簡易的な収支内訳書の提出で済む、もっとも手軽な申告方法です。2020年の税制改正にともない、基礎控除が38万円から48万円に引き上げられます。一方の青色申告は、税務署に「青色申告承認申請書」を提出する必要があります。申告時に複式簿記による帳簿が必要となりますが、特別控除により節税でき、税務上におけるさまざまな特典が用意されています。

そのうちのひとつが「減価償却の特例」です。例えば、25万円の業務用パソコンを購入するとしましょう。10万円以上の備品は固定資産に分類され、減価償却が取られます。しかし青色申告者は、平成32年3月31日までに購入した10万円以上の備品を消耗品費として計上可能です。

平成18年4月1日～平成32年3月31日までに購入したもの、なおかつ合計300万円の上限こそありますが、十分な節税効果が期待できるでしょう。なお、青色申告の基礎控除は2020年より、55万円または10万円となります。それに加え、一定条件を満たすと65万円の控除が受けられる様になります。実質的な減税となるため、青色申告のメリットがより大きくなる見込みです。

中小企業等投資促進税制の活用

青色申告をしているフリーランスや個人事業主は、中小事業者向けの税制である「中小企業等投資促進税制」を利用できます。手続きも容易であり、確定申告時に一定書類を添付するだけで申請可能です。

中小企業等投資促進税制では、以下の特別償却および控除が受けられます。

◇減価償却費に対して30%の特別償却を加算
◇法人税に対して7%の税額控除（フリーランスは除く）

特別償却とは、オフィス備品などを購入した減価償却費に上乗せされる償却費用のことです。申請するだけで30%の特別償却が受けられ、節税につながります。また税額控除については、フリーランスを除く中小事業者を対象とします。法人税から7%の税額控除されるのが魅力です。なお、税額控除の限度額は法人税の20%までとなります。20%を超えた法人税に関しては、翌年度の確定申告に繰り越されます。

【会社員向け】備品購入で溜まったポイントをプライベート利用する

オフィス備品をポケットマネーで支払い、後に経費として精算するケースはよくあります。その際に悩むのが、各店舗で発行されるポイントカードの提示です。後々精算するとはいえ、購入分のポイントを貯めて良いのでしょうか。ここでは、備品購入で溜まったポイントのプライベート利用についてお話します。

ポイントのプライベート利用は業務上横領なの？

結論からいって、部品購入で溜まったポイントのプライベート利用は可能です。業務上横領や窃盗といった犯罪行為にはあたりません。そもそも横領とは、“他人の所有物”を無断で着服する行為を指します。自分名義のカードであれば、ポイントを付与されたのは購入者個人であり、横領にあたらないと考えられます。

これはポイントのみならず、飛行機のマイレージも同様です。溜まったマイレージは商品券やクーポン券に換えられますが、マイレージを付与されたのが購入者自身なら問題ありません。また極端な例を挙げると、備品購入の際に福引きを回し、1等の海外旅行が当たったとします。海外旅行は、店舗側が提供する「景品」です。ポイントやマイレージ同様、購入者個人に贈られるため、横領にはあたりません。

横領や窃盗にあたるケースは、会社名義のポイントカードを使った場合のみです。他者の所有物になるため、無断でポイントを使用すると業務上横領になります。なお現状は、多くの上場企業や自治体がポイント・マイレージのプライベート利用を禁止しています。公務員に至っては、倫理上問題があるため自粛を要請しているようです。

ポイントに所得税が発生する？

備品購入で溜まったポイントは所得に見なされ、一定額を超えると課税対象になります。とはいえ、納税義務が課せられるケースはほとんどありません。ポイントやマイレージは雑所得、または一時所得にあたりますが、前者が20万円控除、後者が50万円控除となります。1円1ポイントだとしても、これだけ貯めるのは難しいでしょう。

取扱規程の確認は必須

会社の取扱規程にポイントの使用ルールが定められていることがあります。この場合、取扱規程に沿ってポイントを扱わなければ、業務上横領と見なされます。具体的には、部品購入で貯まったポイントを会社帰属とし、経費削減に活用ケースが多いようです。またポイントやマイレージの取得を、従業員個人に自粛させる会社も少なくありません。これはポイントのプライベート利用により、個人と会社間のトラブルを防ぐために行われます。先述の内容は、会社の取扱規程にルールが定められてない場合の話です。もしポイントやマイレージの取得ルールがあるならば、事前に確認しておきましょう。

本記事でご紹介した注意点を抑えるだけで、フリーランス・個人事業主は、後の資金管理が楽になるでしょう。併せて青色申告制度や中小企業等投資促進税制もうまく活用し、節税効果も狙ってみて下さい。会計処理に関する不明点は、税理士に相談しても良いでしょう。また会社員なら、オフィス備品を買うたびにポイント獲得などの恩恵が受けられます。会社の取扱規程の確認は必要ですが、ルールが定められていなかったら、活用しない手はありません。必ず自分名義のポイントカードを提示し、横領にならないよう気を付けましょう。