今さら聞けない領収書の基礎知識

2017.11.29 更新日:2022.05.06スタッフブログ

領収書の金額計算を行う道具

ビジネスの場面で発行する機会も多い領収証。意外と知らないこともあるのではないでしょうか?領収書には、必ず記載しなければならない項目が5つあります。書き方を間違うと、税務署の調査が入った場合、本当に経費なのか疑われることもあるため、注意が必要です。また個人事業主の場合は、仕事上の領収書とプライベートのものを分けないと混乱を招くことも。ビジネスを円滑に進めるためにも、領収書の基礎知識をしっかりマスターしましょう

意外とあやふやな領収書、しっかりとマスターしましょう

領収書とは?

領収書とは、商品やサービスに対してお金を払ったことを証明するための文書です。税の申告の際は、この領収証がなければ経費の証明ができません。領収書がなかったり、内容に問題があったりすると、経費として認めてもらえないでしょう。

レシートと混同しやすいですが、領収書には宛名が書かれる点が違います。ただ、現在はレシートを領収書の代わりにできるケースも多くなっています。以前はレシートに店名や住所が書かれていないケースが良くありましたが、今はほとんどのレシートに詳細な情報が書かれているからです。領収書をもらい忘れた場合は、レシートが代わりにならないか確認してみて下さい。しかし、会社によっては領収書以外認めていないこともあるため、事前に規定を確認する様にしましょう。

領収書の管理方法

領収書は一定期間保管しておく義務があります。法人や青色申告の個人事業主は7年、白色申告の個人事業主は5年間の保存が必要です。

きれいにまとめなくても、封筒に入れておくだけで構いません。その場合は、いくつかの封筒を用意して、月別に分けましょう。数が少ない場合は年ごとに分けるだけでも大丈夫です。後から枚数が増えてもよい様に、大きめの封筒を用意しておくと管理しやすくなります。
注意が必要なのは、仕事用とプライベート用の領収書が混ざることです。個人事業主の方は特に気をつけて下さい。バラバラに保管してしまうと、仕事のために使ったのかどうか分からなくなってしまいます。

おすすめの管理方法は、ノートに貼ってまとめる整理法。A4のノートを用意し、日付順に貼り付けて下さい。ノートで管理してあれば、後から見返した時にお金の流れをすぐに把握できます。見積書や納品書がある場合は、分かりやすくするために一緒に貼っておくことをおすすめします。
レシートが感熱紙の場合、注意が必要です。感熱紙は時間が経つと文字が薄くなり、掲載内容が分からなくなってしまいます。予防としては、レシートをコピーしておく、もしくはカメラで撮影しておくとなどの方法が便利です。

領収書の正しい書き方

領収書に書くべき必須項目は、以下の5つです。

日付

発行された日の日付が必要です。日付を操作してしまうと違法として見なされることも。勘違いや確認不足にも注意して下さい。

会社名

領収書をわたす会社の正式名称を書いてもらいます。(株)と略さずに、しっかり株式会社と明記してもらいましょう。誤字があると無効になるため注意して下さい。「上様」という表記は、調査が入った場合認められないことがあります

金額

いくら支払ったのかの記載です。改ざんできない様に、3桁ごとに点を打つことになっています。

但し書き

何に対する支払いなのかの内容です。買ったものが複数ある場合は主要なものを選ぶか、明細をつけてもらって下さい。「お品代」や「商品代」は認められないことがあるため、具体的に書いてもらいましょう。

発行先の住所と氏名

領収書を発行する側の住所と氏名も必要になります。偽造でないことの証明のため、発行者の印鑑も押してもらって下さい。
さらに、金額が5万円以上なら、収入印紙が必要です。貼られていないと、印紙代の脱税にあたるため、気をつけて下さい。
まれに何も記入していない白紙の領収書をわたされることがあります。しかし、自分で記入する行為は「文書偽造」に相当する犯罪です。発行先が違うのに筆跡が同じ領収書も、不自然であり違法性を疑われる可能性もあります。領収書は必ず発行先の方に書いてもらいましょう。空白に後から気づいた場合は、自分で書くよりも、そのままにしておいた方が配慮してもらえます。

経費として認められる範囲

どこまでが経費になるのか、判断が難しい場合もあります。経費として認められるポイントは、以下の3点です。

  • 事業と関連がある支出で、その証拠があること
  • 常識の範囲内の支出であること
  • やましいところのない支出であること

これらを満たせば、経費として扱える可能性が高くなります。それでも分からない場合は、税理士に相談してみましょう。

ただ、実際に仕事で利用したのに、証拠がないと疑われてしまうケースがあります。例えば、接待で飲食店を利用した場合です。取引先の方と会食をした場合でも、領収書に何も書いていなければ、個人的に利用した場合と区別がつきません。その様な場合は、誰と利用したのか裏に書いておくなどの工夫が必要です。調査が入っても疑われない様に、領収書の書き方と保管方法をきちんと守りましょう。

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