落ち着いて対応しよう！電話メモの取り方のコツ

更新日：2025.03.28スタッフブログ , 電話代行

昨今、ビジネスの場では、電話で話を聞きながらメモを取るのが苦手との声が聞かれます。また、通話内容のメモが追いつかないケースも少なからず見られます。このような状況に悩まされている場合、電話しながらメモを取るコツが分かれば、落ち着いて着信対応しやすくなるでしょう。そこで今回は、電話対応で必ずメモしておきたいポイントをふまえ、電話しながらメモを取るコツや具体的な対策をご紹介します。

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電話対応で必ずメモしたい項目

電話対応で必ずメモしたいことは、着信日時と相手の氏名・電話の用件・相手の連絡先と応対者です。

着信日時と相手の氏名

電話の着信日時と相手の氏名は、電話を受けた時にメモしておきたい基本項目です。仕事上で電話対応する際、いつ誰から連絡が入ったかの確認は、必須事項といわれています。着信があった月日・時間と相手の所属・氏名を細かくメモしておくと、電話を担当者へスムーズに取り次ぎやすくなるため安心です。相手が名乗らない時は、「お名前を頂戴できますでしょうか」と一言添えて確認します。また、名前を正確に聞き取れず漢字を聞く場合、相手から失礼と思われないように配慮する意識も大切です。

電話の用件

電話の用件は、簡潔にメモしておきたい確認事項です。職場に業務関係の電話がかかってきた時、担当者が、すぐに着信対応できるとは限りません。会議や外回りで不在の場合、着信を受けた従業員が、電話の用件を確認することになるでしょう。その際、具体的な内容をすべてメモする必要はなく、要点だけを簡潔にまとめておけば十分です。また、急ぎの用件であれば、電話を折り返す必要があるかどうかも確認のうえメモに残しておきます。

相手の連絡先と応対者

相手の連絡先と応対者も、電話対応で忘れずにメモしておきたい項目です。電話の着信時に担当者が不在であり、折り返しの連絡を入れる場合、相手の連絡先を確認する必要があります。また、相手の所属・氏名が聞き取りにくかった時も、連絡先が分かっていれば誰から電話があったか判断しやすくなるでしょう。応対者の氏名は、電話の取り次ぎでトラブルが生じた時、事実関係を把握するうえで必要になってきます。誰が電話を受けたかメモしておけば、通話内容の聞き取りでミスがあったかどうか確認しやすくなるためです。

以上は、電話対応を円滑に進めるうえで重要であり、いずれも必ずメモしたい項目に挙げられます。通話中にメモを取るのが苦手でも、きちんと準備を整えておくと、落ち着いて着信対応できるでしょう。

電話しながらメモを取るコツ～準備編～

電話しながら手早くメモを取るには、テンプレートを用意しておくことなどが大切なコツです。

テンプレートを用意

通話の進め方についてテンプレートを用意すれば、電話対応で慌てずメモを取るのに便利です。職場で電話対応する際、手元にテンプレートがあると、相手に何を聞けばよいか目に見える形で確認できます。着信を受ける時に確認事項を整理できるため、通話しながら落ち着いてメモを取りやすくなります。

実際にテンプレートを用意する場合、あらかじめ想定される項目をリスト化しておくことは大切です。リストアップした項目に沿って電話対応を進めていけば、電話の着信日時・相手の氏名や電話の用件は適切にメモできるでしょう。なお、すぐに使えるテンプレートは、こちらからダウンロードできます。

>>電話メモテンプレートをダウンロードする（Excel）

取引先や良くかかってくる会社の名前をリスト化

よく電話がかかってくる取引先や会社の名前も、リスト化しておくと重宝します。馴染みの取引先・会社からは、仕事や契約関係で連絡を受けるケースが少なくないでしょう。社名を素早くメモできず通話が滞ると、相手から不快に思われ、ビジネスに差し支えるかもしれません。不要なトラブルを避けるうえで、特定の取引先や会社の名前をリスト化しておく方法は有用です。社名を確認する時にリストを見るだけで済めば、すべてメモする手間は省かれ、速やかに通話を進めやすくなります。

意外と重要な文房具

電話対応で必要事項をメモする際、どのような文房具を選ぶかも重要なコツです。通話内容をメモする筆記具には、すらすらと書けるペンが適しています。スムーズに速記できるペンを選べば、伝言メモを残している時、途中で急に書けなくなる心配はないでしょう。また、メモを取る用紙は、できるだけ上質のタイプを選ぶのが無難です。紙面が粗いと文字を書きにくく感じる可能性があるため、通話中に手早くメモを取るなら、上質の紙が適していると考えられます。

メモを取る練習をする

電話しながらのメモが苦手であれば、メモを取る練習をすることも、事前の準備として有効です。具体的には、テレビCMやラジオ放送の内容をメモする方法があります。テレビCMの場合、メーカー名・商品名や商品の特徴を書き記すと、決められた時間内で通話相手の所属・氏名や電話の用件をメモする練習になります。このような練習を繰り返せば、電話しながらメモを取ることへの苦手意識は、次第に薄れるでしょう。限られた時間のなかで伝言メモを残す自信がついた場合、落ち着いて電話対応しやすくなると考えられます。

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落ち着いてメモを取るための具体的な対策

電話しながら落ち着いてメモを取るには、具体的な対策として、相手の言葉を復唱するといった方法が役立ちます。

相手の言葉を復唱

相手の言葉を復唱する方法は、電話対応で聞き間違いを防ぐのに効果的です。電話口の声は、直接に対面で話すより、聞き取りにくく感じる傾向があります。それでも、相手の言葉を繰り返せば、聞き間違えていた時に「違います」と指摘してもらえます。間違いを指摘された場合、「失礼いたしました」と謝罪し、正しい内容を確認したうえでメモすることが大切です。とくに、相手の氏名・用件や連絡先が誤っているとトラブルにつながるため、これらの復唱は不可欠といえます。

要点をまとめてメモ

通話内容は、要点をまとめて手短にメモを取るのが得策です。電話対応で相手の言葉をすべて書いていると、メモに時間がかかり、会話に追いつけなくなる可能性があります。また、記録作業に意識が傾くと、通話は途切れがちになるでしょう。パソコンなら手書きよりスピーディーに入力できるとしても、キーを叩く音は、騒がしいと思われるかもしれません。この点を考慮した場合、短時間で静かにメモを取るには、要点のみを抜き出して簡潔に記録する方法が適していると考えられます。

適度にカタカナで記載

適度にカタカナで記載すると、時間を節約するのに便利です。通話内容をメモする際、相手の所属・氏名は、漢字で書くと誤解を防ぐのに役立ちます。ただし、正確性を重視して漢字ばかり使っていると、記載に時間がかかり会話に集中できなくなる場合があります。その際、メモの手間を減らす対策として、適度にカタカナで記載する方法はおすすめです。誤解が生じない範囲でカタカナを使えば、漢字を書くほど時間がかからず、会話に耳を傾けやすくなります。

分かりやすい略語も活用

メモの時間を節約するなら、分かりやすい略語を活用する方法もあります。略語の種類は多種多様ですが、一般的に知られている表現であれば、誤解される心配はないでしょう。

具体例を挙げると、電話の着信時間や連絡先のメモは、略語を使うのに適しています。着信時間は「午後2時30分」より「14：30」「PM2：30」、連絡先は「電話番号」より「TEL」と書いたほうが簡単です。一部の相手にしか通じない略語は使用不可ですが、社内や業界内で多用されていれば問題ないと考えられます。職場で電話を受けた際、全内容を丁寧に書いていると時間がかかるため、落ち着いて着信対応するうえでメモの取り方を工夫することは大切です。

伝達ミスを防ぎ、業務効率を上げる電話代行

電話の伝達ミスを防ぎつつ業務効率を上げるなら、電話代行を活用する方法はおすすめです。

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以下では電話代行を利用するメリットについて解説します。

業務効率化

電話代行は、社内業務を効率化するのに役立つサービスです。社内で従業員が電話対応を担当すると、着信があるたびに業務が中断され、作業効率は低下します。また、仕事に追われるなか着信を受けると、精神的に余裕がなくなり伝言内容をミスしがちです。電話代行に着信時の初期対応を一任すれば、社内の従業員が仕事の手を止めて電話に出る手間は減らせます。

また、電話代行のオペレーターは通話内容を丁寧に聞き取るため、伝言ミスが起きる心配もありません。社内で着信時に一次受付する業務負担は軽減し、従業員はコア業務に集中しやすくなるため、伝言ミスが避けられるうえ業務効率は向上すると期待できます。

人材採用・教育コストの削減

人材採用・教育コストを削減するにも、電話代行の活用は効果的です。社内の人手が足りず、事務員を新規採用する時は、募集広告の作成・ネット掲載や採用面接に多くのコストがかかります。また、新しい事務員が電話対応に慣れていない場合、電話の取り次ぎ方やメモの取り方を指導する必要があるでしょう。電話代行の場合、オペレーターの手配や人材育成は代行会社が担当します。クライアント企業が人員募集する必要はなく、事務員を採用した後に指導する手間も省かれるため、コスト節減につながります。

電話対応の質向上

電話代行の活用は、電話対応の品質を向上するにも効果のある方法です。多くの電話代行は、新人研修で基本的な電話対応の方法や担当者への取り次ぎ方を指導しています。また、実際に着信を受けるオペレーターは、日頃から応対スキルの向上に積極的です。職場に着信があった際、電話代行のオペレーターは、通話相手の言葉に耳を傾けながら丁寧に会話を進めていきます。いつでも親身な受け答えを心がけているため、電話対応の品質レベルは高まると期待できます。

このように、電話代行は、さまざまな点でクライアント企業に貢献できる便利なサービスです。そのため、電話の一次受付業務に問題が見られる場合など、当サービスは課題解決策としておすすめできます。

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