電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

公認会計士の『士業専門 電話代行』活用パターン

 

公認会計士が電話代行を利用するメリット

公認会計士の事務所には、さまざまな方面から電話が舞い込みます。きちんと電話対応すれば、事務所のイメージ向上や業績アップにつながります。『士業専門 電話代行』は、そんな業務体制の実現に貢献できるサービスです。そこで今回は、多くの公認会計士が抱える課題やこのサービスを活用した時に期待されるメリットについてご説明します。

電話代行の利用を検討する公認会計士

公認会計士の仕事内容とありがちな課題

公認会計士は、会計監査(財務諸表監査)が独占業務の専門家。これに加えて、企業の経理業務や各種のコンサルティング業務を引き受けることも少なくありません。

会計監査(財務諸表監査)とは

会計監査とは、企業が一般公開した財務情報に誤りがないかどうか検証する業務です。通常は監査の依頼があると最初に予備調査を済ませ、現場作業では数人の担当者がチームを編成して「売上」や「仕入」などの各勘定項目について手続きを進めます。

資本主義経済の場合、企業は投資家に対して経営状態を正しく報告する責任があります。自ら報告内容が正しいと主張しても、なかなか説得力は生まれません。そこで、第三者の立場から公認会計士が監査業務を処理するわけです。

公認会計士の課題

公認会計士の業務もビジネスであり、顧客との信頼関係を損なうわけにはいきません。電話対応も例外でなく、顧客確保のためには受付体制の整備が望まれます。着信の取りこぼしは避け、親切丁寧な受け答えを心がけたいところです。

しかし実際は、顧客から不満に思われる場面が少なくありません。「すぐに電話がつながらない」あるいは「電話応対の質が低い」といった理由から新規顧客を逃し、顧問先が離れていくケースも多いといわれています。

電話対応の問題が解決されるだけでも事務所のイメージ向上につながり、依頼数が増えるかもしれません。電話代行を利用して、ぜひビジネスチャンスの拡大に役立てて下さい。

「士業専門 電話代行」で解決できること

弊社のサービス全般にいえることですが、高い応答率を実現し継続しています。余程のことがなければ、貴社がサービスを申し込んだ時間帯の着信を取りこぼす心配はありません。

柔軟性のある人員配備

基本的に、弊社のサービスはデータにもとづいてオペレーターの人数を調整します。もし最初に配備した人員だけでは十分に対応できないと判明した場合、そのまま放置しません。その結果を踏まえて、どれくらいの人員を配備する必要があるか検討します。

状況に見合った人数配置により、弊社のオペレーターは着信の取りこぼしを防ぎます。人手が不足していないので、各スタッフが業務を急がされる事態にもなりません。時間に追われず顧客対応に臨めるため、親切丁寧に案内する余裕が生まれるのです。

専門性に通じた電話対応

弊社が提供するサービスのうち士業に通じた部門が、『士業専門 電話代行』です。業務を担当するオペレーターは、事前にしっかりとした研修を受けます。各士業事務所の電話対応に慣れた一定レベルのオペレーターが、実際の業務に取りかかるのです。

公認会計士の事務所には、既存の顧問先だけでなく新規顧客や行政機関の関係各所からも連絡が入ります。用件によっては専門用語の使用も避けられませんが、ある程度の用語は把握しているので言葉の意味が分からず不案内になる心配はありません。

『士業専門 電話代行』を利用すると、着信を逃すリスクが減少するとともに電話応対の品質アップも図れます。これまで数多く取りこぼしていた時間帯に電話がつながりやすくなり、オペレーターの回答も的確であれば、顧客満足度の向上を見込めるでしょう。

『士業専門 電話代行』のトーク事例

『士業専門 電話代行』は、士業ならではの専門的な問い合わせにもニーズに応じた受け答えが可能です。以下に、□□株式会社の経理担当A様から相談を受けた事例を紹介します。

お客様からの電話

オペレーター「お電話、ありがとうございます。△△公認会計士事務所です」
A様「お忙しいところ、すみません。私、□□株式会社の経理を担当している○○と申します。監査に関して不明点があり、ご連絡した次第です。今、お話を伺っても差し支えありませんか?」
オペレーター「はい大丈夫です。○○様、具体的にはどの様なご質問でしょうか?」
A様「実は会社を立ち上げたばかりで、監査自体についてよく分かってなくて・・・」
オペレーター「私も受付となりますので詳細は申し上げられませんが、基本的に監査というものは、会社の決算関連資料を調査する作業でございます。何も問題なければ、監査した担当者により決算書の内容が信頼できると保証されます」
A様「ありがとうございます。会計士に監査してもらえば、出資してくれた人たちにお金の不正利用がないと証明しやすくなるわけですね?」
オペレーター「はい、そのとおりでございます」
A様「分かりました。それでは、そちらに監査を依頼できますか?」
オペレーター「はい、お引き受け可能でございます。ただいま担当の会計士が不在のため、依頼があった旨を伝えて折返しお電話差し上げます。ご連絡先はお伺いした番号でお間違いないでしょうか?」
A様「はい。平日の今頃であれば電話に出られるので、お願いします。」
オペレーター「承りました。それでは、担当者からのお電話をしばらくお待ち下さい」

『士業専門 電話代行』は、専門性を求められる相談でも適切に回答します。ただ電話を取り次ぐだけの対応に満足できない時は、ぜひ弊社のサービスをご検討下さい。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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