電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

社会保険労務士事務所の『士業専門 電話代行』活用ポイント

 

外出時でも専門用語に対応できるサービス

電話代行サービス(株)の『士業専門 電話代行』は、その名のとおり士業サービスに特化したオペレーションサービスです。相談依頼の電話をお預かりするのは、基礎用語の研修を受けた熟練のオペレーター。今回は、数ある活用事例の中でも、社会保険労務士の例を取りあげ、ご利用になる理由やポイント、当サービスの特長などをご紹介します。

事務所で仕事をする女性

社会保険労務士事務所の特徴

社会保険労務士とは、社会保険と労働問題に関するスペシャリストです。社会保険や雇用、人事、労働問題に関する悩み相談は社会保険労務士事務所が受け付け、解決のための方策を提案してくれます。同事務所には、個人からの相談はもちろん、企業・団体からも相談依頼の電話が多数かかってきます。

個人からの電話

  • 遺族年金の手続きはどうすればいい?
  • 離婚したけど、年金の分割などは可能?
  • 年金の給付代行について詳しく知りたい
  • 退職するにあたり、これまでのサービス残業代を企業に請求したい
  • 企業と給与不払いの件で揉めている。紛争代理をお願いできないか?

企業からの電話

  • 雇用契約書の書き方を教えて欲しい
  • 労務問題に明るい専門家の指導とチェックが欲しい
  • 労働災害が起きてしまったので、給付に関する手続きをお願いしたい
  • 労働保険料の加入手続きについて教えて欲しい
  • 給与計算代行をお願いしたい
  • 社員研修の講師をお願いしたい
  • 就業規則と雇用契約書の作成をお願いしたい

さまざまな相談内容に対応可能

社会保険労務士事務所に寄せられる電話の内容はさまざまで、同じジャンルのテーマでも個人であるか法人であるかにによって、相談内容はガラリと変わります。これらの問い合わせの一次受付を担う『士業専門 電話代行』のオペレーターは、社会保険法や労働契約法などに関する法律用語が会話の中で出てきても問題なく対応できる様に、事前の用語研修をしっかり受けています。

相談がある女性

社会保険労務士事務所の『士業専門 電話代行』の活用事例

社会保険労務士を含むさまざまな士業に有効活用されている『士業専門 電話代行』。当サービスは社会保険と労働問題の専門家にとって、どの様な恩恵があるのか、理由やポイントの紹介を通してお伝えします。

選ばれる主な理由

上段でご説明のとおり、社会保険労務士事務所には企業・個人問わずさまざまな問い合わせや代行依頼の電話がかかってきます。依頼や相談は一本の電話から入ることを考えれば、窓口体制の強化は怠れません。その様な背景から、以下の理由で当サービスを選ばれるケースが目立ちます。

  • 営業時間外にかかってくる電話もフォローしたい
  • 顧客対応中は電話を取ることが難しく、代行会社に受電対応をお願いしたい
  • 事務員退職によって生まれた穴を埋めたい
  • 留守電対応だと顧客満足度に影響が出るため、なるべくヒューマン対応できる体制にしたい
  • 独立開業したばかりで資金力に乏しいため、初期投資を抑える方向で電話窓口体制を構築したい

社会保険労務士は、業務の性質上、社会保険事務所や年金事務所、労働基準監督署などに足を運ぶ機会が多々あります。この職業にとって、いかに“担当者不在”の状態におけるホスピタリティを高めるかが、顧客満足度向上のカギを握るといってよいでしょう。この点を重点的に取り組まれている事務所ほど、当サービスをご利用される傾向にあります。

改善されるポイント

『士業専門 電話代行』を含む当社の秘書代行サービスは、応答率が98%以上と高いためにほぼ取りこぼしのリスクがありません。「いつかけてもつながらない」「留守番電話ばかりで対応が悪い」などの問題を解消し、顧客からのアクセスをしっかり確保してお取り次ぎします。

『士業専門 電話代行』の活用によって、次の改善効果が期待できます。

  • 電話がつながりやすくなって顧客の満足度が上がった
  • 事務所を不在にしても、電話を気にせず顧客との打ち合わせや営業活動、当局との交渉に専念できる様になった
  • 用語研修をしっかり受けたオペレーターが対応してくれるため、案内業務に不安がなくなった
  • 事務員を雇う必要がなく、コスト削減できた
  • 応答率の向上と比例する様に、受注率や継続率が伸びて収益アップにつながった

『士業専門 電話代行』の特長

最後に『士業専門 電話代行』の特長を、オペレーター人数やサービス内容などポイント別にご紹介します。一次受付の対応強化を望む社会保険労務士の方は、ぜひご参考にして下さい。

オペレーター体制

弊社では、1チーム6~10人体制で対応にあたります。常に余裕があるリソースを確保しており、安定的な受電率を維持できる体制です。

専門用語にも問題なく対応

事前の用語研修を受けたオペレーターが配属となるため、業界特有の用語が会話内に出てきても慌てず、冷静に対応いたします。

オーダーメイド

対応時間・報告方法・トークスクリプトの内容などは、事務所のご要望に合わせてルール化いたします。サービス開始後も、変更をお望みの場合はお気軽にご相談を。営業担当者がお伺いし、フレキシブルに対応させていただきます。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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