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ビジネスメールを上手に使いこなすコツとは?

 

本日は、総務担当である私が、ビジネスメールの「コツ」についてご紹介したいと思います。

ビジネスメール“件名”のコツとは?

送られてきたメールで最初に見るものといえば、「件名」ではないでしょうか。実際、あなたの
メールがすぐに読まれるか、後回しにされるかは、この「件名」にかかっている
のです。メール
の件名はタイトルを意味すると同時に、そのメールの“顔”でもあります。まずは、件名の使い方
をしっかり押さえるのがポイントです。

件名に適度に記号なども使う

メールの本文と同様、件名もまた、分かりやすくシンプルが基本です。一見してどんなメールの
内容かを伝えるには、【】などの記号も適度に使うと読みやすくなるでしょう。

例えば、次のうちどの件名が要点を押さえているでしょうか。
①パンフレットの申込みについての連絡
②【連絡事項】パンフレット申込みについて

②の方がスッキリとした印象を持ちませんか?まずこのメールが連絡事項であり、その内容につ
いても一目で伝わるのではないでしょうか。
また、表示設定にもよってきますが、件名の文字数は30文字前後しか表示されません。それ以上
の文字数を使って件名欄に文字を入れると、末尾が隠れてしまうので、件名は表示される文字数
にとどめるのがベスト
です。

用件が済むまで件名は変えない

メールの件名の使い方でもっとも多い誤りが、「用件が済む前に件名を書き換える」ことです。
1つの用件が続いていれば、それが終わるまで件名は変えないことが基本のルールです。

例えば、最初のメールで「【3/5(月)会議】開催のお知らせ」という件名で送ったとします。
次に、持参するものについてお知らせする場合に、「会議の持参物について」という件名に変更
するのではなく、件名は変えずに本文の中でお知らせする方が親切です。
また、用件ごとにスレッドにまとめて現在抱えている業務の流れを管理する人もいます。件名が
統一されている方が、メールの管理もしやすく、確認したい時も手早くチェックできるのです。

件名を見ただけでメールの要点が分かり、仕事の流れも掴めるのがベストです。ビジネスメール
を上手になるには、まずは件名の書き方をしっかり押さえたいものです。

ビジネスメールを使いこなす男性

ビジネスメールはシメが大事

ビジネスメールは、本文や先に挙げた「件名」ももちろん大事ですが、書き出しの挨拶と最後の
シメの文も同じくらい大切です。「メールってどんな感じで終わればいいんだろう?悩むな…」
という方のために、ここでは気持ちよく終われるメールのシメの文について説明します。

メールのシメがダメだと、全てが台無しに

いくらメールの本文に非の打ちどころがなくとも、最後の一文が締まらなかったり、言葉足らず
で終わっていたりしたら、相手に嫌な印象を与えてしまう怖れがあります。例えば、こんな終わ
り方をしているメールはどう思いますか?

送って下さい。
以上。

何だかそっけない印象を与える一文です。メールの本文は、きちんとした挨拶で始まり、そして
終わるのが基本です。別に立派な表現を目指す必要はなく、シンプルに「よろしくお願いいたし
ます」と、丁寧な言葉をつけ加えるだけでOKです。
また、例え急いでいるときでも、「取り急ぎ」という言葉を使用するのはあまり良くありません。
相手側が急いでいるのならともかく、送る側の都合でその様なぞんざいな表現を使うのは極力避
けましょう。

シメはシンプルな挨拶で

先程説明した様に、シンプルな挨拶文でしめるのが1番無難です。それだけでは丁寧さが欠ける
という場合は、文頭に簡単な言葉を付け加えましょう。それだけでワンランク上の挨拶文になり
ます。

例えば、「恐縮ですが~」「お手数おかけしますが~」といったへりくだった言葉を付けると、
より丁寧な印象を与えます。また、「今後とも」や「引き続き」といった文言には、これからも
ビジネス関係を続けたい気持ちが込められています。

より丁寧に作成しようとして、過剰にへりくだった表現を使うのは、しつこい様な印象を与え、
かえってマイナスです。
ビジネスメールはシンプルが基本です。コンパクトにまとまったメール
は相手からも喜ばれますので、本文も挨拶もこの点をしっかり押さえる様にして下さい。

ビジネスメールを上手に使いこなすコツとして、「件名」と「シメ」についてご紹介しました。
弊社では、「メールでの問い合わせに対し返信する時間がない」「メールの受信数が多く、返信
対応に手がとられてしまう」といったお悩みをお持ちの方に、メール返信代行サービスをお勧め
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 - 総務

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