【業務別】バックオフィス業務を外注するメリット

2021.02.24 更新日:2021.10.26ビジネス豆知識 , 電話代行

バックオフィス業務は会社の利益に直結しないノンコア業務の一部であり、業務の改善は見送られがちです。それでも外注すると、業務内容を見直しやすくなるといわれています。電話対応も例外でなく、電話代行を利用すれば業務改善に効果があると期待できます。今回は外注に適したバックオフィス業務や電話代行がもたらすメリットをご紹介しますので、外注をご検討の際には参考にしてください。

オフィス用品

バックオフィス業務の種類はさまざま

バックオフィス業務とは、会社の収益に直接つながらないノンコア業務のうち、バックオフィス系の部分です。実際の業務内容には、さまざまな種類があります。

バックオフィス業務の内訳

バックオフィス業務の主な内訳は、経理・財務、人事・労務、法務、総務・庶務と多岐にわたります。経理・財務は、会社の財政面に大きく関わる業務です。実際の作業内容には、日々の経費の精算から資金調達、予算管理、決算書の作成や年末調整・税務申告まで含まれます。人事・労務は、従業員に関わる分野が主たる業務範囲です。よく知られる作業としては、採用活動、人事制度の作成、給与計算、社会保険の手続き、過労やハラスメントを防ぐ労務管理が挙げられます。

法務は、契約書のチェックやコンプライアンスの周知徹底など法務関連の作業を一通り担う部門です。総務・庶務では福利厚生関連、備品管理や電話対応を担当し、従業員をサポートします。バックオフィス業務はこれらに限られず、広い範囲に及びます。どの業務を外注するか検討する際には、それぞれの業務内容をよく把握しておくほうがよいでしょう。

どんな業務が外注に向いているか

さまざまな種類が見られるバックオフィス業務のうち外注に向いているといわれるのは、パターン化しやすい分野です。ひと口にバックオフィス業務といっても、作業の進め方は会社や職場によって異なる可能性があります。外注する時は、他と大差の見られない業務を選ぶと委託先で混乱が生じにくく無難です。具体的な業務分野を見ると、総務事務、経理事務、人事事務がよく外注されています。これらの部門もそれぞれ多くの作業内容を担当しているので、どんな業務を委託できるか確認する必要があると考えられます。

一般的に、総務事務で外注に向いている作業は社内の組織図や社員名簿の作成、備品管理、社内規定の原案作成、会議や社内イベントの考案や企画、議事録の作成や電話対応です。経理事務の場合、外注に適した業務は毎日の経費の計算、月々の請求書の発行や給与計算、年次ごとの決算書作成や年末調整です。人事事務では、採用活動に使う選考書類や人事評価制度の作成が適しています。ただ、これらは比較的に多くの職場でよく見られるケースです。実際に外注する時は、どの業務を委託するか自分の職場のニーズを把握したうえで検討することをおすすめします。

バックオフィス業務を外注する意味

パックオフィス業務を外注する大きな意味は、普段は経営陣からあまり注目されない業務内容の改善を望めるところです。さらに、コスト削減や社内でコア業務に集中しやすくなる効果も見込めます。

業務内容の改善

バックオフィス業務の外注は、これまで見過ごされていた作業の進め方を改善するのに効果的です。バックオフィス業務は会社の収益に直結しないため、普段、あまり経営陣から目を向けられません。よくミスが起こり余計な手間が多いと感じられても、とくに修正されないケースが少なからず見られます。そんな業務を外注した場合、委託先は少しでも成果を上げようと努めるのが一般的です。そのため各々の作業は手際よく進められ、ミスが減ることも珍しくありません。バックオフィス業務の作業効率を見直したいと考えた時、外注は業務手順を改善するよい機会になります。

コスト削減

バックオフィス業務の外注は、コスト削減にも効果を発揮すると期待できる選択肢です。現在、バックオフィス業務の委託を受ける業者の多くは、その業務分野に特化しています。各々の作業を担当するのは、ほとんどの場合に専門的な知識やスキルを身につけた人員です。外注する会社は、貴重な時間を使って業務内容や作業手順を教える必要がありません。新しく誰かを雇うのに比べると、人材育成にかかる手間や出費を抑えられます。予算が限られるなかバックオフィス業務の効率向上を目指すなら、外注はおすすめといえるでしょう。

コア業務に集中

バックオフィス業務を外注すると、社内でコア業務に集中しやすくなる傾向も見られます。社内でバックオフィス業務を分担している場合、従業員はコア業務ばかりに手をかけられません。繁忙期には、コア業務より多くの時間をバックオフィス業務に費やすこともあります。職場が頻繁にバックオフィス業務に追われているケースでは、外注すると従業員の負担を減らせます。従業員に余裕が生まれれば、コア業務に専念するのは難しくないでしょう。コア業務は会社の利益に直結するので、そこに従業員が集中できる環境づくりは十分に意味があると考えられます。

バックオフィス業務の外注は、社内で注目度の低い分野の業務改善を期待できる方法です。さらに会社のコスト削減につながり従業員がコア業務に集中しやすくなる効果もあるため、バックオフィス業務を外注する価値は高いといえます。

電話代行を利用するメリット

電話代行は、職場の電話対応を改善したい時に高い効果を見込めるサービスです。

電話対応の改善も放置されがち

多くの職場では、電話対応も放置される傾向のあるバックオフィス業務に挙げられます。会社にとって、電話は新規顧客の獲得につながる重要な窓口です。少しでも多くのビジネスチャンスを活かすには、受付体制を整えて対応することが望まれます。職場で事務員を増やし人手に余裕が生まれれば、着信の取りこぼしを減らせるでしょう。

専門部署としてコールセンターを設置する方法も、スムーズに電話対応するのに効果的です。ただ、たいていの職場では会社の利益を大きく左右するコア業務が優先されます。電話対応の改善は後回しになりやすく、どんな修正が必要か検討する時間はなかなか取ってもらえません。その場合、電話代行は職場で多くの手間をかけずに業務改善を見込める選択肢です。

電話代行はさまざまな業務を改善

電話代行を活用すると、着信時の応答率向上から商品やサービスの案内方法の見直しまで多岐にわたる業務の改善を望めます。一般的に電話代行では、予想されるコール数に応じて必要な人数のオペレーターを配置します。勤務中は着信があれば即座に対応できる体制で待機するので、ほぼ取りこぼす心配はありません。ほとんどのオペレーターは、入社時の研修でビジネスマナーや言葉遣いを学んでから業務に臨むのが基本です。いつでも親切丁寧な回答を心がけながら電話を受け、顧客満足度の向上に努めます。

弊社サービスは選択肢が豊富

電話代行サービス(株)は、豊富なサービスをご用意しています。たとえば、基本サービスには『コールセンター代行』があり、イベント開催時などに受付窓口の機能を果たせます。用途別のうち『クレーム対応専門 電話代行』は、苦情の処理に特化したサービスです。貴社の目的に合わせサービスを選んでいただけば、さまざまなニーズに合わせサポートできると考えられます。職場の電話対応の改善が進まずお悩みの際には、多彩な弊社サービスの活用をご検討ください。

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