チャットアプリ「Microsoft　Teams（チームズ）」について

Q: Microsoft Teams×電話代行で業務効率UP

１. 受電内容を迅速かつ的確に共有 ２. 業務集中度の向上

更新日：2024.08.08電話代行

Microsoft Teamsは、多くのユーザーに活用されているメッセージングアプリです。様々な機能を搭載し、ビジネスシーンでの利用率は高まっています。現在、社内でチャットアプリの導入を検討しているなら、同アプリの特徴やメリットを把握しておけば参考になるでしょう。また、Teamsの利便性を高めるなら、電話代行と併用する方法はおすすめです。そこで今回は、Teamsの概要や特徴をふまえ、導入時のメリット・デメリットや電話代行との併用がもたらす効果をご紹介します。

1 Microsoft Teams（チームズ）とは？
- 1.1 概要
- 1.2 特徴
2 Microsoft Teams導入のメリット、デメリット
- 2.1 Microsoft Teamsのメリット
- 2.2 Microsoft Teamsのデメリット(改善してほしい点)
3 Microsoft Teamsはこんな会社におすすめ
4 Microsoft Teams×電話代行で業務効率UP
- 4.1 正確な受電内容を素早く共有
- 4.2 生産性の向上
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Microsoft Teams（チームズ）とは？

Microsoft Teams（チームズ）は、チャットでの情報交換や共同作業に使われる機能が1カ所に集約されたメッセージングアプリです。

概要

Teamsは、Office365内のアプリとして、Microsoftが新たに開発したチャットベースのワークスペースです。このアプリは、2016年にニューヨークで開かれたイベントのなかで公式に発表されました。Microsoftは、開発理由について、「人々とチームが仕事をこなす方法を大きく変え、多大な可能性をもたらすことができると考えたから」と説明しています。

2016年の発表時には、18カ国語に対応したプレビュー版が、181カ国に向けて提供され始めました。当初の供給対象はOffice365の一部ユーザーに限られましたが、翌年には一般提供が開始されます。その際、Office365の企業向けサブスクリプションとして用意され、ビジネスの場では追加料金なしに利用できたといわれています。

また、ライバル関係にあるメッセージングアプリに追いつくため、2018年には無料版も追加されました。その後、コロナ禍が起きるなか、Teamsのアクティブユーザーは大幅に伸びています。

Microsoft Teams　Microsoft Teamsの概要｜Office365のチャットベースのワークスペース　（参照　2024-06）

特徴

Teamsは、チャットに関わる幅広い機能を1つのワークスペースに集約しているところが大きな特徴です。Microsoftの説明によれば、同アプリのユーザーは、全員がアクセスできる状態でリアルタイムのコミュニケーションや会議を実施できます。また、共同作業におけるファイル・アプリの共有、必要に応じた絵文字の使用も可能です。

これらは、「コミュニケーションやコラボレーションに必要なツールすべてを1カ所にまとめる」というMicrosoftのビジョンが反映された特徴です。過去に見られない新しいワークスペースであり、共同作業も容易になるとの見解が示されています。

また、Teamsは、様々なカスタムアプリとの連携も可能です。すでにカスタムアプリは10万以上あるといわれ、Teams認定デバイスやTeams Roomsのシステムと組み合わせれば、生産性の維持・向上につなげられます。

さらに、新たなTeamsは、スピード感・パフォーマンス能力の高さや使い勝手のよさも特徴的です。メモリ使用量を削減して作業時間の節約・効率化を実現し、最大2倍のパフォーマンス能力や前バージョンよりもシンプルな操作性を実現しました。現在も、既存のTeamsは改良が施されており、今後も機能面の強化は続くと期待されています。

Microsoft　Microsoft Teamsとは　（参照　2024-06）
Microsoft　Microsoft Teamsの新時代へようこそ（参照　2024-06）
Microsoft　Microsoft Teamsの概要｜Office365のチャットベースのワークスペース（参照　2024-06）

Microsoft Teams導入のメリット、デメリット

ビジネスの場でMicrosoft Teamsを導入するメリットは、手軽にチャットができるところなどです。ただし、いくつか改良の望まれるデメリットもあります。

Microsoft Teamsのメリット

Microsoft Teamsは、チャットの手軽さをはじめ利便性の高さが大きなメリットです。同アプリは使い方が簡単であり、ニーズに合ったスタイルで円滑にチャットを進められます。1対1の個別チャットから複数人でのグループチャットまで、リアルタイムに近い感覚でスムーズにコミュニケーションを取れます。

また、必要な情報にアクセスしやすい点も、主なメリットの一つです。仕事の資料やファイルをチャット上で共有すると、保存データは素早く確認できるため、業務の効率化や生産性の向上に役立ちます。さらに、多人数で参加できる仕組みも、注目したいメリットの代表例です。個人的な通話やWeb上の会議には数人～数十人で参加可能であり、最大1万人が同時に参加できるためライブイベントも開けるといわれています。

加えて、多彩な機能を備えており、様々な場面でユーザーを柔軟にサポートできるメリットなどもあります。

Microsoft Teamsのデメリット(改善してほしい点)

Microsoft Teamsのデメリットとしては、搭載機能の多さや外部アプリとの連携の難しさが挙げられるでしょう。このアプリは豊富な機能を備えていますが、一部ユーザーからは、この点に問題があるとの声も聞かれます。具体的には、一通りの機能を使いこなすまでに時間がかかると指摘されています。

また、外部アプリとの連携の難しさも、改善が望まれる問題点です。現在、TeamsはMicrosoft Officeとの親和性が高いものの、他社のソフトとは相性がよくないと問題視されています。Teamsは多くのメリットを期待できますが、簡単には使いこなせないといった難点があるため、導入時には注意する必要があるかもしれません。

Microsoft Teamsはこんな会社におすすめ

Microsoft Teamsは、大勢が参加するWeb会議を想定している企業やリモートワークの導入を検討している職場におすすめできます。Teamsは、数人・数十人単位の会議から1万人規模のイベントまで、幅広く対応できる柔軟性に優れたアプリです。このアプリを導入すれば、企業は、参加人数を気にせずWeb会議を開けます。

また、操作性がシンプルであり、時間や場所を問わずチャット上でコミュニケーションを深めることは容易です。職場がリモートワークを導入しても、同アプリで連絡を取り合えば、従業員の間に距離感が生まれる心配はないでしょう。最近のメッセージングアプリは多種多様ですが、多人数での会議やリモートワークの実施を考えているなら、Teamsはおすすめできるツールです。

Microsoft Teams×電話代行で業務効率UP

ビジネスの場でMicrosoft Teamsと電話代行を併用した場合、様々な業務の作業効率を上げるのに効果的です。

正確な受電内容を素早く共有

社内でTeamsと電話代行を一緒に活用すると、従業員同士は、受電内容を迅速・的確に共有できます。電話代行は、職場に仕事関係の連絡が入った時、速やかに着信対応してクライアントに報告するサービスです。オペレーターは、いつでも電話の用件を丁寧に聞き、正しく取り次ぎます。オペレーターが職場に誤った情報を伝える心配はなく、さらにTeamsを活用すれば、正確な受電内容を従業員同士で素早く共有することが可能です。

なお、弊社の連絡ツールは【Chatwork】【Slack】【Google Chat】【Microsoft Teams】【LINE】【LINE WORKS】に対応しています。受電内容は、Teams上でも共有できます。

生産性の向上

企業がTeamsと電話代行を併用する方法は、業務に対する従業員の集中度を高めるのにも有効です。仕事関係の電話について、着信時の初期対応を電話代行に一任した場合、電話対応に伴う従業員の業務負担は軽減します。職場に電話がかかってきた時、何度も作業の手を止める面倒はなくなり、業務に集中しやすくなります。また、従業員がTeamsで仕事の資料やファイルを共有すると、必要な情報が確認しやすくなり作業ミスは減らせるでしょう。電話代行の活用で業務への集中力が上がり、Teamsの導入がミス削減につながれば、社内の生産性は向上すると考えられます。

このように、企業がTeamsと電話代行を併用した場合、正確な受電内容の素早い共有や業務効率の向上が可能になり大きなメリットを得られると期待できます。企業ごとのニーズに合わせて、ぜひ便利にご活用ください。