葬儀社で電話代行サービスを利用するメリット

2017.05.25電話代行

葬儀社で電話代行サービスを利用するメリット

昼夜を問わず電話での対応を行うことが多い葬儀社様の中には、電話取りこぼしの不安やコスト削減といった観点から、電話代行の利用を検討されている事業者様も多いと聞きます。
プロのスタッフによる電話対応サポートで葬儀業者様の運営をサポートする電話代行サービスには、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。

本記事では、葬儀業者で電話代行サービスを利用する具体的なメリットについて解説するとともに、実際に電話代行サービスに依頼できる主なサービスについて紹介します。

葬儀業者で電話代行サービスを利用するメリットとは

葬儀業者で電話代行サービスを利用するメリットとは

葬儀業者で電話代行サービスを利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここではまず、考えられるメリットについて次の6つを取り上げ、紹介していきます。

1. 葬儀や打ち合わせの最中にも電話対応ができる

電話代行サービスを利用すると、葬儀や打ち合わせの最中など、事業者様が電話対応できないシチュエーションであっても、スムーズな電話対応を行うことが可能です。
本来であれば受けられるはずの電話を取りこぼすことがないため、事業者様は安心して本業に専念できます。

たとえ不在時であっても、24時間365日対応の電話代行サービスを利用することで、せっかくのビジネスチャンスを逃すこともありません。

2. 時間外の電話受付にも対応できる

葬儀業者様が電話代行サービスを利用することで、夜間や休日といった時間外の電話受付にも対応できるようになります。ご遺体の搬送など、業界特有の特性からどうしても夜間に電話が集中する傾向にありますが、なかなか電話対応が難しい時間帯でも無理のない電話対応が可能です。

結果的に、急ぎで電話を受けてほしい時にスムーズな電話対応を行ってもらえるという安心感が顧客側にも生まれるため、事業所のイメージアップにもつながります。
24時間365日、葬儀業者様の運営をサポートさせていただきますので、事業者様は時間外のお問い合わせに対しても不安を感じることなく、サービスをご利用いただけます。

3. 電話受付に対応する人員の人件費をおさえられる

時間帯を問わず電話対応の必要がある葬儀業者ですが、受けた電話すべてに対してもれなく対応を行うのであれば、電話受付専門のスタッフを置かなければなりません。
その結果、電話受付専門スタッフを雇用する人件費も準備する必要が出てきます。

しかし、電話代行サービスを利用すると、電話受付に対応するスタッフの人件費を大幅におさえられます。そのため、コスト削減を目指す葬儀業者様にもぴったりです。

4. 葬儀業者としての本業に集中できる

電話代行サービスのスタッフは、電話対応についての教育を受けたプロでもあり、いつでも臨機応変かつ丁寧で落ち着いた対応が可能です。そのため、事業者様は、通夜や葬儀の運営、遺族対応といった葬儀業者本来の業務に安心して注力できます。

電話代行サービスを利用することで、電話業務と並行して進めることが難しい場合でも問題なくスムーズな業務の遂行が可能となります。

5. かかってきた電話についての内容を残せる

電話代行サービスを利用するお客様には、受けた電話に関する対応内容について報告をさせていただいております。そのため、葬儀業者様側で電話での問い合わせ内容をデータ化し、今後の電話対応に活かすこともできます。

また、万が一トラブルが発生したというような場合でも、残されたデータから、やりとりの内容を即座に確認することができるため、スムーズな対応をとることも可能となります。

6. 電話対応を行う従業員のストレスが軽減できる

電話対応を専任で行う従業員であれば、夜間の電話番や間違い電話、営業電話の対応も依頼する必要があります。しかし、電話代行サービスを利用すると、従業員はこのような電話についての対応を行わなくてもよくなります。

結果として従業員にかかる負担やストレスも軽減されますので、業務効率化をはかりたいとお考えの葬儀業者様にも電話代行サービスの利用はおすすめといえるでしょう。

電話代行サービス利用で業務の効率化も可能

電話代行サービス利用で業務の効率化も可能

葬儀社で電話代行サービスを利用することにより、次のようなサービスをアウトソーシングできます。

  • 葬儀を執り行う前の事前相談
  • 葬儀に関する問い合わせや受注
  • 仏花や仏物の注文受付
  • 葬儀会場へのアクセスや説明
  • 葬儀担当者への電話取次ぎ

このようなサービスについても、電話代行サービスの専任スタッフが葬儀業者様に代わって電話対応業務をとり行うことが可能です。

結果として、葬儀業者様は本来の業務に集中できるほか、電話対応の業務に関わる従業員の負担を減らすこともできます。その結果、事業者様の業務を効率化することにもつながっていきます。

夜間の電話対応も電話代行サービスにおまかせ

夜間業務も多い葬儀業者様にとっても、電話代行サービスの『夜間休日電話代行』がお役に立ちます。ご遺体の搬送など、どうしても他の業務と並行して電話業務をおこなうため、取りこぼしなく電話業務を受けることに対しハードルが高くなる傾向にあります。

電話代行サービスの『夜間休日電話代行』は、24時間365日体制のサービスとなっており、夜間や休日などといった時間外のお問い合わせに対してもスムーズに対応できますので安心してご利用いただけます。そのため、会場設営や遺族対応といった葬儀業者様本来の業務に注力することも可能です。

電話対応の難しい夜間の電話受付業務も、電話代行サービスの『夜間休日電話代行』が的確かつ丁寧な対応をさせていただきます。
時間外の電話対応に課題をもつ事業者様は、ぜひ当社の『夜間休日電話代行』をご活用ください。

葬儀社の業務効率化は電話代行サービスの利用で解決!

今回は、葬儀業者の方が電話代行サービスを利用するメリットを中心にご紹介しました。
当社は、コールセンターの代行業務も行っており、98%以上の受電応答率を誇っていますので、お客様からいただいた電話に対する取りこぼしや漏れなどについての不安も軽減されます。そのため、ほかの業務へ注力することも可能となり、結果的に業務の効率化をはかることが可能です。

また、専門の教育を受けたスタッフにより、丁寧かつ的確な電話対応をさせていただいておりますので、顧客満足度の向上を目指す葬儀業者様にもおすすめできます。
電話対応にお悩みの葬儀社の方は、ぜひ当社の電話代行サービスの利用をご検討ください。

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