夏季休暇にもマナーはある?会社としてすべきこと

2021.08.03 更新日:2021.11.01電話代行

会社が夏季休暇に入ると、普段通りの業務対応は難しくなると考えられます。それでも支障なく業務を進めるには、適切な事前準備が怠れないでしょう。休業中のトラブルを避けるうえで、会社の内外への事前連絡は欠かせないマナーといえます。また休業中もスムーズな電話対応を維持するなら、電話代行の活用がおすすめです。そこで今回は、夏季休業の事前連絡で会社や従業員に求められるマナーや、休業中に電話代行を活用する時のおすすめポイントをご紹介します。

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夏季休暇で欠かせないマナー

夏季休暇で会社を休業する際は、社内とともにお客様や取引先に早めの事前連絡を入れておくのがマナーといえます。休暇期間中は、代理による電話対応にも注意を怠れません。

社内への通知

会社が夏季休暇を設定する場合、社内全体への通知は欠かせません。従業員は、職場の状況をふまえ業務を引き継ぐ必要があります。昔から多くの会社では、お盆のシーズンに合わせ夏季休暇を設定するのが一般的です。たいていカレンダーの日付の関係から実際の休暇期間は年によって変わるため、早めに知らせておくことが望まれます。

ただ、すべての部署が一斉に休むと会社全体の業務が止まり差し支える可能性があります。その点を考慮し、職場や個人で休暇期間を調整するケースは珍しくありません。それぞれの従業員は、お互いの予定を確認したうえで、各々の担当業務を代理となる同僚に引き継いでおくことが求められます。

社外への事前連絡

社外へは、お客様と取引先のいずれにも事前に連絡しておくことが大切です。実際に伝えるタイミングなどは、連絡先の状況に配慮する必要があるでしょう。
そもそも夏季休暇は、法定外休暇に該当します。労働基準法で規定されている法定休暇には含まれず、すべての会社が必ず設定しているわけではありません。厚生労働省の発表を見ると、近年、夏季休暇制度を採用している会社は5割弱です。全産業のうち半数ほどは、とくに夏季休暇を設けていないと分かっています。会社の夏季休暇を知らせる際は、お客様や取引先によって事情が異なることにも配慮するのが望ましいかもしれません。

休暇中の電話対応

従業員が休暇中に電話対応するかどうかについても、事前に会社で決めておくと無難です。労働基準法によると、基本的に休日は労働義務が発生しません。仕事関係の電話対応は労働と見なされるため、法的に従業員は着信を受ける必要がないと考えられています。とはいえ実際のところ、まったく電話に出ないとトラブルにつながる可能性があります。トラブル回避の対策としては、繰り返し着信があった場合に対応するなどのルールを決めておくと有効です。電話対応を強要すると法律違反になる恐れもあるので、休暇中はできるだけ電話対応しない社内体制が望ましいといわれています。

従業員が気をつけたい注意点

従業員が個別に夏季休暇を取る時、とくに気をつけたい点は業務状況の事前確認や情報共有です。

事前に社内の業務状況を確認

夏季休暇で従業員が個人的に休む場合は、あらかじめ社内の業務状況についての確認が欠かせません。会社の仕事は担当者が1人で進めているわけでなく、多くの従業員が関わっています。いつ休暇を取るか検討する前には、あらかじめ職場全体の業務に差し支えないか確認しておくことが大切です。とくに休暇の取得を避けたい時期は、会社の繁忙期です。たいていの職場は少しでも人手を確保したい状況であり、自分1人だけであれば休んでも問題ないと考えるのは好ましくないでしょう。休暇を希望する日程が決まったら上司には早めに連絡しておくと、職場内で各従業員の勤務予定について調整しやすくなります。

同僚と担当業務の情報を共有

自分の夏季休暇中に仕事を引き継いでもらう同僚とは、担当業務についての情報共有が不可欠です。従業員が夏季休暇に入った時、どの業務であれ作業が進まなくなるのは会社にとって望ましくありません。通常、自分の担当業務を止めないためには同僚に引き継いでもらう必要が生じます。どの業務を担当しているか伝えるだけでは、十分とはいえません。お客様や取引先の基本情報から急ぎの重要案件があるかどうかまで、詳しく伝えることが大切と考えられます。夏季休暇後の流れについても十分に打ち合わせておくと、職場に復帰してからスムーズに業務を進めていくのに効果的です。

お客様や取引先には正しく連絡

お客様や取引先への連絡は、正確性が求められます。情報が誤っているとトラブルにつながる可能性があり、注意が必要です。どんな業務を担当している場合も、お客様や取引先に連絡しないまま仕事を休むと迷惑をかける恐れがあります。お互いの信頼関係を損なわないためには、事前に連絡するのがマナーです。いつ会社を休むかは、正しく連絡する必要があります。できるだけ早く伝えたいところですが、はっきり日程が決まってから連絡を入れたほうが後々のトラブルを避けやすくなります。連絡時には代理の担当者についても知らせておくと、お客様や取引先に安心してもらえるでしょう。

電話代行のおすすめポイント

夏季休暇中、できるだけ着信の取りこぼしを防ぐには電話代行を活用するのがおすすめです。電話対応を一任しておけば、会社の関係者は業務を気にせず休暇を過ごせるでしょう。

着信の取りこぼし防止

電話代行は、着信の取りこぼし防止に効果的なサービスです。夏季休暇の間も、より多くのビジネスチャンス獲得を望めます。夏季休暇の取り方は会社によって多少の違いがあり、必ずしも一律ではありません。比較的に小規模な会社の場合、社内全体が一斉に休むケースも見られます。夏季休暇中、職場に誰も来ないと着信の取りこぼしを避けるのは難しいでしょう。それに対し電話代行を活用すれば、いつでもオペレーターが迅速に対応するため取りこぼしを防止するのに効果があります。会社が休業している間も電話がつながれば、ビジネスチャンスは広がると期待できます。

電話対応は親切丁寧

電話代行による電話対応は、常に親切丁寧です。通常、マナー違反や言葉遣いの誤りで会社の信頼を損ねる心配はありません。最近、さまざまな職場で電話対応に不安を抱える従業員が増加する傾向にあります。夏季休暇中の代理を電話対応が苦手な同僚に頼むと、担当業務について連絡があった時にトラブルが起きるかもしれません。一般的に電話代行のオペレーターは、新人研修や日頃の指導で一通りの基本スキルを身につけています。

間違い電話やクレーム対応を含め、どんな用件の電話でもマナーや言葉遣いに関する心配は不要です。親切丁寧な電話対応によりお客様や取引先の印象がよくなれば、会社の信頼感向上を見込めます。

従業員の負担軽減

電話代行の活用は、従業員の負担軽減にも有効といえる選択肢です。夏季休暇中に業務を気にせずに済めば、プライベートの時間を満喫できるでしょう。休日の電話対応は法的に業務と見なされるだけでなく、従業員から負担に感じるとの声も少なくありません。夏季休暇も同様であり、できれば休暇中は業務から解放される状況が望ましいと指摘されています。

あらかじめ電話代行を依頼しておくと、会社の休業中に着信対応をすべて任せられます。従業員は業務上の連絡を取る必要がなくなり、プライベートの時間を心ゆくまで楽しめるでしょう。夏季休暇中にスムーズな電話対応を実現するだけでなく、従業員に大きな負担をかけず十分にリフレッシュしてもらうためにも、電話代行はおすすめのサービスです。

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