効果が期待できる適切なフィードバックの方法

2021.07.15 更新日:2021.09.24スタッフブログ , 電話代行

ビジネスシーンにおいて、日々当たり前のように行われているフィードバック。上司から部下に対するフィードバックは、仕事効率の面でも、人材育成のためにも非常に重要なことです。しかし、フィードバックは適切な方法で行わなくては効果が期待できないといわれています。今回は、フィードバックを行う目的を明らかにしながら、適切なフィードバックの方法やメリットなどをご説明します。

会議する人のシルエット

フィードバックの基礎知識

ビジネスシーンにおけるフィードバックとは、主に部下の行った仕事や行動に対して上司が評価した結果を伝えることです。まずは、フィードバックの基礎知識からご紹介します。

フィードバックとは

フィードバック(feed back)のフィード(feed)の語源は、食べ物を意味するフード(food)です。つまり、フィードバックは、返された側の糧になり、成長できるような内容でなければなりません。

もともとフィードバックとは、電子回路での出力の目標値と実際の出力値を比べ、改善するために入力側に伝える制御方法を意味する言葉でした。軍事の場でも、砲弾の着弾点と目標地点の位置関係を撃手に伝えることを指す言葉として使われています。フィードバックを受けることで、撃手はより目標地点に近づけるように調整することができるのです。ビジネスシーンに置き換えると、仕事に対しての意見や訂正点をフィードバックすることで、業務の改善や調整に活かすことにつながります。

フィードバックの種類

フィードバックには、大きく分けて2種類あります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、フィードバックを行う前にしっかり把握しておきましょう

ポジティブフィードバック

ポジティブフィードバックとは、その名の通り肯定的な言葉でフィードバックを行う方法です。相手の行った仕事に対する良い点に焦点を当てて肯定し、「褒めて伸ばす」ことを目的としています。前向きな評価は相手の自己肯定感を高める効果が期待できるため、仕事に前向きに取り組んでもらえるようになるでしょう。ただし、悪い点を注意しないと、現状に満足して成長につながらない恐れがあります。

ネガティブフィードバック

否定的な意見を伝えるネガティブフィードバックは、相手のハングリー精神を引き出して成長を促す方法です。相手の行った仕事のなかにある改善点に焦点を当てることで、さらなるスキルアップを目的としています。ただし、伝え方や相手の性格によっては、精神的に大きなダメージを与えてしまう可能性が高いため注意が必要です。人格を否定するような言い方はせず、相手の成長のためにあえて厳しいことをいうことを前もって伝えておく必要があります。ネガティブフィードバックを行った後に改善が見られたら、ポジティブフィードバックを行い称賛することも忘れないようにしましょう。

フィードバックで得られる効果

ビジネスシーンで適切なフィードバックを行うことは、会社の業績につながるさまざまな効果が期待できます。フィードバックで得られる効果をいくつかご紹介します。

生産性が向上する

フィードバックを行う目的は、目指す方向を修正し改善することです。部下が間違った方向に努力していたら、フィードバックを行うことで軌道修正することができます。フィードバックを習慣づけることで間違いの早期発見につながり、チームメンバー全員が同じ目的を目指して仕事に取り組むことで、生産性も向上するでしょう。

エンゲージメントが向上する

フィードバックは、上司が部下の仕事をしっかり見ているという意思表示にもなります。これにより部下の仕事への気持ちが引き締まったり、認められるために仕事への意欲が高まったりする効果が期待できます。部下もフィードバックによって上司や会社から求められていることなどが分かると、仕事のモチベーションがアップし、エンゲージメントの向上につながるでしょう。

スキルアップできる

上司がフィードバックで効率的な仕事の進め方やノウハウを伝えることは、部下の成長促進につながります。仕事に必要な能力や仕事の効率的な進め方などは、先輩や上司からアドバイスをもらって初めて気づくことも少なくありません。適切なフィードバックは、部下のスキルアップにも有効です。

会社や上司との関係性の向上

定期的にフィードバックを行うことで、上司と部下がコミュニケーションを取る機会が増えるため、関係性の向上につながると考えられます。ただし、フィードバックの方法を間違えると、かえって関係性がこじれてしまう可能性もあるため注意しましょう。相手を尊重し、適切なフィードバックを行う必要があります。

効果が期待できるフィードバックの方法とは?

適切なフィードバックを行わなければ、望むような効果は期待できません。効果的なフィードバックを行うために、気をつけておきたいポイントをご紹介します。

心理的安全性を確保しておく

フィードバックを行う際、上司と部下との間に心理的安全性があるかないかで効果が大きく変わってきます。とくにネガティブフィードバックの場合は、受ける側にも伝える側にも大きなストレスがかかるものです。しかし、ここに心理的安全性がある場合、双方のストレスは軽減され、部下もフィードバックを前向きに捉えることができるようになるでしょう。

できるだけ具体的に伝える

フィードバックの内容が具体的でないと、どこが良かった・悪かったのかが受け手にうまく伝わらない恐れがあります。たとえば、プレゼンの資料の改善点を指摘する場合、「もっと見やすく作って」というだけでは相手にうまく伝わらない可能性が高いはず。「表題のフォントと色を変えて、グラフを使ったら見やすくなる」など具体的に伝えることで、相手もすぐ行動に移すことができるでしょう。

リアルタイムに行う

フィードバックは、評価に値する行動を起こした直後、リアルタイムに行うことでしっかり受け手に伝わり、効果が出やすくなります。しばらく経ってからフィードバックを行っても、受け手がその時の感情や状況などを忘れてしまっていると、あまり響かない可能性があります。

また、過去の行動に対するフィードバックは、過去の話を蒸し返しているような印象を与えてしまうため、相手が不快な気持ちになってしまうかもしれません。

客観的なフィードバックを行う

主観的なフィードバックは説得力がなく、単なるダメ出しやパワーハラスメントと受け取られてしまう可能性があります。フィードバックの場では、客観的な意見やデータをもとに、上司としての意見を伝えるようにしてください。個人的な意見で相手を追い詰めてしまうことがないように気をつけましょう。

大勢の前でフィードバックはしない

チームメンバーの前など、大勢の前でネガティブフィードバックを行う際は注意が必要です。受け手が大勢の前で恥をかくことで、必要以上に落ち込んでしまったり、仕事ができないレッテルを貼られてしまったりすることがあります。それがきっかけで予想外のトラブルに発展してしまうケースも少なくありません。フィードバックを行う際は、個人面談の形式で行うことが望ましいでしょう。

まとめ

フィードバックの基礎知識やフィードバックの種類、適切なフィードバックの方法などをご紹介しました。一人ひとりに適したフィードバックを行うことは個人の成長につながるため、生産性の向上など、さまざまな効果が期待できます。タイミングやシチュエーション、部下の性格などをしっかりと見極め、正しいフィードバックを行うよう心がけましょう。また、より効果的なフィードバックを行うためには、日ごろから信頼関係の構築に励む必要があります。フィードバックを行う側も、チームメンバーに信頼される人物を目指して行動するようにしてみてください。

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