fondeskやMKサービスで電話対策！個人事業主なら電話代行がオススメ！

更新日：2023.04.19スタッフブログ

一人で忙しく仕事をしている個人事業主の方なら、fondesuk（フォンデスク）やベルシステム24などの、電話代行会社に電話代行を依頼しようと思ったことはありませんか。理由としては、誰しも仕事中の電話対応に困ったことが、1度や2度ではないからだと思います。大切な電話対応ですが、仕事に集中しているときにかかってくる電話は、業務効率や集中力の低下を招くことがあります。仕事を効率よく消化していくことは、個人事業主にとっては生命線です。しかし、人を雇って対応するほどの余裕がない場合、fondeskやMKサービスなどの電話代行会社に依頼することをお勧めします。

今回の記事では個人事業主の方に便利な電話代行の魅力と、電話代行会社を選ぶ際のポイントを紹介致します。また、電話代行業者に委託必至！の個人事業主の特徴でも個人事業主向けの記事がありますので、ぜひご覧ください。

電話代行会社とは

良く名前を聞くようになったfondeskが提唱した「TELハラ」という言葉。昨今、認知度が上がっている『電話代行会社』とは、忙しい方に代わって電話の一次受付を代行し、電話があった旨をメールやチャットツールでお知らせしてくれる便利なサービスです。例えば、接客中どうしても手が離せないときの電話対応や、出先で急ぎの電話対応をしてくれるサービスがあれば、利用したい方は多いのではないでしょうか。

そのような電話を代わりに対応してくれるのが、電話代行会社が提供している電話代行サービスです。弊社、電話代行サービスやベルシステム24、MKサービス、fondeskなど電話代行会社は、実は数多く存在しています。この記事以外でも、各電話代行会社の特長や比較をご覧になりたい方は、「電話代行サービス」5社を徹底比較！自社に合った電話代行サービスの選び方もご覧ください。

電話代行の利便性について

ここでは電話代行を利用することで得られる利便性について、より詳しくお話しいたします。

電話対応からの解放

個人で電話代行の利用を検討される方の中には、専門性の高い仕事の方(ＳＥやデザイナー、個人事務所の建築士の方など)の利用が比較的多い傾向にあります。クリエイティブな業務の場合、仕事に没頭している最中に邪魔が入ると、著しく集中力が低下する場合があります。作業中の電話対応を代行してもらうメリットが大きいため利用される方が多いのだと考えられます。

サービスを開始すると、電話は電話代行会社が対応します。忙しい時や業務に集中したい時、電話対応でそれらを遮られることがなくなります。掛かってきた電話は対応後にメールやチャットで報告があるので、自分の好きな時間に、かかってきた電話の対応をすることができます。急ぎの電話があった場合は都度チャットなどで報告を受け取れます。携帯やパソコンのメール等に連絡が来るため、即時的な確認が可能です。

作業効率のUP

電話代行のサービスを利用すると、日々の電話対応から解放されるため、その時間を今まで手が回らなかった作業に充てれるようになります。電話は電話代行会社が対応するため、チャットの連絡確認だけでよくなります。今まで電話対応に追われていた時間を有効に使えるようになるため、格段に作業効率をUPさせることができます。

電話の取りこぼし削減

個人で仕事をされている方の中には、忙しすぎて電話に出られず、留守番電話で顧客対応をしてしまっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。大切な新規のお客様からの電話を逃してしまった、大切な商談中や接待中などで対応できなかったなど、どうしても電話対応ができないタイミングというのは意外と多いものです。

フォンデスクやMKサービスなどの電話代行会社を利用すれば、取りこぼしがほぼなくなります。取りこぼしがなくなれば、新規顧客を逃さないだけでなく、既存顧客の電話対応もできるため、顧客満足も総じて上がり、結果的にクレームの減少にもつながります。電話番も必要なくなるため、時間と場所の制約から解き放たれます。電話に出られないということは、どのような理由であったとしても顧客に対しての不信感や不安感を与える要因の一つにつながります。たかが電話対応という意識は捨てましょう。

人件費の削減

電話対応のためにアルバイトを雇った場合、電話対応ができるようになるまでの教育費や、人件費など必然的に高くなってしまいがちです。電話代行を利用することで月々数千円から電話対応を任せることができます。また、電話を対応するのは専門の教育を受けたオペレーターです。通常の業務もこなすアルバイトのスタッフよりも、弊社やfondeskなどの電話代行会社を利用すれば、格段に電話応対品質の高い電話対応が期待できます。

テレワークにも対応

コロナ禍で直接お客様へ会うことができなくなり、リモート会議や電話対応が増えました。しかし、電話対応できる人員がテレワークで自宅待機という状況も少なくありません。コロナ禍であっても、電話代行を利用することで会社へかかってきた電話の対応が可能です。また、折り返し電話も随時連絡が担当者に送られてくるため、迅速に対応することが可能です。リモート中であっても場所を選ばず連絡が受け取れるため、利便性の高いサービスと言えます。

電話番号の貸出

起業したてで携帯電話の番号しかないという方がいらっしゃいます。お客様から見ても携帯電話の番号しかホームページに掲載されていない場合、個人でされているのがわかる場合があります。本格的に事業を拡大しようと思っているなら、通常の電話番号を使いたいものです。

携帯電話しか記載がない場合に一般企業と取引しようとした場合は約60％の企業が取引しないというデータも出ています。電話代行のプランには電話番号貸出のサービスがある会社もあります。東京や大阪など好きな都道府県の番号を取得できる会社もあるため、番号が必要な方は契約する前に番号貸出サービスがある電話代行会社を調べましょう。※電話番号貸出はMKサービスにはありますが、フォンデスクにはありません。

電話代行のデメリット

もちろん、電話代行を使用するうえでのメリットばかりではありません。しっかりとデメリットも理解した上で使用していきましょう。

応対範囲に限界がある

電話代行は利便性の高いサービスですし、電話応対するオペレーターは専門の教育を受けたものが対応いたします。しかし、電話対応がしっかりとしていても、自社の社員が対応しているわけではありません。商品やサービスの詳細、新規プロジェクトの件等、専門性の高い質問が来た場合は応対できないことがあります。お安いプランですと簡単な一次取次しかできない場合がほとんどです。しっかりと対応できる範囲を調べてサービスを利用しましょう。

規定コール数の大幅な超過

契約したコール数を大幅に超える問合せがあった場合、超過したコール数で価格が変わります。そのため、予定していた金額よりも大幅に高くなる可能性があります。自社の電話本数などもしっかりと加味して、自社のサービスに合うプランを提供している電話代行会社のサービスを利用しましょう。電話代行会社によってプランの内容や価格、超過コール金額も違います。しっかりと比較して代行会社を選びましょう。

電話代行を選ぶ基準

こちらでは電話代行会社のプランの選び方をお話いたします。電話代行のプランを選ぶ際に重要になる項目を見ていきましょう。

電話代行の選び方

電話代行会社のサービスを選ぶポイントは以下の5つです。

• 価格
• 対応品質、サービス内容
• コール数
• 電話番号貸出サービスの有無
• 電話内容の報告手段のバリエーション

項目について詳しく説明していきます。

価格

サービスを利用する際にラーニングコストは安くして、リスクヘッジするのは当たり前です。しかし、価格だけで選ぶことが無いようにしましょう。同じ価格帯であればサービスの質などを重視して選ぶことをお勧めいたします。また、超過コール時の1件当たりの対応単価も確認しておきましょう。コール数が著しく超過してしまう場合はプランの変更も検討しましょう。価格はゆるぎない判断の指標です。

fondeskは100コール1万円と圧倒的に対応コール数が多いプランをだしていたり、MKサービスは2960円で20コールの対応数で迷惑電話やセールス電話はカウントせず、電話番号貸出が利用できるプランがあったりと、電話代行会社によってサービスも特色も全く違います。まずは、自社のサービスの利益と利用するメリットについて照らし合わせて判断してください。
※現在フォンデスクは50コール1万円にサービスが変更されています。

対応品質、サービス内容

価格がいくら安くても、対応できる内容が自社のサービスにそぐわないものである場合、利用してもメリットを得られない場合があります。自社のサービスの特長と、電話代行のサービスが合致しているのか、または、自社のサービスで求める対応を行ってくれるのか、しっかりと確認したうえで選ぶようにしましょう。

コール数

金額が安いプランというのは往々にして対応コール数が少ない場合が多いため、自社にかかってくるコール数を確認してから検討しましょう。コール数は感覚だけで選ぶのではなく過去のコール数と対応コール数を照らし合わせてプランを選択するようにしましょう。

コール対応数が多いフォンデスクや、コール数が少なくても迷惑電話がコール数に含まれないMKサービス、ハートフルコール、安くても電話応対を柔軟に対応できる電話代行サービスなど、会社ごとに特色があります。

電話番号貸出サービスの有無

電話番号が固定電話かどうかで取引をする会社もあると上記で書かせていただきましたが、販売など個人でされている女性の場合、個人の携帯電話を掲載するのはプライバシー保護の観点からも危険性があります。登記住所が自宅だった場合のリスクは相当です。その場合、リスク回避という意味でも電話番号貸出サービスを利用することをお勧めいたします。

電話内容の報告手段のバリエーション

現在はメールやファックスで電話内容報告を希望するお客さまは減ってきており、企業で多く導入され始めたチャットなどで電話報告を希望される企業が増えてきました。それにこたえる形で、現在フォンデスクや電話代行サービスなど、チャット報告をサービスとして提供している電話代行会社が増えています。

自社で導入しているチャットをそのまま使用出来たらより便利かとおもいます。利便性のことを考えて対応力のある電話代行会社のプランを選ぶことをお勧めいたします。

まとめ

この記事では、個人事業主にオススメする電話代行についてお話ししました。近年、電話代行サービスはスタートアップ企業やベンチャー企業に導入される例が増えてきました。fondeskがスタートアップ企業への3か月無料プランなど出されているように、電話代行という分野が企業にとって大きなメリットと業務効率改善に大きく寄与していることが要因です。

人件費の削減や利便性だけでなく「TELハラ」などのストレスから、大切な社員を守り、離職率を下げることにもつながる一つの手段に、電話代行は期待されています。会社の金銭的利益だけでなく、働く社員やスタッフを守るという人の流出の面からも電話代行は有益に働く可能性があります。