ビジネス電話が緊張する理由とは?

2017.11.22 更新日:2022.05.06スタッフブログ

初めて電話対応をする女性

最近、電話を取るのが苦手な社員が急増しているという声も聞かれます。しかし、電話対応は、多くの業種で必要とされる業務のひとつ。電話応対スキルが高ければ、会社に対する貢献度も低くありません。今回は、ビジネスマンが電話を避けたい理由を説明するとともに、電話対応をうまくやりこなすコツをご紹介します。

失敗を恐れず、電話対応にチャレンジしましょう

電話を避ける理由は?

「なるべくなら電話に出たくない」社員がこう思う理由として考えられるのが、適切に対応できているかどうかの判断基準が持てないこと。この悩みは、電話特有の状況から生み出されている面も否定できません。

電話ではお互いの顔が見えない

電話ではお互いの顔が見えないため、表情から心理を読み取れません。声色などから相手の心情を想像する必要があります。不用意な発言が相手を怒らせていないか、心配は尽きないでしょう。電話のたびにその様な不安感が胸をよぎり、苦手意識が強くなる事態を招いています。

電話ではゆっくり言葉を選べない

ビジネス電話では、相手の問いかけに対して回答するまでに長々と時間をかけることができません。スムーズに対応するためには、会話にテンポが求められます。台本があっても予定通りに話が進む保証はなく、焦れば失言する恐れも。この不安から緊張感が増すと、人によってはうまく言葉が出てこなくなります。「言葉をゆっくり選べるメールのほうが楽」と感じる社員がいても不思議ではありません。

電話対応を適切にこなすためには?

業務中に電話があれば、相手に関係なく緊張するでしょう。あらかじめコツをつかんでおけば、いざという時落ち着いて対応できます。

入電に備え、いくつか回答例をメモしておくと、何を話せば良いか整理できます。受け答えに慣れている方を真似する、あるいは友達相手に練習する方法も効果的。意識的に多少ゆっくり話すと、呼吸が整い緊張もほぐれ、気持ちも楽になるでしょう

「最初は、失敗しても仕方ない」という声は、決して少なくありません。大切なのは、同じミスを繰り返さないために失敗から学ぶ姿勢です。経験の積み重ねが苦手意識の克服につながりますので、最初に失敗してもあきらめないで下さい。

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