外国人に通用する電話対応。英語フレーズについて

更新日：2022.05.09スタッフブログ

日本語が通用しない外国人からの電話は、英語での対応が必要となるでしょう。語学に自信がない人は、できるだけ避けたいところかもしれません。しかし、お決まりの表現を覚えておくと多少の英会話には慣れてくる可能性があります。そこで今回は、英語対応における基本的なマナーなどをふまえつつ、定番のフレーズをご紹介します。

1 英語がわからない…でもとりあえずはこれで安心！

英語がわからない…でもとりあえずはこれで安心！

英語が苦手なら、その旨だけ伝えてバトンタッチ

英語が苦手な人にとって、外国人相手の電話対応は容易ではありません。受話器から英語が聞こえてきたら、すぐにでも英語を話せる人に交代したいところでしょう。しかし、黙って電話を保留に切り替えたら、マナー違反です。いくつかのフレーズを覚えておくと焦らずに済み、印象も悪くなりません。

少しでも早く英語から解放されたい時は、「英語が得意ではありません」と伝えれば、すぐに助けを呼べるでしょう。そのフレーズが、

「My English isn’t very good／strong.」

です。あるいは、「英語ができる人に代わります」という意味の

「I’ll get someone who speaks English.」

でも問題ありません。文法知識などは後回しで、とにかく丸暗記すると手っ取り早く実践できます。
「長くて覚えられない」という人には、「少々お待ち下さい」がおすすめです。定番のフレーズは、以下の数パターンがあります。

「Please hold.」
「One moment please.」
「Could you please hold？」

電話を保留する前にこれらのフレーズを伝えるだけでも失礼にならないので、気持ちに余裕がなく英語対応を避けたい時などは使ってみて下さい。

最初のやり取りを覚えましょう

英語対応であっても、最初のやり取りはそれほど難しくありません。いくつかフレーズを覚えておくだけでも、外国人と英語でのコミュニケーションを図れます。

日本語の「もしもし」にあたる基本フレーズが、

「Hello」

です。時間帯によっては、「Good morning.」や「Good afternoon.」も使えます。その後、

「Thank you for calling.」

と続ければ、「お電話ありがとうございます」という気持ちを伝えられます。

相手の名前や用件など電話対応の必須事項についても、簡単な表現を知っていれば確認可能です。

「どちらさまでしょう？」は「May I have your name, please？」

会社も聞く時は「Can I have your company name, please？」

「ご用件は？」を意味するフレーズは「May I help you？」「How can I help you？」などがあります。

中学校の教科書によく出てきた単語が多いので、しばらく英語から遠ざかっていた人もそれほど苦労せずに話せると思います。

相手の返事が分かっていれば聞き取りも容易になる

こちらからあいさつや質問を投げかければ、電話の相手は返答してきます。もちろん英語での返事ですので、聞き取れないかもしれません。

まず、どんな質問には何と答えるか一通り把握しておくとヒアリングにも役立ちます。電話口で名前を告げる時は、

「My name is 〇〇.」と「This is 〇〇.」

が決まり文句です。後者の場合、名前の後に「speaking」と付け加える人も少なくありません。これらの表現は、自分が発信する側でも受け手でも使えます。

会社名の伝え方は発信者か受信者かによって異なり、前者は名乗ったら「from △△」と会社名を続け、後者は自分の名前より先に会社名を知らせるのが一般的です。

通常、用件を聞いても、いきなり具体的な話を切り出される心配はないでしょう。担当者に取り次いでもらうため、「May I speak to 〇〇.」もしくは「I’d like to speak to 〇〇.」と尋ねてくる人は少なくありません。

相手の言葉を聞き取れない時は、

「Could you speak more slowly, please.」といった表現もあります。

また「We seem to have a bad connection.」や「I’m afraid we have a bad connection.」は電波状況が悪い旨を伝えられるので、携帯電話を使用している場合に便利な表現です。

ちなみに、担当者の不在など何か不都合があり謝罪の気持ちを伝えるなら、「I’m sorry.」より「I’m afraid～」のほうがビジネスシーンに適しています。

日本語と英語の違いを理解しよう

日本語と英語は、文法や構造において基本的な仕組みが異なります。敬語表現の違いは代表的な例のひとつであり、「弊社の〇〇」も「御社の〇〇様」も英語では「Mr.～」や「Ms.～」で済まされます。必ずしも、日本語をうまく直訳できるとは限りません。英語対応では日本語を正しく英語に置き換えるより、英語ならではの言い回しを身に付けたほうが得策といえます。

なお、英語に自信を持てない人は早口に話すと、外国人に「英語を話せる人」と思われるかもしれません。しかし、誤解を招かないためには、ゆっくり話すことを心がけたほうが賢明です。発音が正確でなくスピードが遅くても、はっきり話せば伝わりやすくなるので、ぜひ自分のペースで英語対応にチャレンジしてみて下さい。