【ビジネス向け】留守番電話のメッセージ例文

Q: 留守電アナウンスの例文

１. 営業時間外のアナウンス ２. 退席時のアナウンス ３. 長期休暇のアナウンス

更新日：2024.11.01秘書代行

企業が営業時間外の電話に対応する場合、着信時に留守電アナウンスを流す方法があります。留守電に残されたメッセージが仕事につながれば、企業にとっては大きなメリットです。ただし、いざアナウンスを設定しようとした時、どのように案内するべきかで迷ってしまう可能性も考えられます。事前にビジネスで使える表現を確認しておけば、いざという時に参考になるでしょう。そこで今回は、留守電アナウンスの設定方法やポイントをふまえ、主なメリットやビジネス向けの例文をご紹介します。

1 留守電アナウンスの設定方法やポイント
- 1.1 留守電アナウンスの設定方法
- 1.2 実際に設定する時のポイント
2 留守電アナウンスのメリット
3 留守電アナウンスの例文
4 この記事を読まれている方へのオススメ

留守電アナウンスの設定方法やポイント

留守電アナウンスを設定する方法は、大きく2つのパターンが選択可能です。ビジネス向けの場合、必ずアナウンスに入れたい設定項目があります。まずは、留守電アナウンスの主な設定方法や実際に設定する時のポイントをご紹介します。

留守電アナウンスの設定方法

留守電アナウンスの設定方法は、大別すると自分で音声案内を入れるか専門業者に依頼するかの2種類です。自分で音声案内を入れる場合、着信時にオリジナルのアナウンスを流せます。明るい声で話せば、好感度アップにつながると期待できます。ただし、周りの音が入りやすいため、静かな環境での作業が必要です。専門業者に依頼すると、余計な音が入る心配はありません。

電話機に対応した音声形式で、聞き取りやすいアナウンスを設定してもらえます。ただし、依頼料をはじめ諸々の経費がかかります。オリジナリティや経費節減を求めるなら自分で設定する方法、きれいな聞き取りやすい音声を重視するなら専門業者へ依頼するのがおすすめです。

実際に設定する時のポイント

ビジネス向けの留守電アナウンスを設定する時は、音声案内に必須項目を入れることが大切なポイントです。実際のアナウンス設定で欠かせない項目としては、企業名・店舗名・営業日・業務時間が挙げられます。営業時間外の電話を企業や店舗の代表番号で受け付ける場合、これらの案内は不可欠です。業務終了後の連絡が各部署や従業員の直通電話につながる時は、部署名や個人の氏名も欠かせません。

また、電話をかけてくれたことに対する感謝の言葉を添えると、印象をよくするのに効果的です。さらに、留守電は不在時の着信内容を確認することが目的であり、発信者にメッセージを残すように促す案内も必要になります。企業名からメッセージを促す案内まで設定すれば、留守電アナウンスは必要最低限の役割を果たせるでしょう。なお、アナウンスが長いと途中で電話を切られる可能性があるため、音声案内する時間は10～30秒くらいが目安です。

留守電アナウンスのメリット

ビジネス向けに留守電アナウンスを設定するメリットは、営業時間外の連絡に対応しやすくなるところです。着信対応する件数が増えれば、ビジネスチャンスは広がると期待できます。以下では、留守電アナウンスの主なメリットをご紹介します。

営業時間外の連絡に対応しやすい

企業で留守電アナウンスを設定した場合、営業時間外に連絡があった時、素早く対応するのに便利です。顧客・取引先は、いつでも企業の業務時間中に電話できるわけではありません。それぞれ仕事や日々の生活もあるため、時間のある夜間や週末に連絡を入れてくるケースは多く見られます。

その際、留守電アナウンスを設定しておくと、メッセージを残してもらえる可能性は高まります。早めに電話の用件を確認して迅速対応すれば、ビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。営業時間外に連絡しても対応が早いと理解されれば、企業の信頼感や好感度は上がると期待できます。

電話対応するための残業が不要

職場が留守電アナウンスを設定しておけば、営業時間外の電話に対応するための残業は不要です。業務時間の終了後も着信対応した場合、それだけビジネスチャンスを獲得する機会は増えます。ただし、営業時間外の着信を受ける時には、誰かが職場に残る必要があります。

一方、留守電アナウンスに対応を任せると、電話の用件を聞くために残業する手間はかかりません。従業員が定刻通りに帰宅できれば、長時間労働に伴う業務負担を軽減するのに有効です。夜間や週末にプライベートの時間が充実した場合、仕事の生産性向上につながると見込めます。

いたずら電話などの回避にも

企業における留守電アナウンスの設定は、いたずら電話や間違い電話を避けられるところも大きなメリットです。従業員が電話対応のため会社に残っている時、いたずら電話や間違い電話がかかってくると残業のストレスは重くなります。仕事以外の電話でストレスがたまると、業務効率は下がるかもしれません。

留守電アナウンスが代わりに対応してくれれば、従業員は仕事と関係ない電話を受けずに済みます。また、通話内容が録音されると案内した場合、いたずら電話を減らすのにも効果的です。企業が営業時間外のビジネスチャンス獲得や従業員のストレス軽減を目指すなら、留守電アナウンスの設定は得策と考えられます。

留守電アナウンスの例文

ビジネス向けの留守電アナウンスは、企業名・店舗名もしくは感謝の言葉から始める流れが基本的です。また、電話対応する状況によって、音声案内の表現は変わってきます。以下では、シーン別に留守電アナウンスの例文をご紹介します。

営業時間外のアナウンス

営業時間外のアナウンスは、通常の業務日時に関する案内が不可欠です。

＜例文１＞
お電話ありがとうございます。
〇〇（企業名・店舗名）でございます。
弊社の営業時間は、午前〇時から午後〇時までです。
本日は、営業を終了いたしました。
お急ぎであれば、発信音の後にメッセージをお願いいたします。
なお、業務向上のため通話内容は録音させていただきます。

＜例文２＞
お世話になっております。〇〇でございます。
お電話くださり、ありがとうございます。
本日の営業は、午後〇時をもって終了いたしました。
明日の営業開始は、午前〇時からとなります。
ご用件は、発信音の後にお話しください。
なお、通話内容は、業務向上のため録音しております。

退席時のアナウンス

勤務中に席を離れる時、直通電話のアナウンスは個人名の通知も必要です。

＜例文１＞
お電話ありがとうございます。〇〇（企業名・店舗名）でございます。
ただいま、△△（個人名）は外出中のため、電話に出ることができません。
大変に恐れ入りますが、ご用件などは発信音の後にお願いいたします。
差し支えなければ、本日の業務時間中に折り返しご連絡させていただきます。
なお、緊急の用件は、メールにてお知らせください。

＜例文２＞
〇〇の△△でございます。
ご多忙のなかお電話を頂戴し、ありがとうございます。
現在、あいにく席を外しているため、電話に出られず申し訳ありません。
お手数ですが、発信音の後にお名前やご用件をお話しください。
誠に勝手ながら、席に戻りましたら改めてご連絡させていただきます。
なお、メールを送っていただければ、すぐに対応いたします。

長期休暇のアナウンス

長期休暇のアナウンスでは、休業期間の通知が欠かせません。

＜例文１＞
お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
弊社は、〇月〇日から〇日までお休みさせていただきます。
ご不便をおかけすることになり、申し訳ありません。
ご用件などは、発信音の後にお願いいたします。
なお、通常営業は〇月〇日からです。

＜例文２＞
〇〇でございます。お電話ありがとうございます。
誠に勝手ながら、弊社は〇月〇日から〇日まで休業しております。
大変に申し訳ありませんが、ご了承ください。
なお、〇月〇日から通常通り業務を再開いたします。
お急ぎのご用件は、発信音の後にお話しください。

臨時休業のアナウンス

臨時休業のアナウンスでは、通常とは異なる状況であることを明確にし、再開時期や代替手段などを伝えることが重要です。

＜例文１＞
お電話ありがとうございます。〇〇です。
本日、〇月〇日は、〇〇のため臨時休業とさせていただきます。
お客様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
通常営業は〇月〇日から再開いたします。ご用件がございましたら、
〇月〇日以降にお電話をいただくか、お問合せフォームにてご連絡ください。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

＜例文２＞
お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
誠に申し訳ございませんが、本日〇月〇日は、臨時休業とさせていただきます。
通常営業は、〇月〇日からとなります。
緊急のご用件に関しましては、メールにてご連絡ください。
ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。

その他のアナウンス

他にも、様々なシーンに対応した例文をご紹介します。

＜例文１＞
お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
ただいま、〇〇のため受付時間を変更しております。
現在の受付時間は、午前〇時から午後〇時までとなっております。
ご不便をおかけいたしますが、〇月〇日までこの時間での受付とさせていただきます。
よろしくお願いいたします。

＜例文２＞
お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
現在、システムメンテナンスを行っておりますため、お電話が繋がりにくい状態となっております。
メンテナンスは、〇月〇日、〇時頃までを予定しております。
ご迷惑をおかけいたしますが、しばらくたってからおかけ直しいただくか、
メールにてお問い合わせください。
お客様にはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。

以上のように案内すれば、各シーンの必須要素は伝えられるでしょう。ただし、機械的なアナウンスは味気なく思われる場合もあります。営業時間外の対応にも人手をかけたい時は、電話代行を活用するとオペレーターが親切・丁寧に応答する体制を実現できます。