【すぐ使える例文付き】職場に届いた年賀状のメール返信マナーとは？

Q: ビジネス年賀状を返信する時のポイント

１. 感謝の気持ちは明記 ２. お詫びの言葉は控えめに ３. 近況報告も好印象

更新日：2024.12.11ビジネス豆知識

ビジネスの場では、仕事始めに職場で年賀状を受け取るケースが多く見られます。自分が年賀状を送っていない相手から挨拶が届いていた場合、早めに返事を済ませる必要が出てきます。その際、お礼メールを作成すれば、手早く返信できるでしょう。ただし、メールで返礼する時は、どのようなマナーに注意すればよいか迷うかもしれません。そこで今回は、ビジネス年賀状の基本的な返信マナーや実際に返信する時のポイントを解説し、お礼メールの例文をケース別にご紹介します。

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1 ビジネス年賀状の返信マナー
2 ビジネス年賀状を返信する時のポイント
3 【送付時期別】年賀状返信メールの例文
- 3.1 1月7日までに相手に届く場合
- 3.2 1月8日以降に送る場合
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ビジネス年賀状の返信マナー

ビジネス関係で年賀状を受け取った場合、返信する日付・返信相手の選別や返信方法のマナーに注意が必要です。

返信相手の選別

ビジネス年賀状は、プライベートと違い、返信相手を選んでも大丈夫です。企業や職場では、さまざまな仕事の関係先から大量の年賀状を受け取る可能性があります。すべて返信していると大変な作業になりますが、誰に礼状を出すか選択しても失礼にはなりません。返信相手を検討する時の主な判断基準は、自社のビジネスにとって重要性が高いかどうかです。顧客から年賀状が送られた場合、ビジネスマナーとして返事は欠かせません。

また、大切な取引先の書状にも、丁寧に返信する必要があると考えられます。一方、これまで大した仕事上の交流がなければ、あえて返事を出さなくてもビジネスに差し支えないでしょう。他には、営業・宣伝目的の書状など自社や自分自身が顧客の立場になる時も、返信は不要と判断できます。

返信方法に関するマナー

仕事関係の年賀状を受け取った際、メールでのお礼も許容範囲内といわれています。ビジネスの場では、業種を問わず、仕事の生産性やスピード感を重んじる傾向があります。職場に送られた年賀状の返信も、すぐに対処せず先送りする状況は好ましくないと見られています。

このような現状から、最近は、スピード感を優先してビジネス年賀状にメールで返礼するケースも増えてきました。文面が基本マナーに沿っていれば、年賀状の代わりに送っても問題ないとの意見が主流です。年賀状や官製ハガキがなく返事が遅れると失礼に思われる傾向があるため、お礼の言葉をメールで手早く伝える方法は、ビジネスの場で容認されています。

ビジネス年賀状を返信する時のポイント

ビジネス年賀状に返信する際、文面作成で大切になる点は、感謝の気持ちを明記してお詫びの言葉を添えることです。

感謝の気持ちは明記

年賀状に対する感謝の気持ちは、はっきりと伝えるのが重要なポイントです。大切な取引先や顧客から一方的に年賀状を受け取った場合、書状かメールかに関係なく、お礼を伝える姿勢は不可欠です。その際、曖昧な表現でなく、明確な言葉で記載する書き方が求められます。文章構成としては、季節の挨拶に続けて感謝を述べると、こちらの気持ちは伝わりやすくなるでしょう。

具体的に何と書くか難しく考える必要はなく、簡潔に「ありがとうございます」と記せば十分です。年賀状のお礼が松の内を過ぎると気まずく感じるかもしれませんが、感謝の気持ちを上手に示せば、相手からの信頼を損ねずに済むでしょう。

お詫びの言葉は控えめに

文章の印象を考慮すると、お詫びの言葉は控えめに抑える書き方が適切です。年賀状への返信が遅れた場合、気まずい思いから、こちらの誠意を示すため長々と謝罪を述べるケースが見られます。その姿勢自体は間違っていませんが、お詫びが大げさになると、かえって相手は恐縮する可能性があります。

また、返信が遅れた理由を数行にわたり説明すると言い訳に聞こえ、逆に印象は低下しがちです。お詫びの言葉が中心になると、感謝の気持ちが相手に届きにくくなる可能性があります。年賀状のお礼で返信する時、過度な謝罪は逆効果になりやすく、お詫びの言葉は控えめに記すことが望ましいと考えられます。

近況報告も好印象

ビジネス年賀状への返礼では、近況報告を行うのも好印象を与えるのに効果的です。基本的に返礼文は、季節の挨拶・年賀状への感謝・返信が遅れた謝罪・締めの言葉で構成されます。マナーの観点からは、年始の挨拶とお礼・お詫びの気持ちが伝われば問題ないといえます。

ただし、人によっては、定番通りの内容のみ記載しても物足りなく感じるかもしれません。必須項目だけで満足できない場合、近況報告を添えて文面の印象を変える方法があります。詳しい状況を細々と書く必要はなく、簡単に加筆するだけでも、礼状の印象アップにつながります。以上のポイントを押さえて年賀状のお礼を出せば、返信が遅れても、相手に気持ちよく受け取ってもらえるでしょう。

【送付時期別】年賀状返信メールの例文

ビジネス年賀状が送られてから取引先にメールで返信する場合、返信内容は、メールが届く時期に合わせて書き分ける必要があります。以下では、1月7日までに届く場合と1月8日以降になる場合の2ケースについて、ケース別の例文をご紹介します。

1月7日までに相手に届く場合

年賀状のお礼メールが1月7日までに届く場合、返信文は、同じく年賀状の書式で作成します。

（例文）
件名：年賀状のお礼
本文：
明けましておめでとうございます
この度は丁寧な年賀状を頂戴し　誠にありがとうございます
心より　感謝申し上げます
年末年始の業務に追われ　新年のご挨拶が遅くなり　申し訳ありませんでした
深く　お詫び申し上げます
本年も　いろいろお世話になると思いますが　引き続きご愛顧を賜りますよう何卒よろしくお願いいたします
（署名：企業名・氏名・連絡先）

取引先は、仕事始めから慌ただしく作業している可能性があります。長文は、読むのに時間がかかるためNGです。その点に配慮し、簡潔なお礼メールを返信すれば、迷惑をかけずに済むでしょう。

1月8日以降に送る場合

お礼メールを1月8日以降に送る場合、文面は、寒中見舞いに切り替えます。

（例文）
件名：寒中お見舞い
本文：
寒中お見舞い申し上げます
先日は早々に新年のご挨拶を賜り　大変にありがとうございます
謹んで　感謝申し上げます
また　諸事情からお礼が遅くなってしまい　誠に申し訳ありませんでした
心より　お詫び申し上げます
こちらは　年末年始の慌ただしさも収まり　落ち着きを取り戻しています
今後もお世話になる機会は多いかと思いますが　これまでと変わらずお引き立ていただければ幸いに存じます
本年も　どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）

年賀状の返礼が松の内を過ぎる時、お礼メールは、立春頃まで寒中見舞いとして送ることが可能です。ただし、立春を迎えてからの返信は、余寒見舞いに変える必要があります。その際、季節の挨拶には「余寒お見舞い申し上げます」を用います。季節の挨拶に使える表現は時期によって異なるため、具体的な日付は、正しく把握しておくとよいでしょう。

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