コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネス封筒の書き方

 

ビジネス封筒にもマナーがあります

書類などを郵送する時に使われる封筒。プライベートでも利用したことのある方は、きっと多いはずです。ただ、私用で使う分は間違いがあっても笑って済まされるかもしれませんが、これがビジネス用封筒となると、そうはいきません。
あなたと、会社の信頼を損ねないためにも、ビジネス封筒の書き方をしっかり押さえておきましょう。

ビジネス封筒ってどんな封筒なの?

では、ビジネス封筒とはどんなものでしょうか? まず私たちが普段使用する封筒は、縦書き形式のものが多いと思います。しかし、ビジネス向けに使われる封筒は縦書きもあれば、横書きも多く利用されます。大きな書類を折り曲げずに封入できる様、A4サイズの大きな封筒もよく見られます。

企業や団体・役所などから、長方形に切り込んだ中の見える窓つき封筒を送付された経験はないでしょうか? これはビジネスシーンで多用される封筒で、宛名と住所を印字できることから、手間もコストも省けるメリットがあります。

ビジネス封筒は形や種類だけでなく、宛名の書き方も一般用とは異なる特徴があります。その形式を踏まえた上で封筒を送ることも、ビジネスマンが覚えておきたいマナーのひとつです。

宛名と住所の書き方

宛名と住所の表記は、縦書きと横書き、それぞれマナーがあります。封筒の形式に沿って覚える様にして下さい。

縦書き

右端に住所、中央に宛名を書くのは一般用と変わりません。注意したいのが、改行のポイント。番地までを最初の一行でおさめ、ビル名からは段落を変えて書きましょう。そして番地は漢数字で書くのがビジネスマナーです。
宛名は、「企業名」「部署名」「人物名」と段落を変えて書きます。役職があれば、人物名に上記すること。人物名のフォントサイズは、企業名や部署名より大きめを使うのが基本です。

横書き

一般封筒と同じく、上から郵便番号、住所、宛名の順で書きます。縦書きとの違いは、番地をアラビア数字で書くこと。ビジネスシーンでは縦書き封筒・横書き封筒どちらも多く使われますので、書き方を混同しない様注意して下さい。

そのほかの注意ポイント

宛名が個人名であれば、人物名のあとに「様」をつけて問題ありませんが、企業宛の封筒であれば、会社名のあとに「御中」と書くのがマナーです。部署名が宛名でも、末尾に「御中」と記します。

その他にも、封入物の内容を記載する場合もあります。「請求書在中」「見積書在中」と記載する時は、赤字で印字します。重要書類で日をおかず開封して欲しい場合に使われますので、これもビジネス封筒のマナーとして覚えておきましょう。

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