残業を無くす方法

2018.12.30 更新日:2021.09.15スタッフブログ

残業が楽しくて仕方がないという方も中にはいるでしょう。しかし、たいていの人は残業をしたくないはずです。残業手当が付くならまだしも、サービス残業ならしたくないのは当然です。

でも、残業するなと言われても残業をしないと仕事が終わらないからそれも困る。働き方改革と言われても、できる企業はいいができない企業はどうすればいいんだなんて声が聞こえてきそうです。今回は残業を無くすために必要な方法を紹介します。

つけっぱなしのPC

なぜ、残業をしなくてはいけないのか?

  • そもそも仕事量が多すぎる
  • 定時後に会議やミーティングが行われる
  • 求人では9時から18時だったのに、実際の店の営業時間は9時から20時
  • 上司や同僚が帰らないので帰りにくい
  • 個人の能力以上の仕事を任されている

細かく見ていけば、他にもあるとは思いますが、だいたい上記のようなことで残業が発生しています。残業をしないと業績が上がらないと思われがちですが、実際のところは逆なのです。残業できないと分かると社員は時間内に仕事を終わらせようと考えて努力します。残業ができると思っていると、まだ時間があると考え、だらだら仕事をしてしまいがちになってしまいます。

残業代も出ないのに残業しなければ仕事が終わらないのはなぜか?
根本的に人が不足しているから仕事が処理できない、もしくは個人の能力が仕事にマッチしていないから終わらないことが考えられます。そして社員は次の日に疲れを持ちこしたまま、また長い一日をこなします。その繰り返しで週末には疲れがたまり、仕事の効率も下がってしまいます。残業をするメリットがあるのでしょうかと言いたくなります。

残業を無くして社員が時間内に仕事を終了させることができると、メリットがたくさん発生します。
まず、社員はライベートに使える時間が増えます。そして睡眠や休養も十分に取れ、次の日の仕事に疲れを持ちこさないで済みます。社員はいつも自分の力をきっちり発揮でき、業績に貢献できます。会社として見れば残業が無くなることで、事務所の光熱費が削減できます。残業代を支給していたなら、その残業代も削減できるのです。結果的に設備投資や純利益に回すことができ、業績が上がります。ただ、残業を無くす取り組みは会社と社員の両方が意識改革をして取り組まないと進みません。どちらか一方だけでは、上手くいきにくい面が難点です。

次は、残業を無くす方法をいくつか紹介します。自社にあったやり方で取り組まれるのが良いでしょう。

個人的にできる取り組み

優先度の高い仕事からこなす

自分が抱えている仕事の優先順位を把握していないと、頼まれた仕事を何でも引き受けてしまうので残業しないとこなせなくなります。優先順位がはっきりしていると、今日は他の仕事を頼まれても大丈夫なのか、そうではないのかが分かります。自分が抱えている仕事の優先順位を間違えなければ、残業しなくても大丈夫です。

定時までにやるべき仕事がはっきりしていない

まず、定時に帰ることが当たり前という気持ちを持つことです。これが無ければ仕事が終わるはずがありません。
気持ちの次に理由として考えられるのは、優先順位を整理出来ていないのが原因です。優先順位に加えて、今日の目標が無ければだらだら仕事をしてしまいます。苦手な方は時間割を作って仕事をこなすようにすれば残業しなくても良くなります。

仕事の見える化をする

自分がやるべきことをメモ書きして優先度の高い仕事からこなしていきます。仕事が終わったら、完了日時を記入します。今、自分がどれくらいの仕事を抱えているのか、どれくらいの仕事が残っているのかをすぐに分かるようにします。これによって、後回しにできる仕事とそうでない仕事をはっきりさせます。

ビジネスチャットなどを利用してみるのも良いです。タスクが入力できますし、完了したタスクも確認できます。そうすれば残業をしなくても大丈夫です。

机の上も電子データも整理整頓する

机の上が散らかっていると、書類を探すのも一苦労です。同じように電子データもフォルダ分けして整理整頓しましょう。どこにどのデータがあるか分からないのでは、散らかっている机と同じです。探すのに時間を使うのはもったいないです。
仕事をスムーズにこなすためにも、整理整頓は大切です。

書類の山

これで定時に帰りやすくなります。

会社内で改善できる取り組み

無駄な進捗会議はやめる

社員を一度に集めて進捗を聞くなどの無駄な会議は無くしましょう。進捗が聞きたいなら個人的に聞けば問題ありません。わざわざ社員全員を集める必要がありません。その分の時間を他の仕事に使えます。
以前のコラムでは、会議を短くするコツについて紹介していますので、合わせてご覧下さい。

時間規制の強化

個人の残業時間を貼りだしましょう。残業をするのが恥ずかしいことだと社員全員に認識させましょう。もしくは、残業をしたら1回いくらか罰金を取るというのも有りです。

少し強引ですが、定時になれば社内の電源を一斉にOFFにしてしまう。無理やりにでも定時に帰るように仕向ける対策です。驚かれるかもしれませんが、実際に実施している会社もあります。

管理職の意識改革

長く働いた人が評価される、長く仕事をしている人が偉いという考えを改める必要がありあます。仕事ができる人は定時に仕事を完了させています。仕事ができないから定時に終わらないのです。

このような考えを持つ上司がいる会社では「上司が帰らないから帰れない」という社員の嘆きを良く耳にします。気にしないで帰ればよいと言われても、なかなか簡単にはいかないのがサラリーマンです。先に上司が帰るようにすれば、下の者も気負うことなく帰ることができます。

仕事ができるから管理職になったのですから、一番に仕事を完了させて帰るべきです。そうすれば、社員は帰りやすくなり定時に帰ることができます。実際に仕事ができる上司のいる会社は、ほぼ全員が定時に帰っています。

仕事の効率が悪い人と良い人の把握

人それぞれ仕事をする目的も違います。生きるために仕事をしている人もいれば、スキルアップをしたいから仕事をしている人もいます。それぞれの意識の違いが仕事の効率にも影響します。また、仕事を効率良くできる人には、たくさん仕事を振ってもこなしてくれるでしょう。効率が悪い人はそうではありません。ホワイトボードなどに、社員の仕事を書き出させて調整すると良いです。残業を無くすためには、社員の仕事効率を把握して仕事の量を調整する必要があります。v

仕事内容の見直し

今、仕事としてこなしている雑務は本当に必要なのかを確認しましょう。また、残業ありきの仕事目標になっていないかどうかの確認も必要です。それから、残業しないとこなせない営業ノルマがあるのなら、ぜひとも見直してください。残業をしないとこなせないノルマや仕事は恥ずかしいことだと、会社も社員も認識することが残業を無くすことにつながります。

人を増やす

単純に人員を増やして、社員個人の仕事量を減らすと残業はなくなります。人を増やして残業が無くなったのはいいですが、人件費が増えてしまうのが難点です。ただ、人手不足の現代ですから、今の内に人材を確保しておくというのも大切かもしれません。将来、人材が欲しくなったときに募集をしても応募があるかどうかもわかりません。残業が無くなると基本的には業績が上がるはずです。そう考えると人材を確保しておく時代になったように感じます。

終礼の実施

毎日、朝礼をすることもいいですが、オススメは終礼です。定時に終礼をし、全員で帰る。絶対に残業できない雰囲気作りを会社全体で取り組むことが大切です。

あまりにも残業が多いと会社のイメージダウンにもつながり、良いことではありません。残業をすることは悪いことではありません。でも、時間内に仕事を完了させることの方が良いのは当然です。仕事をする時は集中して、休むときは休む。ONとOFFをきっちり意識すれば、残業をしなくても仕事は終わるはずです。終わらないのであれば、根本的な問題があるのです。そこを会社と社員が一丸となって解決する取り組みが重要です。そうすれば残業が無くなります。

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