依頼できる業務は？

1.電話受付・一次対応、2. 伝言の受付と報告、3. 簡単な問い合わせ対応、4.アポイントメント受付、などです。

秘書代行を利用するメリットは？

1.電話の取りこぼしを防止できる、2.コストの削減が可能、3.電話応対の手間から解放されることで、社員は本業に集中できるようになり、業務効率が向上します。

電話代行を利用した場合のデメリットは？

1.オペレーターが現場状況を把握しにくい、2.どんなに電話対応が上手でも、業種特有の専門用語や知識に対応できないケースがあります。

秘書代行とは？利用メリット・デメリットや電話代行との違いも！

更新日：2025.07.22秘書代行

秘書代行とは、企業や個人事業主が「電話対応」「スケジュール管理」「メール対応」「書類作成」などの秘書業務を、外部の専門業者に委託するサービスのことです。電話代行サービスの一部である「秘書代行・電話秘書」では、プロのオペレーターが貴社の事務員として電話対応を代行します。今回は、サービスの基本概念から導入効果、選び方のポイントまで詳しく解説します。

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1 秘書代行とは
2 秘書代行を利用するメリット
3 電話代行を利用した場合のデメリット
- 3.1 オペレーターが現場状況を把握しにくい
- 3.2 専門的な内容への対応が難しい
4 秘書代行の導入事例
- 4.1 A社：社員の本業集中と信頼性アップ
- 4.2 B社：採用コストと教育負担の軽減
5 秘書代行・電話代行・事務代行の違い
6 秘書代行の歴史

秘書代行とは

弊社が提供する「秘書代行・電話秘書」は、電話対応に特化した秘書業務を代行するサービスです。サービスの基本的な流れは、専門のオペレーターが依頼主に代わって電話を受け、相手の名前・連絡先・用件を聞き取り、決められた方法で報告するというものです。依頼主が不在の際の対応や、問い合わせ窓口としての対応など、契約内容に応じて柔軟なサービス提供が可能です。

依頼できる業務

秘書代行のオペレーターは電話対応に特化しており、あくまでも依頼主の代行として電話対応にあたります。契約内容によっては問い合わせ窓口としてすべての電話対応をおこなったり、依頼主が不在の場合のみ電話対応をおこなったりなど異なります。

電話受付・一次対応
伝言の受付と報告
簡単な問い合わせ対応
アポイントメント受付

料金プラン

秘書代行サービスは、希望する時間帯のみ電話対応を行うため、コスト面でも効率的。自社で秘書を常駐させるよりも、料金はリーズナブルです。

月額基本料金：数千円〜
従量課金：通話件数や時間に応じた追加料金
特別料金：夜間・土日祝日対応は割増料金

なお、多くの電話代行サービスでは夜間・土日祝の対応に特別料金を設けている点にも注意が必要です。

電話対応の質

オペレーターは研修によって正しい言葉遣いやビジネスマナーを習得しており、高品質な電話応対が期待できます。ただし、業者ごとにレベルの差があるため、導入時は信頼できる業者選びが重要です。

秘書代行を利用するメリット

秘書代行を導入することで、以下のような主な3つのメリットがあります。

電話の取りこぼしを防止できる

電話を確実に受けることで、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、企業イメージや顧客満足度の向上につながります。忙しいときでも電話を逃さず対応できることは、企業にとって大きなメリットです。

コストの削減が可能

秘書代行を利用すれば、求人・教育・人件費などを抑えられ、即戦力のオペレーターが対応することで費用対効果も高まります。社員採用・教育にかかるリソースを削減できるのは大きな利点です。

社員は本業に集中できる

電話応対の手間から解放されることで、社員は本業に集中できるようになり、業務効率が向上します。商談や作業の中断もなくなり、組織全体のパフォーマンスアップが期待できます。

電話代行を利用した場合のデメリット

便利なサービスですが、注意すべき2つのデメリットも存在します。

オペレーターが現場状況を把握しにくい

外部コールセンターで対応するため、社内の進捗や細かな状況を即座に把握できない場合があります。すぐに情報が必要なケースでは、もどかしさを感じることも。

専門的な内容への対応が難しい

どんなに電話対応が上手でも、業種特有の専門用語や知識に対応できないケースがあります。専門性の高い業界では、対応の限界を理解した上での導入が必要です。

秘書代行の導入事例

A社：社員の本業集中と信頼性アップ

電話対応と本業の兼務で電話を取りこぼしていたA社が秘書代行を導入。商品の問い合わせからクレーム対応まで丁寧に対応してもらい、社員は本業に集中できるようになり、顧客からの信頼度も向上しました。

B社：採用コストと教育負担の軽減

B社では電話対応の人材を採用したものの、教育途中で離職。対応品質に悩む中で秘書代行を導入し、業務効率と電話対応の評価が改善されました。もっと早く導入していれば…との声も。

秘書代行・電話代行・事務代行の違い

秘書代行・電話代行・事務代行はいずれも外部に業務を委託するサービスですが、それぞれ目的や対応範囲が異なります。電話代行は電話応対のみに特化、秘書代行は電話応対に加え簡単な事務作業まで対応、事務代行は経理や書類作成などの専門的な事務作業を請け負うのが特徴です。

項目	主な目的	業務範囲	向いている企業
電話代行	電話応対を外部委託	受付・伝言・一次取次	電話応対のみを任せたい企業
秘書代行	電話応対＋簡易事務の委託	電話応対・スケジュール管理・来客対応など	小規模企業で秘書業務をまとめて外部委託したい場合
事務代行	経理や書類管理など専門事務処理の委託	請求書処理・経理・データ入力など	中～大規模企業で、専門事務処理をまとめて外部委託したい場合